這篇文章完成的是這樣一個半自動化的文件整理、傳遞和歸檔的流程：

1.收集 處理：不管哪個文件夾出現了 PDF，都打上「未讀」的标簽，再改成特定的文件名格式，發送到指定的，與其它設備同步的，Inbox 文件夾；

2.閱讀 批注：在 iOS 上不制造混亂多餘 Copy 地批注 PDF；

3.閱讀批注後将 PDF 存到 DEVONThink To Go 這樣的文件管理工具裡。

最終結果是，工作用的 PDF（以及類似文件）必然會出現在指定的位置（類似于 Inbox 文件夾），随後你可以在最合适的設備上對其進行批注，最後把它保存到最合适管理文件的工具裡，使 Inbox 文件夾長期保持清爽。

用标簽整理 PDF 的一個簡單思路

在少數派的知乎私家課的第 10 講《為什麼應該用 PDF 取代紙質文檔》裡，作者@Sainho93提出了一個基本整理的思路：以項目為文件夾來存放 PDF 文件，用标簽标記 PDF 的屬性或狀态，來作為一種貫穿文件夾的形式組織文件。

這個标簽來整理的思路對我來說很受用。因為 macOS 上的标簽非常基礎，又特别強調顔色，導緻我使用的時候要考慮它的顔色屬性，又不能用過于複雜的層級。于是我之前的複雜标簽思路在 macOS 上并不适用，一直以來我都沒有拿捏好到底如何利用 Mac 上的标簽。但用 Sainho 的思路，我們不需要複雜的标簽，标簽隻用于表示 PDF（或各種文件） 的某種狀态即可。

比如，可以利用 macOS 的标簽來将「未讀」的 PDF 給标記出來：

标記為未讀的 PDF 文件

這樣一來，無論是 iOS 還是 macOS，都可以通過一個标簽打開所有未讀的 PDF。

這一點在 iOS 的「文件（Files）」這個應用裡更加明顯——在 Files 中的「最近使用（Recents）」這個分欄裡，最頂層的是「最近使用（Recents）」，第二層是「共享文稿（Shared）」，而第三層開始就是标簽了：

iOS「最近使用」界面

從這個界面也可以看出蘋果是很希望我們把标簽用起來的。

使用 iCloud Drive 整理文件

在這個地方我要提前建議大家使用 iCloud Drive 完成這個流程，因為 iCloud Drive 在蘋果環境下有得天獨厚的優勢。其中最大的優點是能夠将文件離線保存到本地後，後台上傳。什麼意思呢？

當我們在 iOS 設備上下載一個文件，想把它同步到雲端，我們的做法是什麼？是手動上傳。如果沒有網或網絡環境不理想呢？一般的雲服務你連目錄都讀不出來，但 iCloud Drive 是本地的，所以你完全可以在任何網絡狀态下把一個文件放到它應該存在的文件夾。這就是把文件離線保存到本地。

第二個優點——後台上傳。在我們把文件離線保存到本地之後，也隻有 iCloud Drive 可以在有網絡環境的時候默默地把剛才放進來的文件上傳，其它的都要手動處理不說，上傳完之前都保持前台運行我才能安心。

所以如果是純蘋果環境，尤其是辦公環境移動化的人，非常建議用 iCloud Drive 來同步文件，另外建議開啟 「桌面（Desktop）」 和 「文檔（Document）」 這兩個文件夾的同步。我們後面還會說一些其它的技巧。

最後，至于穩定性，我人在日本，iCloud Drive 在我的設備上表現得很穩定。而國内用戶，随着蘋果将國區 iCloud 服務器遷移至雲上貴州，穩定性應該也有所提升。

在 Mac 上将這個流程自動化

言歸正傳，接下來要用自動化的流程來給 PDF 做搬運和打标簽。

剛才說了我建議在 iCloud Drive 裡開啟「桌面」和「文檔」的同步，在這個流程裡，我就在 Document 裡建了一個名為 「PDFs」的文件夾，它相當于一個 PDF 的收件箱，你拖拽到桌面的 PDF 也好，下載到「下載」文件夾的 PDF 也好，都會被帶上标簽，發送到這個文件夾裡，這就解決了 PDF 文件亂的問題。

