文 / 董小琳

時間管理，效率提升應該算是近兩年比較火的職場熱門了。

相信你一定嘗試過番茄鐘，TO DO LIST，猴子法則……等等。

可效果如何呢？

我特意采訪了身邊的幾位朋友，聽聽他們使用時間管理工具的感受。

@Mr.張

“我用過番茄鐘和四象限法則。感覺剛開始還是挺有效果的，可是很難堅持下去。尤其是番茄鐘，20分鐘不被打擾，在實際的辦公環境裡，真的太難了。你又不能挂塊‘請勿打擾’的牌子在這，所以慢慢地也就不用了。原來忙成什麼樣，現在也差不多。”

@高小小

“提高工作效率，我用了把事情集中處理的方法，感覺還不錯。比如說，把需要回的郵件集中處理，或者把該打的電話先記下來，然後統一處理。這樣效率就上來了。”

“聽起來不錯呀，可以把這個方法介紹給大家嗎？”

“不是我小氣啊。你想想，如果所有人都在固定的時間裡打電話，不又回到‘你有時間，他沒時間’的狀态了嗎？所以，我這個方法不輕易告訴别人的喲~”

經過一番調查，我發現很多人之所以會感覺工作忙不完，時間不夠用，努力改善還沒有用的原因是：隻重視“戰術”上的改進，而忽略了“戰略”上的偏差。

這裡我推薦一本書，叫《零秒工作》。書中不僅深入分析了低效工作的“戰略”問題，而且還給出了很多行之有效的改善“戰術”。

從“拖拉機”到“閃電俠”的蛻變，就此開啟啦。

《零秒工作》的作者赤羽雄二，曾在麥肯錫咨詢公司任職14年。然後又從0創辦了麥肯錫韓國分公司。

最忙碌的時候，他同時負責10幾個項目，每年還要舉辦50多次公開演講。

對于我們普通人來說，能按時做完手裡的工作，不返工、少加班，就已經不錯了。

一手創辦公司這樣的大工程，作者究竟是怎麼保質保量做到的呢？

作者在書中寫到：提升工作速度的根本是要提升思考速度。

而妨礙我們思考的原因，大緻有3點：

• 管理層無法自己做決定和推進工作；
• 部門内外協調不暢；
• 龐雜冗繁的資料整理工作。

簡單總結成一句話：要求不清，協作不利，方法不對。

這裡面雖然有老闆、同事的因素，但所有問題的解決方法，歸根結底還是要從改變自己入手。

畢竟，我們很難左右别人的想法和行為。

下面就具體來說說：到底該怎麼提高效率？

書中指出，要實現快速思考、工作，就一定要滿足以下8個原則：

形成整體印象，不要過于細緻，掌握工作要領，形成良性循環，對改善方法做改善，凡事提前，先行一步，以及盡量避免返工。

好吧，你肯定在想：這能有用嗎？

• “避免返工”當然能節省時間。但是，老闆讓我改，我能不改嗎？
• “不要過于細緻”，我反複仔細檢查還出錯了，這不教我們馬虎工作嗎？
• ……

其實，還真不能單純從字面上理解。

我們不妨把這8個原則分成3類，總結成“六個字”是：抓大，管小，盡早。

對應這六個字，我給你提供5個實用效率工具。

隻要在工作中注意使用，你的工作效率，肯定會有可觀的改善。

工具一，建立整體框架。

接到一項任務時，千萬别急着開始做。先用黃金思維圈（2W1H）梳理出項目的整體框架，能大幅提升你的工作效率。

這裡兩個W指的是what和why，也就是要做什麼，為什麼要做。

1個H是how，是具體的行動方法。

把這3個方面想清楚了，你對工作框架的把握也就基本到位了。

舉個例子吧。

假如說，老闆找你要上半年的數據分析。

如果你立刻着手做，很快就會陷在海量數據中，找不到頭緒，越做越煩躁。

反而，如果你能找到這項任務的2W1H：

• 做什麼——梳理上半年數據；
• 為什麼——部門半年總結會用；
• 怎麼做——從4個關鍵指标入手，分析出工作的進步和不足。

在這個框架下再着手行動，思路會清晰很多。

工具二，識别關鍵任務。

還說梳理數據這件事。

什麼是關鍵任務呢？數據全不全，準不準？還是按時提交，别耽誤開會？

與已經确定的會議時間相比，數據的完備性反而不是重點了。

當然，能按時完成報表自然最好，可萬一時間來不及的話，你最好以“關鍵任務”為重點，等有時間了，再慢慢完善細節。

工具三，建立标準流程。

愛因斯坦曾說：所謂愚昧就是将同一件事做了一遍又一遍，卻希望每次的結果都不一樣。

要提升效率，最好的方法就是優化做事的流程和方法，形成良性叠代的循環。

凡是會發生兩次的事情，都要總結出标準流程。

比如說，出差。

很多人是在接到通知後，才開始想要帶什麼，不帶什麼。

從工作到生活，把所有用品挨個審視一遍，還有可能拉下什麼。

那如果我們整理出一個清單，每次都按清單準備，即解決了物品齊不齊的問題，還提升了效率。

甚至，還有人專門弄了一個出差包，接到通知，提起包包就出發，連準備的時間都省了。

工具四，适度脫機工作。

我們誰都不喜歡等别人回信。

但是随時在線，會讓你的時間和精力被無限分割，碎成一地渣。

因此，為了保證做事效率，我們還是要适度地脫機工作。

關掉聯系人的通知，将手機放在遠處，把所有精力放在當下的任務上。

然後當工作告一段落了，或者在午飯、下班前半小時，集中回複郵件、信息。

工具五，周知概要單。

根據你之前梳理出的2W1H3要素，以及關鍵任務節點，确定在執行任務的過程中，需要哪些部門配合，以及大緻的時間安排。這就整理出了标題中說到的“概要單”。

然後，用郵件的形式把概要單發給相關部門，重點“請對方提前做好配合準備”，同時抄送領導。

這樣做能帶來3個好處：

首先，給配合部門留出充分的準備時間；

第二，側面向領導确認了你的工作目标，以及時間安排等信息。如果對方覺得不妥，會主動找你溝通修正。也就避免了返工的風險。

另外，在結束階段，這些文件還能幫助你又快又全地做出總結報告。

在人類的起源地非洲大草原上，獵豹跑不快沒飯吃，羚羊跑不快會被吃掉。

“快”是一切生物得以繁衍生息的根本。

然而，脫離野外環境的人類，總被現實中的忙忙碌碌，弄得焦頭爛額。

原以為是時間的使用技巧有問題，結果“頭痛醫頭腳痛醫腳”，收效甚微。

如果你也正處于這種狀态的話，希望今天文章裡的“抓大、管小、盡早”6字原則，5個方法，能讓你換一種思考方式，華麗變身“職場閃電俠”！

一起加油吧~

（原創不易，請勿抄襲。如有轉載需求，請私信聯系作者。）

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