很多人在後台問 Word 排版的内容，之前也寫過「使用 Word 對長文檔排版」的文章，此次是對之前的内容重新梳理，調整了部分順序和書寫邏輯，整理成了手冊。

本手冊共 13000 字，90 張圖片，預計需要花費 30 分鐘閱讀。建議收藏備用。

▌内容簡介

詳細介紹在 Microsoft Word 中進行排版論文時，你需要掌握的基礎知識、常用操作，讓你少走彎路。

簡單介紹一下各個界面的名稱，後續會直接使用這些術語表達：

界面名稱

本書的操作路徑，統一使用如下的表示方法：『主|工具選項卡』-「組」- 【(下拉)命令】|【擴展】，分别對應如下圖的位置：

操作位置

擴展就是在某個組右下角的類三角符号。

鼠标的操作有很多，這裡事先聲明一下操作規範，免得後面的文字有歧義：

右擊：鼠标右鍵單擊一次

單擊/左擊：鼠标左鍵單擊一次

雙擊：鼠标左鍵快速單擊兩次

向上/下滾動：鼠标滾輪向上/下滾動

框選：通過鼠标拖動選擇對應多個文本、多個圖片等

點選：鼠标單擊選擇對應文本框、圖片、公式等

1.1 保存設置

保存主要分為兩類，一種是基于文檔的具體内容的保存，另一種是基于文檔的文件的保存，下面具體來介紹一下：

注：如果你的文章内容丢失或是文件丢失\損壞，打擊将是毀滅性的。請一定重視這部分。

1.1.1 具體内容的保存（一）軟件：設置自動定時保存

避免因停電、電腦突然卡死等造成文件内容丢失的情況，我們可以在『文件選項卡』-「選項組」- 【Word選項—保存】進行設置，讓Word每隔一段時間自動保存一次。

自動保存

注：自動保存時間，太長不能起到保護的作用，太短影響正常使用，推薦5~10分鐘。

（二）自己：手動保存

雖然軟件會定時進行保存，遇到突發情況，可以從恢複區調取出之前保存的文件，但為了防止大量信息的丢失，我們還是要養成随手保存的習慣，在有大的改動時Ctrl S手動保存。

1.1.2 文檔文件的保存（一）分章節保存

通常情況下，我們的論文都不是一次寫完的，需要一步一步完成，而且這些内容都會彙合在同一文檔文件中。

但一些誤操作，可能會删除我們之前文稿的内容，而我們通常不會關注之前寫過的内容，直到最後整理時才發現内容的丢失。

為避免這種風險，建議你将各個章節分别進行保存，這樣既方便查看，也方便編輯（打開速度會更快），最後全部寫完後使用合并文檔功能或主控文檔功能即可。

合并文檔設置路徑：『插入選項卡』-「文本組」- 【對象下拉選項——文件中的文字】

插入文件中的文字

注：良好的文件命名順序，對之後的文檔合并至關重要

（二）多地保存

下面的這些要求，可以按需選擇，畢竟全部出現問題的概率太小了。

1) 多磁盤分區保存

由于電腦可能會出現各種問題，而對這些問題的一般的解決方法是恢複出廠設置或重裝，而這些解決方法會抹除你系統盤内的文件。所以你最好将你的文章保存在非系統盤分區中，比如E盤。

2) 保存到移動設備中

為了避免出現電腦硬盤出現故障，你可以将文件保存到你的移動設備中（包括但不限于手機、U盤、移動硬盤）

3) 雲盤同步備份

将文件同步到雲端，如果怕信息洩露，可以将文件設置密碼壓縮後再上傳。

比如一些我常用的雲盤工具：

網盤

1.2 首選項設置

對軟件的默認選項的設置，是很有必要的，它能讓你更好地進行文章内容的輸出。

1.2.1 高級選項設置

打開路徑『文件選項卡』-「選項」- 【高級】，做如下設置：

選項高級設置

簡單解釋一下上面這樣設置的原因：

（一） 從其他程序粘貼：僅保留文本

這部分一般是指從浏覽器網頁中進行粘貼，或者你使用 OCR 技術複制的文字，由于這些文字是為顯示浏覽而出現的（與下載後的文件不同），他們的格式複制到 Word 中會發生錯亂。使用此選項，就省去了你用記事本去除格式的操作。

