别讓你的工作機會止步于一封郵件！

用郵件向外教請假該用什麼格式？

怎樣使你的求職郵件從百人中脫穎而出？

郵件通知除了“收到”，我們還能回複什麼？

無論是在國内上學、出國留學還是工作，電子郵件都是必不可少的溝通工具。為了避免不恰當的郵件給閱讀者留下不好的印象，學習寫好一份郵件是非常有必要的。

那麼，怎樣才能寫出一份得體的電子郵件呢？

4月28号中午，正無窮·泡騰圓桌分享會請到了來自北師大珠海分校DFI國際傳媒設計課程教授應用文寫作的楊勤老師，抽絲剝繭一層層為我們分析如何寫電子郵件。

分享會現場

一封簡單的電子郵件裡包含着不少的學問。分享會上，楊勤老師從地址、主題、稱呼、正文等十個方面為我們講解了如何寫出一封得體大方的電子郵件。

首先，楊勤老師簡述了收件人、抄送、密送所代表的含義。

衆所周知，收件人是收件人地址的意思，而抄送和密送這兩個功能，因為在學校生活中用到的機會少，所以很少有學生清楚它們的意思。

抄送的意思是抄送收件人地址，英文全稱是Carbon Copy，縮寫Cc。收到抄送郵件可以不回複，隻需要閱讀。填寫了抄送收件人的地址的話，郵件的所有收件人都能夠看到抄送收件人已經收到該郵件的副本。

在工作中，抄送收件人通常是老闆，偶爾會抄送給同事。抄送郵件給老闆是為了讓老闆了解公司運作過程，跟進工作進度。除此之外，抄送還發揮着存檔的作用。郵件存檔很重要，它能夠确認待辦事項，防止溝通漏洞出現。

密送是指密件抄送，又稱“盲抄送”，英文名稱：Blind Carbon Copy ，縮寫Bcc，收件人和抄送人看不到密送人，而密送人卻可以看到所有人。密送有保護隐私的功能，它可以保護各個密送收件人的地址不被其他人知曉，同時可以使收件人節省下收取大量抄送的E-mail地址的時間。

楊老師說，主題很重要，它應當符合内容本身，但不宜太長，如果主題不當會被郵箱系統判斷為垃圾郵件。

老師布置的作業有時候需要學生發送郵件上交，而他們的郵件如果沒有主題或是主題不清，就很可能被丢到郵箱垃圾桶，老師就無法收到郵件了。

主題的作用等同于标題。主題應當簡明概括信的内容以及發送此郵件的目的，可以是一個詞或短語，但切忌含糊不清，要善用動詞，長短适中。老師列舉了一個取消會議的例子，如果能寫成“明日會議取消”，就不要寫成“明日的會議取消”這種更複雜的句子。

有時候，我們難免會在郵件内互相回複，談及多個話題。但老師建議一封郵件最後隻針對一個話題得出結論，最好不要在一封信内談及多件事情。

如果郵件很重要，可以在标題裡使用“緊急(URGENT)”，“重要”的字樣，還可以改變顔色，像這樣：緊急：請于今天内提交報告！

但是不要濫用顔色，濫用顔色容易造成收件人視覺疲勞。

回複對方郵件時，收件人應當根據回複内容需要更改标題，或者更改關鍵字反映新的内容，不要讓人看到一大串“Re:”，應以保留兩個為宜。

錯誤示例：濫用顔色及“Re”太多

郵件正文内需要有稱呼，不能把收件人的名字寫錯，稱呼要和收件人清單一緻，不含抄送人。

同輩好友或者同事可以直呼其名，不熟悉的人最好連名帶姓地稱呼，可以在名字前加上dear。

長輩或上級要注意頭銜的使用。

很多人都會起英文名，英文名可代替全名在郵件内使用，如：Dear Tom，Dear Mr.White，Dr.prof. 等等。如果對方有職務，則按職務寫尊稱。

一定要記住，上級稱呼需要加上職位。國外會更注重學位頭銜，因為在國外取得學位頭銜不容易，一個簡單的"Doctor"、"Professor"就代表了他的學識、地位以及你對他的尊敬。人數和稱謂要一緻，不能一個老師的名字前有"尊敬的xxx"，而其他老師的名字前沒有。在有多個收件人的情況下，可以在郵件内使用"各位尊敬的xxx"、"各位同事"、"大家"、"Dear all"等詞語。

郵件的開頭格式跟普通信件的開頭一樣，要有開頭問候語。如果是主動寫信要标明寫信的意圖，做自我介紹。

回複郵件可以首先表示感謝。感謝内容可以是興趣、回複、幫助、反饋等等，如：感謝您對我的…的興趣。

老師提醒我們，正文部分一定要簡潔明了，如果絮絮叨叨讓人抓不住重點，就很難給閱讀者留下一個好印象。

如果具體内容确實很多，正文應當隻作摘要介紹，然後單獨發送附件進行詳細描述。如果一定要在正文内交代多項事情，最好把話題分為幾個小主題，每個主題一段（通常是兩三句話）并标明序号。交代的内容要寫清人物、時間、地點、因果、方法等，這樣才能高效溝通。如果在郵件内實在說不清楚，最好打電話進行交流。

“：）”等表情符号的使用要視場合而定。親密朋友間使用不會不妥，而在嚴肅的郵件裡一定不要随意使用表情符号。

郵件結束之前，要記得再次感謝收信人。如，謝謝您的合作；如果您有任何疑問請随時與我聯絡；期待您的回信等。

簽名範例

郵件的簽名檔并不是所有人都需要的，把電話、傳真等信息羅列出來隻是為了讓溝通更有效率。簽名檔通常會列出發件人的一兩個聯系方式，告訴收件人如何最快地聯系上發件人。

楊老師舉例說，她在郵箱查收作業時總是會收到很多無名氏的作業，打開附件，裡面就隻有熟悉的“新建文檔”四個字，沒有标明班級、科目、姓名等信息。她需要不斷下載文檔，打開查看裡面的内容，浪費了很多時間。

所以，如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件。附件文件的名稱應能夠概括附件的内容，方便收件人下載後管理。如果是發送作業給老師，需要姓名在前，作業名稱在後。正文中應對附件内容做簡要說明。如果附件是特殊格式的文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。

1、及時回複Email，重要電子郵件應在2小時内回複對方。

2、如果無法及時确切地回複，應先回複“郵件已收到，我們正在處理，一旦有結果就會及時回複”等信息告知對方。

3、如果正在出差或休假無法及時回複郵件，應該設定自動回複功能，提示發件人，以免影響工作。

4、不要就同一問題多次回複讨論，針對此種問題，電話溝通則更為有效。

5、要注意區分Reply（單獨回複）和Reply All(回複全體)，轉發敏感或者機密信息時要小心謹慎。

6、要有針對性地回複。回複問題時最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。

為了能夠直觀看出學習效果，老師讓同學們嘗試自己寫一封電子郵件發到泡騰圓桌的微信群上，并對郵件進行了點評。

同學們的練習作業

這次的分享會與大家的學習生活息息相關，分享會過後，同學們紛紛表示，之前覺得發郵件是一件無足輕重的事情，但現在看來，郵件的每一個細節都需要我們去特别注意。一封得體的郵件确實會給收件人留下極好的印象，畢竟，連發郵件都這麼細心，工作上還有什麼地方會不考慮周全呢？