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頭腦風暴會議記錄怎麼做
頭腦風暴會議記錄怎麼做
更新时间:2024-12-22 14:10:53

頭腦風暴會議記錄怎麼做(怎麼開頭腦風暴會議)1

很多管理者都認識到頭腦風暴非常好,但總是不能開出讓自己滿意的頭腦風暴,今天給大家分享頭腦風暴的實用方法:

這個方法知道的人很多,但真正用得好的人并不多。因此,很多團隊在集思廣益時,隻是向前邁了一小步就戛然而止了。其中的問題是,沒有做好頭腦風暴的“不許評價”和“二胡一移”基本原則。

頭腦風暴會議記錄怎麼做(怎麼開頭腦風暴會議)2

所謂“不許評價”,就是當别人提出想法時,不管想法如何,都不打斷,也不評價,先将想法記錄下來,待到評價階段時,再進行評價,最後擇優采納。

“二胡”原則,則是指“胡思亂想”“胡言亂語”。

頭腦風暴會議記錄怎麼做(怎麼開頭腦風暴會議)3

既然是想獲得創意,就要天馬行空,不受限制,越是超出常人思維的,越可能有更大的價值。所以,在頭腦風暴時,創意重數量而不重質量,越多越好。

我曾受某知名房地産公司之邀,參加他們組織的頭腦風暴,目的是提升看房的服務品質。其中有一個人說道:“不滿意的客戶别來。”當時,該公司的總經理有點兒坐不住了,朝他瞪眼睛。我見狀趕忙說:“先趕緊把這個主意記下來。”

大家發現這樣的主意也可以被記錄下來時,接着很多人都提出了很多令人驚喜的想法。大家的參與感和責任感都被激發出來了,有話就說,至于意見最後是否被采納,反而顯得不那麼重要了。

後來,我問:“讓‘不滿意的客戶别來’是什麼意思?”他回答道:“我發現很多沒有購房意向的人也來看房。像我們這種高端樓盤,主要客戶人群應該是高端客戶。”聽他說完原因,總經理頻頻點頭,同意了這個提議,并增設看房預約門檻和老客戶專用通道。

“一移”原則,是指“移花接木”

即在别人想法的基礎上,再延伸,再創新。

頭腦風暴會議記錄怎麼做(怎麼開頭腦風暴會議)4

比如,美國西部曾發生重大暴風雪,所有的電線杆及通信線路上積雪嚴重。相關部門需要及時處理積雪。可應該采取什麼辦法呢?工作人員進行了頭腦風暴,提出數十種辦法,比如,用竹竿敲、吹風機吹、撒鹽、火烤、電線自動加熱等。當有人想到“火烤”的辦法時,有人就在此基礎上聯想到“電線自動加熱”的辦法。

對于處理積雪的問題,領導對所有員工的建議都不滿意。後來,就在報紙上征求市民的建議。結果,有一位空軍打來電話,說利用他們的飛機,沿電線杆飛行一圈,就能解決積雪問題。他還表示,這不是他突然想到的辦法,而是因為看到用吹風機的辦法,從而聯想得出的。

除了以上原則外,還需要找專人做記錄,由專人主持。頭腦風暴的确不失為一種激發創意的好方法,但它有一個缺點,就是容易受權威主義的影響。比如,讨論小組中有某位領導在的話,領導一說意見,相關人員就容易附和,有的人甚至就不敢表态了。

如何在會議中碰出火花?

頭腦風暴會議記錄怎麼做(怎麼開頭腦風暴會議)5

群策群力并産生好的創意,往往需要一個高效的會議,但是很多人對會議怨聲載道,因為很多會議拖沓冗長,沒有實質進展;有的領導人常常搞“一言堂”,一個人占用大部分的會議時間;有的領導人在會上表現得很強勢,讓人不敢表達。

創造輕松的會議氛圍,不要制造凝重的空氣,這對會議讨論有着至關重要的作用。領導者要善于調節氣氛,而不是壓制。那麼,怎麼開會才能讓團隊碰撞出火花呢?

·擺成“我們是一個團隊”的座席

頭腦風暴會議記錄怎麼做(怎麼開頭腦風暴會議)6

座位的形式是營造會議氛圍的關鍵所在。

因此,會議室的大小要适中,如果客觀上不允許,則想辦法改變。例如,一個能容納30~50人的大會議室裡,隻有5個參會人員,怎麼做才能營造出5個人齊心協力共同攻克一個項目的團隊氛圍呢?

第一,可以讓大家聚集在會議室的一角,讓彼此更好地融為一體。可以提議:“大家離得太遠了,稍微靠近一點吧。”還可以讓大家坐在同一側,營造由他們“共同解決問題”的感覺。為了更好地讨論問題,最好采取圓桌的會議形式。如果是培訓,一般采用分組的形式,有利于團隊交流。

第二,合理安排領導的位置。如果領導者總坐在中間,背對着白闆,而團隊成員分别坐在兩邊,便容易形成“領導對成員”的對立局面。這種座位排序适合訓話,不适合營造激動人心的會議氛圍。

·讓會議發言規則、有序

第一,發言要限時限次。美國國會的羅伯特議事規則明确規定,要求參會人在開會前做好充分的準備,保證發言的立場明确且完整,這樣就能避免有些人“文不對題”,重點不清;同時,避免有些人想到什麼說什麼,浪費大家的時間。

第二,要面對主持人進行發言,避免産生明顯的對人的情緒。在法庭上,當事雙方的律師不可以直接對話,否則,必争吵無疑,法庭就變成了吵架的場所。因此法庭規定,律師隻能和法官對話,向陪審團呈示證據;陪審團按照規則不能說話。企業的會議也可借鑒這種方式。

第三,發言順序從基層開始。也就是從最接近現場的人或者直接面對客戶的人開始。一般上級放到最後發言,為什麼?上級先發言,下級的思維就會受限了。因此上級先坐在後面靜靜地聽着或者幹脆先不參與會議,待到需要拍闆時,再傾聽大家讨論的結果。

·安排專業、資深的主持人

會議要有明确的主持人或主導人。會議主持人最好由資深的人士擔任,兩個實力相當的團隊之間的會議往往得不出有效的結果,因為雙方最終會以妥協收場,而做不到斬釘截鐵。

在讨論環節,主持人的态度要保持中立,不能影響參與者的思維和判斷。但是主持人有權力提醒或終止那些跑題、浪費時間的參會行為。

同時,主持人要善于調動與創造會議的氛圍。例如,在桌子下面藏好裝有祝賀語的氫氣球,當團隊達成目标時,突然讓氣球升空,制造驚喜。

·準時開會,也準時結束會議

萬達集團在開會時,力争準時開會,也力争準時結束會議。為避免團隊開會超時,在開會前會設置鬧鈴,鈴聲一響就結束會議。如果議題沒有讨論好,可以小範圍開會或再擇期讨論,絕不能拖延。

以我上課為例,通常會提前5分鐘結束,時間一到就結束。因為到下課時間,人的心都跑了,畢竟每個人都很忙,都有各自的安排。

會議一般安排在上午9點至11點,下午2點至4點,盡量避免安排在午餐時間和下班時間。

頭腦風暴會議記錄怎麼做(怎麼開頭腦風暴會議)7

最後,也是最關鍵的一點是:凡是會議,必有議題;凡是議題,必有決議;凡是決議,必有執行。如果議而不決,決而不行,那就沒人會重視會議了。這是會議的大忌,也很考驗團隊的執行力。

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