（二） 将圖片插入/粘貼為：嵌入型

将圖片設置為嵌入型，可以理解為圖片就是一小部分文字，按照文字的方式對圖片進行設置就可以了。如果選擇其他的方式，在增删内容時，圖片的位置會錯亂，會出現文不對圖的情況，不利于之後的排版。

高級選項亦或者說選項的設置并不僅僅包括這些，但其他的使用默認配置就好了，一般不需要修改。

1.2.2 快速訪問工具欄

快速訪問工具欄，是一個可自定義區域，我們可以在功能區上方或下方看到：

快速訪問工具欄

可以自行設置其位置，主要添加一些比較常用但使用選項卡查找很麻煩，又沒有快捷鍵的功能，比如添加圖片、繪制文本框。

我們可以在你需要添加的命令按鈕上右鍵，選擇【添加到快速訪問工具欄】即可：

添加到快速訪問工具欄

當然，還有一類在功能區無法找到的命令，比如自動圖文集（後面會用到），我們可以在『文件選項卡』—「選項」— [快速工具欄] — 不在功能區中的命令 —【添加自動圖文集】，将其添加到快速訪問工具欄。

添加自動圖文集

1.2.3 功能區自定義

這部分僅為我的個人使用習慣，你可以預覽下，也可以選擇忽略。

在論文排版寫作過程中，需要不斷調整，這就需要在各個選項卡中切換，感覺每次操作都是在浪費時間，而自定義功能區就可以将所有常用的功能，集中在一起。

在『文件選項卡』—「選項」— 【自定義功能區】添加/删除/隐藏對應的功能即可。

自定義功能區

注：主選項卡一直存在，工具選項卡在你選擇對應的元素才會出現。文件選項卡不可隐藏。

這裡，我将常用且無法通過簡單快捷鍵實現的功能，集合在了一起：

我的選項卡

1.2.4 插入/改寫狀态切換

如果你在錄入後面的内容時，前面的内容被吞了，這時你需要更改一下Ins模式。

在狀态欄中，如果是「改寫」，單擊一下切換為「插入」即可。

插入改寫狀态

注：按Ins也可以直接切換插入/改寫狀态。

1.3 紙張頁面設計

頁面設置，簡單來說，就是你紙張大小、各個部分邊距的設置。

因為頁面會影響你整體文章的視覺效果，而且還關系到之後的打印輸出等，所以一定要在開始寫之前，首先需要按照論文格式要求設置紙張和頁面布局。

打開路徑『布局選項卡』-「頁面設置」- 【擴展三角】，詳見下圖：

頁面設置擴展三角

設置紙張大小及方向：

紙張設置

根據要求設置頁邊距：

頁邊距設置

注：在圖片應用于的地方，請選擇整篇文檔。

因為論文最終會打印裝訂成冊，對于紙張的要求都是統一的，如果有特殊要求（比如附錄圖片中可以減少頁邊距等等），可以之後再進行特殊處理。

可參考如下的示意圖，但大部分論文要求中都有規定，無需自己确定。

邊距示意圖

好了，開始寫作前的準備工作，到這裡基本就完成了。

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2 正式寫作

接下來要真正開始寫作了。

我們在寫作時，不僅僅會通過鍵盤錄入，還會從其他程序粘貼一些内容到我們的 Word 中，這個過程中會遇到很多小問題。

不同的人有不同的操作習慣，有人習慣全部寫完再統一排版，有的人喜歡一邊錄入一邊排版。

根據我的經驗來看，後者的效率可能會更高。因為寫論文周期很長，如果等論文全部寫完，需要在錄入時做好标記，寫完排版時，可能會忘記這是哪級标題；還有參考文獻的引用也是一個問題，由于參考文獻可能有很多，在插入過程中，可能出現很多個1的情況，對後期查找到對應的文獻很不友好。

