會議記錄一般由标題、會議組織情況、會議内容、會議結尾四部分組成。

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标題

會議記錄的标題，也是會議記錄的名稱。會議記錄标題通常由機關、部門單位或機構名稱 會議事由 名稱組成，如“江蘇省××廳××次辦公會議記錄”。

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會議組織情況

在這部分需要寫清楚下列内容：

1.開會時間。要寫清年、月、日，重要的會議還應反映出具體的起止時間，如上午8時30分到上午11時30分。

2.會議地點。要寫清楚會議召開的具體地點，如××會議室；必要時還應注明所在地。

3.出席人。出席人少，需要寫清楚出席者的姓名、職務；出席人多，可以隻寫出席人的上下限，如縣、處級以上；重要的會議，為了便于日後考查，可另設簽到簿，并随同會議記錄一并保存。

4.缺席人。缺席人少時，要具名，并簡要注明原因。

5.列席人。要寫明列席人的姓名、職務。

6.主持人。要寫明主持人的姓名、職務。

7.記錄人。将記錄人的姓名、職務寫上，而且有幾人就要寫幾人。以上内容要求會議記錄人員視具體會議有所增減，并在會議正式召開之前就要寫好。

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會議内容

這是會議記錄的主體部分。它主要有這麼幾項内容：會議議題、領導人的報告、讨論情況、形成的決議和主持人的總結。例文的議題就是在會議開始時由主持人提出的，記在主持人的名字之後，沒有單獨标列“會議議題”。因為例文是一個辦公會議的記錄，所以沒有“領導人的報告”内容，而直接反映會議的讨論情況，即“陳××:……”之後，就是圍繞議題發言的過程記錄。這一部分要按發言人的先後記在每一發言者的名字之後。發言者姓名要頂格寫，内容記錄部分一律不要頂格寫，以使姓名突出，便于查閱。例文是将形成的決議和主持人的總結兩部分放在一起表述的，這也是一種常見的，又符合會議實際的記錄形式。

會議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細記錄，一種是摘要記錄。

1.詳細記錄主要用于重要會議。重要會議讨論、研究的問題比較複雜，要求盡可能地記下發言者的原話，即怎麼講，就怎麼記，特别重要的發言，不僅要完整無遺地記錄發言内容，而且最好要記下發言者的語氣姿态。做好重要會議的記錄，應注意三點：一是記載會議中的争議問題、分歧意見時，應将争議、分歧的焦點及有關人員發言争論的觀點，詳細記下；二是記載會議中的關鍵問題、要害問題時，應将有關人員的發言詳細記下；三是記載會議決議時，應詳細記載表決情況，對異議、棄權等情況要予以實錄，以備考查。對會議中所記錄的決議性内容，在會議記錄結束前，記錄人應念給與會人員聽，以便對決議事項推敲得更準确。有些詳細記錄，必要時會後應重新整理，但原記錄不得毀掉，仍要存檔；有些會議記錄需送會議主持人審閱後才可公布和印發。

2.摘要記錄主要用于一般會議。在沒有分歧和争議的情況下，隻需摘記關鍵和重點，如在會上報告了什麼事情，讨論了什麼問題，作出了什麼決議等。上面兩種記錄方法，要根據會議的性質和内容來選定。總之，會議記錄力求完整、真實、準确，忠于原意，字迹清楚，并防止增減改動會議内容，還要防止用記錄人的語言代替或修改發言人的語言。

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結尾

會議結尾，要提行空兩格寫“散會”字樣。

在會議記錄的右下方，由會議主持人和記錄人簽名，以示負責。

例文

院行政擴大會議記錄

時間：1982年6月22日（星期二）下午。

地點：院部樓下會議室。

出席：李××、郭××、唐××、王××、湯××、陳××、魏××、左××、楊××、曾××。

缺席：×××、××。

列席：×××。

主持：李××。

記錄：××。

内容：讨論通過家具折價處理辦法。

李××:同志們，我們今天的行政會議是讨論通過家具折價處理辦法。現在先請陳××同志談一下情況吧。

陳××:上次我們搞出一個家具折價辦法，發動大家提意見，結果收集到不少意見。同時我們還了解到兄弟院校家具折價的一些具體情況。因此對上次的讨論稿進行了修改，提出了這個意見，現提供大家讨論通過。

我先對一些具體問題作一些說明：

一、家具折價處理的原則（略。見本會議記錄附件）；

二、家具折價的具體處理辦法（略。見本會議記錄附件）；

李××:關于這個折價辦法，上次征求了大家的意見，後來總務處又了解了本地區一些高校和省外一些高校的情況，作了修改，現在供大家讨論通過。我看大體上合理就可以了，很難做到每一件都合理，因為家具的借用情況比較複雜，同一年限，新舊不一，有的使用時間很長，過去交的家具費已夠本了。所以基本上合理了就可以了。