文件被自動從桌面移動到了 PDF 文件夾

這裡我使用的工具是 Hazel，規則是這樣的：

Hazel 規則

通過這個規則，我們會把文件标上「未讀」，然後會把文件加一個時間前綴，最後把它移動到「PDFs」這個文件夾。

在 iOS 上将這個流程自動化

在 iOS 上我們也經常需要接收和保存 PDF 等類型的文件，這時候我們同樣可以把這些文件放到指定的文件夾（比如「文稿」文件夾），如果有網絡的話，PDF 文件會 iCloud 直接上傳到家裡處于屏幕睡眠的的 iMac 上，這時 Hazel 就會暗自啟動，在 Mac 上完成自動化，結果會很快同步回 iOS 設備。

把文件保存到 Desktop：

把文件保存到 Desktop

文件改名後帶着标簽同步到了 PDFs 文件夾：

文件改名後帶着标簽同步到了 PDFs 文件夾

當然如果圖簡單，或者不追求有沒有「未讀」這個标簽，可以直接把 PDF 文件存在「PDFs」這個文件夾裡。

在 iOS 上批注 PDF

能在 iOS 上批注 PDF 是将 iOS 設備做進這個流程最大的初衷，iPad Pro Apple Pencil 在批注 PDF 的體驗實在出衆。

在 PDF 批注工具的選擇上，我推薦的是有 Document Picker 的 PDF 應用，因為隻有這種應用，可以在原位置對 PDF 進行批注，而不必把一份 PDF 文件從 Files 中導入到自己的庫裡，變成兩份文件。這種導入庫的做法我個人很不喜歡，很容易搞得哪裡都是重複文件，最後不知道哪個文件是最後使用的。

PDF Expert 是支持 Document Picker 的，打開底欄的「服務」标簽也，選擇頂部的「iCloud Drive」，就能直接進入文件中的「最近使用」：

在 PDF Expert 裡使用 Document Picker

随後選擇任何一個文件就可以直接開始批注，批注後這個批注結果會保存在 iCloud Drive 裡，可以直接在 iCloud Drive 裡看到批注後的結果，用其它任意 PDF 批注工具打開也能看到這個批注的結果。

将處理完的 PDF 放到 DEVONThink To Go

現在，我們已經把沒有處理的 PDF 收集在了一起，然後進行了批注等處理。那麼，處理完的 PDF 應該放到哪歸檔成了另一個問題。

我們可以把它放到某個 Mac 上的文件夾裡，但是我個人又認為同步是個很重要的需求。因為我偶爾會查我自己寫過的東西，比如《Fantastical 的自然語義》、《OmniFocus 的 URL Schemes》等等，包括我研究過的不同應用的 URL Schemes 文檔頁，我也都會保存，這些東西我肯定是希望能夠在 iOS 裡也可以觸手可及的。

那麼把這些文件放在「文稿」文件夾怎麼樣呢？這是個不錯的辦法，iCloud 的容量價格也不貴。不過和 Mac 上的文件夾對比，我還是選擇了 DEVONThink To Go 這樣的文件管理工具，除了一早就在用之外，還在于整理更靈活以及搜索功能。

我一直都覺得純文件夾系統限制很大，不如「文件夾 标簽」來得靈活，尤其是對于各種學習資料很多的人。除此之外，DEVONThink 的按關聯度排列搜索結果也是我選擇它的一個原因。

DEVONthink 搜索界面

總結

通過以上流程，我想我畫出了一個粗略的在蘋果環境下處理文件的框架：

• 為了讓未處理的文件自動歸于一處，使用自動化工具移動其位置，并為其打标簽；

• 為了将未處理的文件在 iOS 上更容易處理并觸手可及，使用 iCloud Drive 同步；

• 為了不制造多餘的 Copy 并把批注結果保存，使用支持 Document Picker 的 PDF 批注工具；

• 為了同步、整理和搜索，使用更專業的文件管理工具來歸檔文件。

在整篇文章裡提到的工具中，除了 iCloud Drive 得天獨厚的優勢之外，其它工具應該都是可以被替代的。而且我現在使用的方法和思路也未必就是最效率的，隻是到這個程度我目前就覺得很順手了，沒有再繼續精進。同時它也未必僅限于 PDF 文件，這個思路應該可以作用到任何一種文件形式，這裡隻不過是以 PDF 來做例子。

所以，你可以用你喜歡的工具，繼續優化流程，我也期待着你的分享。