為方便大家查閱，我按照形式分為了文本、圖片、表格、公式等四個部分。

在查閱時，需要說明的是，“如圖1-1”這類，雖然是文字，但屬于圖片部分。

2.1 文本相關2.1.1 生僻字輸入

我們在搜集素材時，可能會碰到生僻字，但無法複制，這時我們可以使用下面的這些方法：

（一）筆劃輸入法

你可以使用一些通過筆畫輸入而不是讀音的輸入法，如五筆輸入法。

（二）手寫輸入

你可以使用輸入法的手寫功能，比如搜狗的手寫輸入，當然，你需要在有網絡的條件下下載手寫插件。

搜狗手寫輸入

（三）輸入法u模式

現在的輸入法有一個生僻字模式，你隻要輸入一個“u”，之後輸入生僻字中的單字，比如這個 武曌(zhào)的曌字，由“明”和“空”組成。我們可以中文輸入狀态下，輸入“umingkong”就可以找到這個字了。

輸入法u模式

如果想使用u模式，需要切換到拼音輸入狀态

（四）OCR軟件

自己不認識，不代表機器不認識，如果你有識别率比較高的OCR軟件，就可以進行識别錄入。

由于生僻字的字庫比較少，這種方法的識别效果不是特别好。OCR更适合識别大段不可複制的文字。

電腦端推薦「天若OCR」和「panda OCR」這兩款軟件，當然，QQ 所帶有的截圖工具也有這個功能。

2.1.2 标點符号輸入（一）鍵盤錄入

很多符号是可以直接從鍵盤上錄入，比如句号、逗号等。但由于鍵盤位置有限，一些标點的錄入方式并未在鍵盤中進行标注，這裡就列舉一下：

常用中文符号

名稱	符号	鍵盤
省略号	……	Shift 6
間隔符	·	Tab上方的鍵
中國錢币符	￥	Shift 4
頓号	、	Backspace鍵周圍的反斜杠\
前書名号	《	Shift ,
後書名号	》	Shift .

注：輸入法需切換到中文狀态下

其中間隔符與反斜杠在鍵盤中的位置如下：

鍵盤

如果想輸入全角的字符，按下Shift Enter即可切換全/半角模式。簡單講，就是全角的字符與漢字占用字符相同，都是 2 個字節，最常見的就是全角空格“　”。

（二）Word插入符号

其他不常用的符号，如直角引号「」等，可在『插入選項卡』-「符号組」-【符号下拉其他符号】

插入符号

然後打開符号選擇界面，在其中進行選擇。

符号選擇

（三）輸入法輸入符号

如果你知道這個符号的名稱，可以在搜狗輸入法中輸入該名稱，選擇即可，比如直角引号『』：

搜狗直角引号

如果你覺得輸入字符太多，可以搜索「輸入法自動更正」獲取更多有關輸入法的知識，這裡不再展開。

當然，你也可以用輸入法的符号來進行輸入：

搜狗符号

另外，你可以Ctrl Shift K（可自定義）調出特殊标點輸入鍵盤：

搜狗特殊标點

2.1.3 冗餘格式、字符清除

在寫作前期，我們需要複制大量的他人文章，其中大部分内容可能來自網絡。

但直接從浏覽器中複制過來會有這樣或那樣的問題，比如文字帶鍊接，有多餘空行的等等，如果不及時處理這些問題，之後很難再理清了。

因此，我們需要了解下面這些技巧，來清除這些冗餘的格式和字符：

（一） 清除格式-隻保留文本

由于我們浏覽器中的文章的文字會自帶一定的格式，我們在 Word 中是不需要這些格式的，因為之後會進行統一的樣式修整。

因此我們可以在粘貼時選擇僅保留文本，具體路徑如下：『開始選項卡』-「剪貼闆組」- 【粘貼下拉隻保留文本】

隻保留文本

這種方法類似于通過記事本進行粘貼

（二） 删除多餘空行

有時候我們會碰到這種情況，在兩行文字中有一個或多個空白行，如下面的示意圖：

空白行

我們使用查找替換功能Ctrl H：查找^p^p，替換為^p

删除空行替換

如果有多個空白行，就多執行幾次該操作。

對查找和替換感興趣的，可以看我之前寫的《Word查找與替換詳解》

（三） 删除手動換行符

有時候，我們在網頁中或者 OCR 軟件中複制的文字，可能會遇到一個莫名其妙的符号，是向下的箭頭，其實這個叫做手動換行符，俗稱軟回車，使用快捷鍵Shift Enter即可打出，如下圖：

