在當下互聯網時代，電子郵件成為連接信息主客體的重要工具，它不僅是一款辦公交流的正式工具，還作為成為經濟主體名片上不可或缺的通信地址，具有全球範圍内的溝通影響力。

在企業中電子郵件及内部主頁等的信息溝通模式使得可以以很低的成本完成個體與個體之間的溝通，如何讓信息傳遞更準确更有效更有價值，便是商務電子郵件禮儀的重要目的和内容。掌握商務電子郵件禮儀規則，具有很大的實踐意義。

（一）電子郵件這樣發，信息溝通更有效

1.郵件的格式：

①格式要保持簡單大方幹淨，所有字一個顔色，一樣大小，一種字體。

②分段負責邏輯，縮進負責層次關系，加粗負責突出重點，

③不需要其他複雜花哨的排版。避免不同顔色、大小、字體。不要有背景圖，背景音樂

2.郵件的發送：

①區分發送、抄送和密送：To 的人（收件人）是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回複響應。CC 的人（抄送人）則隻是需要知道這回事，沒有義務對郵件予以響應 BCC 是秘送，即收信人是不知道你發給了 BCC 的人了的。這個可能用在非常的場合。

②TO，CC 中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列。适當的規則有助于提升你的形象

③隻給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源。

④轉發郵件要突出信息

3.郵件的回複：

①對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在特定時間處理，但一般不要超過 24 小時。

②附帶附件。部分郵件回複時會新增接收人，為方便各方了解事件往來，在轉發時須附帶原郵件附件。

③及時回複。如果來不及正式回應或解決，在時間允許的情況下，可以先簡單回複一下“郵件已收到，我會盡快回複你的。

④逐條回複。确保提到的問題都有對應的回複，如果有未完成的可以說明以下，随後再補充。但不要就一封郵件往返三次以上，否則郵件就變成一件沒有效率的工具；

⑤自動回複。請在出差或休假不方便回複郵件時使用自動回複功能，告知對方你的情況，及應急聯系人。請不要無條件采用自動回複，此類郵件無有效信息。

⑥更改标題。回複郵件請更改郵件标題，以明确本次回複主題，同時可采用簡附帶前序郵件正文方式，告知對方溝通情況。

⑦當回件答複問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。

⑧回複不得少于 10 個字 ，顯示出你的尊重。

⑨不要就同一問題多次回複讨論，如果收發雙方就同一問題的交流回複超過 3 次，這隻能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話 溝通等其它方式進行交流後再做判斷。

⑩要區分 Reply 和 Reply to All（區分單獨回複和回複全體）：如果隻需要單獨一個人知道的事，單獨回複給他一個人就行了。如果你對發件人提出的要求做出結論響應，應該 replay to all，讓大家都知道

4.其他注意事項：

①轉發敏感或者機密信息要謹慎，不要把内部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人；

②如果有需要還應對轉發郵件的内容進行修改和整理，以突出信息；

③不要将 RE 了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不着頭腦；

④對外重要文件必須經高階主管認可簽字轉為 PDF 文件，或由高階主管親自發送；

⑤所有的電子郵件應自我多次檢查後才發出。

⑥慎用首字母縮寫和表情符号。一則因為收件者不一定能理解其所表示的含義, 再則它們也與這種正式文體不相符。

⑧不要向上司頻繁發送沒有确定結果的郵件