王××:家具折價辦法按工齡分三類來折價，不好解釋。我看是否可以這樣：有些家具用的時間很長，所交家具費已超過原價。如果屬于這一類，那幹脆不收費了。

如果一定要按時間來劃分的話，可以考慮按解放至今的時間來劃為三段，或者從我院成立至今的時間來劃為三段，這樣好解釋，因為反正差不了多少錢。

另外，計工齡是個複雜的事，怎麼計？還得仔細了解這個人的工作時間，要做不少事。

湯××:家具登記倒不必由單位的人到各家各戶去登記。因為過去家具倉庫有借用登記，每個月還扣家具費呢。當然，也可能這中間有增有減。但總的來說，大多數差别不大，增減無幾。這樣就可以在單位裡由本人登記，然後由總務處的家具倉庫來核對。

曾××:我看家具折價辦法可按我院的曆史來劃分年限。一類是59年以前，二類是60-70年的，三類是71年以後的。

關于家具登記，每個單位至少要三人登記，小的單位可在半個月内完成，大的單位可能有困難。我看是否可以這樣：發個表給各單位，由職工自己填，然後交總務處核對。如有出入才到職工家中去查對。

郝××:我有三個意見：①今後借家具，借舊的，要一年内交還；借新的，一年能還則還，不還則扣回成本。②組成許多三人互檢小組，互相到對方家中檢查核實。還要簽名交回總務處核對。③劃段照顧工齡折價，我同意老曾的說法。

唐××:我同意老郝部分意見，但不同意他說的組成很多三人小組，進行互檢。我看還是各單位派三人檢查登記小組，家具由各人自己登記，三人小組下去檢查核實個别戶，核實後交總務處核實。我看這樣出入不會大了。

陳××:照顧工齡劃段問題，我同意老曾的意見：59年以前為一段，60-70年為一段，71年以來的為一段。不要提照顧30年工齡以上的人不收費了。上面談這個文件（即“折價辦法”）精神，做起來也有很多矛盾，不考慮了。家具登記，還是可以由個人登記，由各個單位組成三人小組去核對，然後交總務處。新來院工作人員要借家具，根據大家的意見，可以采用變通的辦法，借一部分，定期清還，最好一年為期。

曾××:最好是三年。如果人家借了一年後，買不起，又不想還，怎麼辦？

王××:現在有的單位很有辦法，買一件家具回來，借給你用，一年之内扣回成本，到時你要買也可以，不買則還回家具，收手續費。

魏××:還是一年為限好。一開頭就說清楚是借是買。是借，一年内歸還，扣管理費；是買，扣回成本。

左××:家具可以折價，也可以不折價，繼續由一些人借用，不過，租金要貴。這樣，他就得考慮到底自己借不借，借多久了。不要一律作折價處理。另外，折價處理的時間要考慮。

（衆議：這樣處理，恐怕尾巴就長了。)

李××:我看這個會不開太長了。總務處可以根據今天提的意見，包括老左提的意見——有些折價，有些可不折價，繼續借用，租金貴一點。回去研究一下，看怎樣做比較合适。拿出一些具體意見，由院長批準執行。

工齡照顧劃段，大家的意見是：59年以前為一段；60-70年為一段；71年以後為一段。我看這樣比較好解釋，也會合理些。

清還不用家具的時間：7月5日。

（楊××同志插話問：已調出外單位，但仍用公家家具的，能不能折價？陳××同志說：研究過此事，同意折價。)

家具登記由職工本人填表，要如實登記，交本單位專人負責集中，然後交倉庫來核。

不用的家具，由職工本人自己送回家具倉庫。

關于家具折價處理，拟于星期四下午全院開會時，由總務處作個說明，動員搞好這項工作。

至于今後新來院工作人員是否可借用家具，或用什麼變通辦法，由總務處研究後提出一個具體意見。

就這樣了，散會。

主持人（簽名）

記錄人（簽名）

從上述例文可看出：提出議題，就是在會議開始時，由主持人提出要在會議上讨論的問題，記在主持人的名字之後；讨論過程，就是圍繞議題發言的過程，按發言先後，記在每一發言者的名字之後；作出結論，就是歸納會議的讨論結果。會議結果要由主持人歸納，也記在主持人的名字之後。這三項内容的記錄，一是要真實，二是要突出重點，三是要條理清晰，四是要用字規範。

機關日常工作是相對于中心工作和專業性工作而言的經常性事務工作，兼有秘書工作性質。機關日常工作的質量直接影響到機關、部門單位的決策水平、執行力和工作效率，影響到機關、部門單位在人民群衆心目中的地位和聲譽。學習和研究機關、部門單位日常工作，對于其工作人員具有重要意義。本篇主要介紹機關、部門單位一些共性的工作。