手動換行符

如果你的 Word 沒有顯示這些标記，可以在『開始選項卡』-「段落組」~ 【顯示/隐藏标記】中打開，或者直接使用快捷鍵Ctrl *快速打開。

如何删除呢？查找^|替換為（空）。

替換手動換行符

2.1.4 标題樣式設置

對于格式的修改，不算太難，但 Word 有自己的邏輯。

（一） 什麼是樣式

首先說一下，Word 中通過大綱來分辨等級。最高級的是1級，最低級的是正文。而我們日常設置的字符格式和段落格式，其實都是樣式的一部分。

（二） 為什麼要用樣式

在排版長文檔中，使用樣式可以避免重複的操作。

比如你需要修改一下“第一章 XXXXX”這類文字的顔色，如果不用标題樣式，可能需要替換或者格式刷，但有很多類似的文字，重複操作步驟太多。而且，如果你在第 2 章前想加入一個新章作為第 2 章，那之後的所有章節編号都需要修改，而使用樣式可以自動修改。

可以說，樣式是所有排版自動化的基礎。

（三） 怎樣設置标題樣式

首先論文中，會有至少三級标題和正文，這個比較複雜，我們先來談一下某些特殊的格式，比如封面中的文字。

特殊文字樣式設置

有些文字的樣式，與其他大部分的内容都不一樣，而且比較靈活，是比較特殊的格式，比如我們封面頁的文字。

論文封面

由于我們所有文字在錄入到 Word 中，其實都會默認應用“正文”樣式，一旦這個樣式更改，我們的所有樣式都會随之更改。

因此，我們需要創建一個獨立的樣式，在其他樣式修改後，它這部分能夠不變動。

在『開始選項卡』-「樣式」- 【下拉列表—創建樣式】

創建樣式

命名為「特殊樣式」，然後将其中的樣式基準改為“無樣式”：

特殊樣式

如果你不想這樣設置，可以為封面單獨建立一個文件。

接下來，我們需要創建章、節、正文等樣式。

在原有的樣式中進行修改，比如标題一就表示章樣式，标題二就表示節樣式。

我們在需要修改的樣式上右擊，選擇修改：

樣式修改

這裡可以更具體地設置字體、段落、快捷鍵等樣式：

樣式格式

具體如下圖，注意圖中框選的地方，是論文常常要求更改的。

字體設置比較簡單，就不進行展示了，看下段落設置：

段落設置

一般取消“對齊網格”，如勾選文字會對齊一條看不到的線，行距不容易調整，1.2 和 1.3 可能看不到差距。

設置好了格式，那前面的「第X章」和「1.2」這樣的前綴如何設置呢？這些前綴其實是多級列表的一部分，我們怎樣設置呢？

首先，我們創建新的多級列表：

在『開始選項卡』-「段落組」- 【多級列表】中設置：

定義新的多級列表

在定義新多級列表時，需要注意以下問題：

• 首先在左側打開“更多”選項，以調整具體樣式；
• 調整各級列表的鍊接樣式，這樣我們之後隻要設定标題樣式，就會自動帶有 1.1這樣的編号樣式了；
• 将編号之後選擇為空格，否則使用默認的制表位會出現間隔過大的問題；
• 若一級标題樣式為“第一章 XXXXXXX”，二級标題默認的編号為“一.1”，如果想改為“1.1”，需勾選“正規形式編号”。

