身處社會之中,我們對于人與人之間的關系有着深刻的理解。特别是那些打算結婚的戀人們,除了上下級的關系以外,還要考慮跟雙方父母的關系、雙方七大姑八大姨的關系、雙方的同學與朋友的關系。
怎麼處理人與人之間的關系本來就是一門很深奧的哲學,組織也是一樣,怎麼處理組織與組織之間的關系也是一門深奧的學問。ISO9000之中,關于組織與組織或個人之間的關系管理也列為一個基礎原則。
不同于以前版本的ISO9000質量管理體系,2015版之中的“關系管理”原則指的是:與相關方的關系影響着組織的績效,未達到持續的成功,組織應管理與其有關各相關方的關系。
在這裡,相關方的概念與以前有了很大的不同。以前的相關方專指的是供應方,現在的相關方指的是所有的能夠影響組織的決策或活動,也被決策或活動所影響,或他自己感覺到被組織的決策或活動所影響的個人或組織。
既然組織的相關方内涵發生了更加複雜的變化,組織更應該謹慎的處理與相關方之間的關系,更加認真的實施質量管理體系,對相關方關系進行有效地識别和管理。并且相關方的概念擴充以後,相關方對組織達到穩定地提供滿足顧客要求和适用法律法規要求的産品或服務的能力,就具有了十分重要的影響。
舉個例子,由于現在的相關方包含了給組織提供貸款的銀行。假使銀行在當前政策之下,為組織的發展提供了充足的資金,組織就能大規模的擴大産能,能夠為組織提供更多的滿足顧客需求和期望的産品。同樣的,組織的供方以及其他與組織利益關系保持一緻的相關方就能夠獲得更多的收益;組織的競争對手和反對團體就不可避免地在競争中承受更大的壓力。
組織應該從戰略的高度、大環境影響角度和風險控制方面綜合考慮更廣泛的相關方關系,重視與相關方的利益共享或競争。這樣,組織才能更容易達到持續地成功。組織應該從以下方面來實施ISO9000中“關系管理”的原則:
1、 組織要權衡與其利益緊密聯系的相關方的短期利益和長期利益,建立正确的相關方關系。
組織與相關方之間存在着相互利益、依存或合同關系,雙方之間應該營造一種“共赢”的局面。為了相關方的利益,組織應考慮與其建立合作夥伴或聯盟關系,這時必須要妥善處理眼前的利益及長遠的利益,更多地着眼于長期合作帶來的效益。
确立好相關方關系其實是對環境的一種适應關系的判斷,也是一種風險和機遇的評價及選擇過程,同時是組織戰略考量中不可缺少的一部分。
随着生産社會化的不斷發展,組織的生産或服務活動分工越來越細,專業化程度越來越高。通常情況下,某一産品或服務不可能由一個組織來單獨完成所有的過程,往往需要多個組織協作來完成。這些組織都有各自的供方或合作夥伴,如果某一個組織在整個生産鍊之中承受了過多的壓力,整個組織鍊也就不可避免的承受更多的壓力。這一點,可以從“木桶原理”的理論來理解。
在現實生産之中,國際巨頭在相關方關系管理上做的比較好,它們往往采用交叉控股的方式來共同承擔風險,把整個組織鍊連成一氣,抱成一團與競争對手作戰。國内的很多企業往往采用壓榨供方的方式來獲取更多的利益,這樣下去,很多供方深受苦難,不得不依靠低質量來滿足其要求。最終的結果是,整個組織鍊越來越弱,在競争中丢城失地,一敗塗地。
2、組織要識别和建設好關鍵相關方的關系。
組織要根據發展階段、所處環境條件、産品特性的重要度分級、銷售和服務渠道等,識别對組織發展有重大促進和推動作用、構成産品一部分的材料、零部件、重要外協加工和服務,對整個産品或服務實現過程及顧客滿意的影響程度,以據此識别并維系起着關鍵作用的相關方。組織要對關鍵的相關方提出評價、選擇和控制、維護和保持的要求,使相關方的過程處于受控狀态。
3、 組織要與關鍵相關方共享專有技術和資源。
組織用充分意識到其與重要相關方利益的一緻性。由于競争的加劇和顧客要求越來越高,組織之間的競争不僅僅取決于組織的能力,更取決于組織鍊之間的整體實力。組織應該考慮讓重要相關方分享自己的技術和資源,以提高整個組織鍊的能力,提升整個組織鍊的過程能力,取得最後的競争勝利。
4、 組織要同相關方建立清晰與開放的溝通渠道。
組織與相關方的溝通是必不可少的,這裡的相關方是廣義的相關方。通過與相關方的溝通,組織可以獲得有效地信息,從而減少雙方的損失,在最大程度上受益。組織與關鍵供方的溝通要定期進行,主要的溝通範圍包括:共同制定采購規範,在産品和服務技術細節上進行溝通;對采購訂單進行理解上的溝通并達成共識;對供方的業績進行溝通以及在供方現場進行産品驗證的溝通和反饋等。
5、 組織要與重要相關方開展聯合改進活動。
組織和相關方聯合改進活動符合雙方的共同利益,這是因為雙方的聯合能夠有效地使用雙方的資源,實現資源的互補,聯合的效果是1 1>2的。
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