文 / 張鐵力

導 讀

為了避免讓會議流于形式，白紙黑字的會議記錄十分必要。為了提高會議的成果和效率，科學地設置會議記錄各條目選項十分重要，内附會議記錄模闆，方便實用。

人在職場，就免不了開會，而每次開會也免不了一項産出——會議記錄（或稱“會議紀要”）。然而，絕大多數企業的會議記錄并不科學、嚴謹，它們大多隻是應付式的文字記錄而已。

會議結束後，大中型企業的會議記錄通常會有專人負責記錄并電郵給與會人員，但更多中小企業的會議記錄卻都停留在了與會人員自己的筆記本上。

會議記錄的重要性

常聽到有人抱怨會前準備不足、會中紀律淡薄、會後執行不力，也有人抱怨議事不講規則、會議層次不清，還有人抱怨會議太多、太雜、太突然……

其實，他們所抱怨的問題一紙會議記錄就能解決，因為會議記錄有如下三種作用：

依據作用

會議記錄能夠忠實可靠地記錄會議的全貌，包括本次會議的發起背景和原因、會議要傳達的高層領導的精神、會議中争論的焦點（或者說未能形成統一的觀點和理解不同的觀點）、對重大問題所做出的安排、對上會所遺留問題的解決和對會議形成的決定和決議以及執行人員安排等。

需要強調的是，會議議程所對應的時間要求記錄人坐在主持人身邊适時提醒以把握會議的節奏和會議持續時間。否則，原本計劃一個小時的會議最終可能要耗費一整個下午的時間。特别要引起重視的是，企業裡的觸發式會議不宜過多，否則容易打亂人們的正常工作步驟和工作的優先次序。

非觸發式會議記錄

日常工作中，非觸發式會議還是企業會議的主旋律，如按照時間周期分類的月度會議、季度會議和年度會議等，按照工作流程分類的策劃會、設計研讨會、開發啟動會和訂貨會等，按照職能、管理層級和議題内容等的分類。

由于這些非觸發式會議具有一定的周期性和規律性，所以其會議記錄與觸發式會議記錄有所不同（見表2）。

顯而易見，非觸發式會議記錄模闆較觸發式會議記錄模闆更加全面。除了涵蓋觸發式會議記錄模闆的所有内容外，其最突出的地方（見表2的灰色底紋部分）就是在會議時間上增加了計劃時間、實際時間、差異值、有效時間和會議效率的條目——這主要是為了以後改進此類會議的效率，降低開會的成本。

• 表2的黃色底紋部分則是就問題而展開的增項，主要目的在于解決問題，提高此類會議的成果。

• 表2的藍色底紋部分是綜合性/概括性的，其中會前組織除了确認會議場地、聯系與會人員、确定會議時間外，還需要闡述會議召開的必要性和背景；會中讨論是就發言人内容引發的争議點進行記錄，起強調作用和突出與會人員的關注點；會議決議不能空白，否則代表此次會議無效，決議的内容和負責人、時間期限需要在表格裡注明。

• 需要提醒的是，表2的彙報人和主持人并不是同一人，主持人通常是彙報人的領導。會議記錄人可能是多人，而制作會議記錄文檔的人可能是會議記錄人之一，也可能就是會議記錄人。

會議指導原則是“會而有議，議而有決，決而有行，行而有果”。

為了避免讓會議流于形式，白紙黑字的會議記錄十分必要。為了提高會議的成果和效率，科學地設置會議記錄各條目選項值得重視。

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