具體如圖标注所示：

定義多級列表

這樣，我們的标題部分就設置好了。

如果之後你又需要修改為新的樣式，可以先将其中的某一段更改為想要的樣式，然後在對應的樣式中右鍵，選擇“更新以匹配”。

更新以匹配标題樣式

2.2 圖片相關2.2.1 插入圖片

插入圖片主要有兩種方法：

1. 在『插入選項卡』-「插圖組」-【圖片】中選擇本地文件。

2. 直接Ctrl V進行圖片粘貼。

如果需要作圖，比如流程圖等，可以在 PPT 中制作，然後使用截圖的方式（不要使用默認的另存為圖片功能，像素不可控），粘貼到 Word 中。而且還可以自由更改。

如果在其他程序中粘貼的圖片帶有超鍊接，你可以使用清除所有格式功能。具體路徑如下：『開始選項卡』-「字體組」~ 【清除所有格式】：

清除所有格式

2.2.2 更好地選擇圖片

有時候一頁中的圖片太多，為了方便更快速的選擇特定的圖片，可以打開選擇窗格。路徑為『開始選項卡』-「編輯組」-【選擇下拉選擇窗口】：

選擇窗口

使用快捷鍵Alt F10也可調出選擇窗格

2.2.3 設置圖片樣式

樣式不僅僅用在文字上，對于其他非文字内容的，比如圖片、表格等，也可以使用樣式統一管理。

而圖片段落可以做如下設置：

圖片樣式

這裡注意，行距一定要設置多倍行距，無論是 1倍還是 1.2倍都可以，一定不要設置為固定值，否則會出現類似下圖這種，圖片顯示不全的問題：

圖片顯示不全

2.2.4 圖片題注插入與引用（一） 什麼是題注？

題注，其實就是對圖片等元素的命名。比如說下面的這個：圖1-1 莫淺北頭像。

而我們在論文中的命名方式，通常是在将圖片放在各個章節中排序，而不管具體在哪一節。也就是說，前面的1表示這張圖是哪一章中的，後面的1表示這是它所在章的第幾張圖片。

題注示例

（二） 為什麼要插入題注？

使用題注可以更方便我們閱讀，讓閱讀論文的人更好地找到相關的圖片，而且可以自動更新。

（三） 如何使用題注？

1. 插入題注

『引用選項卡』-「題注」-【插入題注】：

插入題注

2. 新建标簽（圖）

題注新建标簽

3. 設置題注編号，勾選“章節号”後，就會按照每一章統一編号，如第1章的圖片為：圖1-1，圖1-2……圖1-21：

題注編号

但有一個問題，如果我們的一級标題樣式為“第一章”這樣的中文漢字，圖片編号會默認為“圖一.1”，但這并不是我們想要的，我們想要“圖1.1”，如何設置呢？

兩種方法，一種就是使用替換，但需要替換多次，而且如果一旦中間有插入其他章節，不能自動更新，不滿足自動化的要求，這裡就不多說了。

我們說說另外一種方法，更改域代碼。

這裡涉及到一個新概念：域代碼。

簡單講，就是Word背後的邏輯公式，舉個例子：在第一章後插入新的一章，Word會自動顯示為“第二章”，這背後就是域代碼的功勞。

首先，按照上面正常的操作步驟插入題注，然後按Alt F9切換為域代碼模式，在“圖”（你自定義的題注标簽名稱）後面按Ctrl F9插入一個代表域代碼的大括号，之後輸入QUOTE"一九九六年三月日"\@"D"，将緊挨着的大括号及其内容号，剪貼到“月日”之間，然後再按Alt F9切換為普通模式，這樣就可以了。

修改域對比

此方法最多支持31章

但如果我們每次都這樣修改，也很麻煩，我們可以采用自動圖文集的方式，這部分對于圖表式都是通用的，我會放在公式那節統一說明。

除了我們在圖片下方設置題注外，我們在文章中也會引用這些題注，“如圖1-1所示”，這裡的“圖1-1”就是題注的引用，會自動更新。

如何對題注進行引用呢？

4. 在『引用選項卡』-「題注」- 【交叉引用】：

題注交叉引用

5. 一般我們會做“如圖1-1所示”的引用，沒有具體的圖片名稱，因此我們在“引用内容”欄需選擇“僅标簽和編号”：

設置交叉引用

2.3 表格相關2.3.1 插入表格

『插入選項卡』-「表格」-【插入表格|Excel電子表格】

插入表格

2.3.2 粘貼後保持原格式

複制excel的表格，粘貼時選擇鍊接與保留原格式：

表格保留原格式

2.3.3 跨頁重複标題行

有時候我們的表格很長，需要跨頁顯示，而第 2 頁需要顯示表頭：

跨頁重複表頭

設置方法：

選中想要設置為标題行的行（一行或多行），單擊『表格工具布局選項卡』-「數據」-【重複标題行】：

重複标題行

2.3.4 設置三線表

其實設置三段式表格，就是使用不同粗細的框線繪制的。比如下面這個表格：

三線表

使用『表格工具設計選項卡』-「邊框」-【筆顔色 邊框樣式 邊框粗細】實現：

邊框刷

上下兩條邊線稍粗（1.5磅）一些，中間的分隔線稍細（0.75磅），如果中間需要分隔開，僅僅是添加了豎向白色線框，使用了障眼法。

另外，可以将這個表格保存為模闆，重複使用：

保存表格模闆

2.3.5 其他常用操作

• 光标定位于表格最後一個單元格，按Tab鍵新建一行
• 光标定位于表格某一行最後的換行符後，按Enter鍵在下面插入一行
• 光标定位于某一單元格，按Ctrl Shift Enter鍵拆分表格：在光标行前插入一個空段落，同時該行作為新表格中的首行
• 為避免同屬于一個單元格的内容，在換頁時分開導緻歧義，可以在表格設置中勾選「禁止跨頁斷行」

2.3.6 表格的題注插入與引用

與圖片的類似，這裡不再贅述，詳見圖片題注插入與引用。

2.4 公式相關2.4.1 插入公式

『插入選項卡』-「符号組」-【公式】，或者快捷鍵Alt =

2.4.2 錄入公式(一) 使用墨迹公式

在『公式工具選項卡』-「工具」-【墨迹公式】，手動書寫，自動識别（識别率不是很好）

墨迹公式

(二) 手動輸入公式

如果你需要插入很多數學公式，你可以學習一下如何快速錄入公式，裡面涉及到一些比較難的代碼，這裡就不展開講了。之後會單獨寫一篇文章。

(三) 鼠标點擊錄入公式

在『公式工具-設計選項卡』-「符号組和結構組」插入對應的符号和結構，不過需要在鼠标和鍵盤中來回切換，适用于對公式需求不多的論文。

插入公式和符号

2.4.3 公式題注插入與引用（一）樣式分隔符插入式注法

需求：公式位于行中心，公式題注與公式同行，居右對齊，為“（2-1）”樣式，包括圓括号，且需要引用處隻引用“公式（3-1）”字樣，即如下圖：

公式題注示例

1. 在『視圖選項卡』-「顯示」- 【标尺】勾選上以打開标尺工具；
2. 單擊左側制表位對齊方式按鈕，然後在标尺上合适位置單擊插入制表位：第一次為居中對齊，第二次為右對齊；
3. 在公式的左右兩側，均單擊一次Tab鍵，讓公式居中對齊；
4. Enter換行後插入題注，具體參考上面的圖表題注插入，之後在題注兩側添加圓括号；
5. 返回公式所在行的最後位置，按 Ctrl Alt Enter（樣式分隔符），完成題注換到同行操作。

引用方法類似圖表交叉引用，但這裡引用内容需要選擇“整項題注”

如果想更精确的定位公式和編号的位置，可以使用樣式中的“制表位”

（二）表格插入公式法

1. 先插入一個 1 行 × 3 列的表格，并設置其邊框樣式、對齊方式等。

2. 在中間的單元格中按Alt =插入公式；

3. 為這個表格插入名為「式」的表注；

4. 将下方的表注（式3-3）剪貼到上方最右側單元格

（三）圖表式快速多次插入

上面提到，如果想一勞永逸，讓 Word 可以自動更新，需要我們設置題注，但可能需要我們更改域代碼，如果每次都要操作一次非常麻煩。

通過使用自動圖文集工具，可以減少我們的多次域代碼操作。我們以操作步驟較多的公式題注為例，說一下這種方法：

首先将自動圖文集功能添加到快速訪問工具欄，詳見快速訪問欄添加不在功能區的操作；

在已設置好公式格式的位置，按Alt F3将所選保存為新的圖文庫：

公式圖文集

在需要插入公式的位置，單擊快速工具欄中的自動圖文集工具，單擊應用剛才的樣式：

插入圖文集

對公式部分進行修改就可以了。

建議之前的公式設置得越簡單越好，如“a”，這樣删除起來比較方便。

2.4.4 圖表式題注與文字間空格

如果你仔細觀察，會發現，默認插入的題注，标簽和文字間會有一個空格，這是英文的表達方式，以區分英文單詞。

題注文字間空格

如果你想去掉中間的空格，可以使用查找([圖表式]) 替換為\1：

注意勾選使用通配符

2.5 善用分節

分節可以很好的将文章分為幾部分，各部分不會相互影響，便于之後的設置頁眉頁腳。通常用于各部分相接位置，如封面、摘要、目錄、正文、附錄之間，正文中的各章節。

『布局選項卡』-「頁面設置組」-【分隔符下拉分節符下一頁】：

分節下一頁

将目錄、參考文獻頁空出，且參考文獻頁位于文件最後。（目錄後期會自動生成）

2.6 參考文獻引用

參考文獻的引用主要有兩種方式，一種是全部使用編号的交叉引用，另外一種是使用尾注 交叉引用的方式。

2.6.1 編号方法引用文獻

先說一下全部使用編号交叉引用的方法，這種方法比較簡單實用：

1. 新建一個名為“參考文獻”的标題樣式，然後錄入所有的參考文獻。

2. 設置其編号方式為 [123] 格式，不要用多級列表。

3. 在需要引用參考文獻的位置，選擇交叉引用-編号，引用内容選擇段落編号：

引用參考文獻

4. 依次插入對應參考文獻的交叉引用。

5. 通過Ctrl H查找[^#]，替換為^&上标格式：

替換為上标

上标屬于字體格式

這種替換方法，可能會将正文中的 [1] 這樣的文字錯誤替換

為避免正文被錯誤替換，可以在插入參考文獻引用時使用下劃線_作為标志，隻需要查找_[^#]，替換為[^&]上标格式即可。

2.6.2 尾注方法引用文獻

有的學校，可能規定使用尾注引用的方式，這裡再說一下這種比較複雜的方式：

1）在需要插入參考文獻的地方插入尾注

首次：『引用選項卡』-「腳注」-【擴展三角】：

腳注擴展三角

打開設置尾注的位置和樣式：

腳注和尾注

如果參考文獻後還有新的節，這裡必須選擇節的結尾

再次：『引用選項卡』-「腳注」-【插入尾注】即可

2）輸入所參考的文獻資料名稱

重複步驟（1）（2），直到所有要參考的文獻（不包含重複引用）全部插入。

3）将尾注置于參考文獻節

将鼠标定位于前面不是參考文獻的節中的某一段，在『布局選項卡』-「頁面設置」-【擴展三角】，在打開的對話框中切換到版式，勾選“取消尾注”，應用于本節。這樣尾注内容會移動到下一節中。

版式設置

F4鍵重複該操作，直到所有的尾注均移動到參考文獻節中。

4）格式替換

查找與替換，按照圖片所示，輸入查找與替換内容，全部替換：

查找和替換

^e表示尾注标識編号，^&表示查找欄中的文字，[ ]是設置格式，這些也可以在特殊格式中選擇

5）去除尾注分隔符橫線

『視圖選項卡』-「視圖」-【草稿】：

視圖草稿

『引用選項卡』-「腳注」-【顯示備注】，選擇查看尾注區，确定：

顯示尾注

依次選擇尾注分隔符、尾注延續分隔符，然後删除：

删除尾注

返回頁面視圖可以點擊狀态欄右側的頁面視圖标志，切換回普通視圖：

頁面視圖标志

6）取消參考文獻節字體上标

這樣插入的字體，引用部分和參考文獻部分全都為上标格式，我們需要将參考文獻部分改為非上标。

選擇所有參考文獻，單擊『開始選項卡』-「字體」-【上标】，這樣就更改為普通的非上下标格式了。

7）重複引用參考文獻

同插入圖表題注的方法，插入交叉引用，引用内容為“尾注編号”。

尾注交叉引用

如有修改，全選文章後右鍵更新域（或F9快捷鍵）：

更新域

雙擊參考文獻部分的尾注，可返回首個插入的位置。

2.6.3 多個參考文獻的引用

但如果一個文本引用了多條參考文獻，比如下面這樣：

多條參考文獻引用

而規定隻能有下面兩種格式合法：[1~5]和 [1,3~5]。

但我們不能将其中未用到的數字直接删除，這樣不方便之後的修改。

我們可以将沒有用到的字符設置隐藏的字體格式：

其他的字符，比如「~」和「,」直接錄入即可。

但這種方法，需要完全手動，而參考文獻也不多，可以配合查找功能快速定位：

如果想查找被設置隐藏的字符，需要Ctrl *打開顯示隐藏标記功能。

2.7 頁眉和頁腳2.7.1 插入純文本

插入頁眉，可雙擊頁面上方（雙擊頁面内區域退出）或『插入選項卡』-「頁眉和頁腳」-【頁眉】，一般調整圖中框選的位置：

頁眉頁腳設置

如果當前頁眉不同于上頁頁眉時，需要取消【鍊接到前一條頁眉】，而且需要在上一頁與本頁中插入分節符

2.7.2 插入章節标題

有時候在頁眉部分，需要插入每章的标題，如「第1章 概述」：

要想實現這個功能就需要我們的域啦。

1. 在『頁眉和頁腳設計選項卡』-「插入」-【文檔部件-域】：

文檔部件域

2. 選擇域名 StyleRef，然後選擇樣式名：

域設置

如果你還想增加标題前的“第X章”，需要在前面插入一個相同的域，且勾選插入段落編号

2.7.3 頁腳插入頁碼

在頁腳位置通常會要求插入頁碼

在『頁眉和頁腳設計選項卡』-「頁眉和頁腳」-【頁碼-設置頁碼格式】插入頁碼：

頁碼格式

如果想讓頁碼從1開始，注意設置下方的起始頁碼，從1（或任意數字）開始

如果要求頁眉無橫線時，隻要選擇文本（包括回車符），然後在『開始選項卡』-「段落」-【邊框-無邊框】

2.7.4 頁眉奇偶頁不同

部分學校會要求，在左側頁面的頁眉上寫校名，右側寫對應的章節名，這就需要設置奇偶頁不同了：

奇偶頁不同

之後，分别在左右兩側設置不同的格式就可以啦，當然，頁腳也要重新設置。

2.8 目錄生成2.8.1 插入中文目錄

『引用選項卡』-「目錄」-【目錄下拉-自定義目錄】：

自定義目錄

注意以下前導符的設置：

目錄設置

點擊「選項」，可修改目錄的來源，比如僅顯示前三級目錄，僅顯示某些樣式的内容：

目錄來源修改

點擊修改按鈕，修改各級别标題在目錄頁中的顯示格式：

标題樣式修改

2.8.2 插入英文目錄

有些學校要求，除中文目錄外，還需要插入英文目錄。但我們正文中并沒有英文标題文字。

這裡介紹三種手法，建議選擇第三種。

（一）使用複制法

複制中文目錄，然後将其翻譯為英文。

無法設置自動編号，比如 Chapter1 這種。且更新目錄後編輯後的目錄會失效，隻能用于全部完成後，建議采用第三種方式。

（二）使用目錄域

這種方法，簡單來講，就是通過插入可以隐藏的目錄域，自動生成目錄。

1 定位到對應的标題後面，比如「第一章 概述」，按下Shift Alt O，調出目錄域窗格：

标記目錄項

2 修改其中的級别和目錄項中的文字。

3 重複上述兩個步驟

4 在插入目錄列表時，需要插入自定義的目錄：

标題樣式修改

5 點擊「選項」按鈕，更改要插入目錄的範圍：

标題樣式修改

6 打開目錄選項窗格，取消勾選樣式和大綱級别，僅勾選目錄項字段即可：

僅勾選目錄項字段

但這種方式，插入的目錄列表中，不能實現自動編号，需要手動錄入「Chapter 1」這樣的編号。建議采用第三種方式。

（三）使用障眼法

在所對應的标題下插入對應的英文标題和多級編号，與中文标題插入方法類似。

設置所有級别的英文标題的段落行距為固定值0.7磅（不影響其他段落的排版），字體顔色為白色（背景色）。

然後使用插入中文目錄的步驟，在目錄來源中取消勾選大綱和中文标題樣式，設置對應的英文标題樣式即可。

如果出現是否替換對話框，選擇否即可：

不替換目錄

2.8.3 插入圖表式目錄

同中文目錄插入方法，選擇對應的題注樣式即可。

2.9 最後的完善

Ctrl A全選後，按下F9對之前設置的域進行更新。

為滿足頁面整潔美觀，可适當增減文字，且這部應應用于“修”的全部過程。

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3 檢查保存3.1 圖、表錯位3.2 樣式未應用3.3 頁眉、頁腳格式3.4 鍊接失效3.5 多版本保存

建議另存為一個兼容版本（****.doc）。以保證在其他低版本的軟件中也可以簡單編輯。

PDF版：打印時使用，避免因軟件或軟件版本不同造成的排版錯亂。

壓縮文件：上交 Word 及其他相關文件電子版

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當然，上面的步驟不僅僅适用于論文，一些長文檔，比如公司制度規範、招标書等。

好了，到這裡，你的論文基本就可以完成排版了，完結，撒花~

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