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今天，靈遙将為你帶來一本新書，名字叫做《為什麼精英都是EXCEL控》。

有别于其他EXCEL技術指南，在這本書裡，你将看不到任何會在EXCEL運算中，用到的函數。

因為，在外資投資銀行任職多年的作者熊野整看來，用好EXCEL，不僅僅是掌握炫酷的算法，而是，用最高效的方式，來告訴對方，這張表到底都說了些什麼。

那麼，如何做出一目了然、零失誤和高效的EXCEL表格，讓它成為你的工作利器呢？來和靈遙一起看看大神都是怎麼做的吧！

01.一目了然的EXCEL：表格做得夠漂亮，才值得信賴

統一的EXCEL格式，是備受商業人士的推崇的。

一方面，統一的格式，能夠便于團隊成員的閱讀和交流。

有别于Word和PowerPoint，我們在拿到一張EXCEL表格後，不僅需要知道一個具體的數值，還需要知道這個數字是怎麼來的。如果團隊裡一人一套格式，那隻會增加理解和交流的壓力。

另一方面，關鍵數據一目了然也能夠給合作方留下一個注重細節、靠譜的好印象。

畢竟，誰也不希望自己的合作方，在開會時，嘴裡不停地說着「等一等，我再找找，這個值……嗯，應該是這個值……」

所以，如果你希望提升工作中的效率，那麼，請記得統一EXCEL的格式。

那麼，在格式上都有哪些小竅門呢？作者結合了自己的日常工作經驗，為我們總結了10點建議，供參考。

第一 ，把行高設為18。

如下圖所示，EXCEL的預設行高一般為13.5。用這樣的行高來制作表格，會讓行與行之間沒有間隙，看起來很擁擠。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

因此，正确的做法是把行高統一為18，讓文字的上下多出一點空間，使得整個表格呈現出簡練的風格。

第二個，是統一字體。

如下圖所示，當字體是Times New Roman時，即便很好看，也因為數字線的粗細度不一緻，很不好閱讀。這時，最好的做法，是改為Arial。

同理，中文字體也可以選擇用「微軟雅黑」來取代「宋體」，增加閱讀舒适感。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

除了限定字體外，讓所有的文字保持同樣大小，也能夠極大程度地增加閱讀的舒适感。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

所以，如果有需要強調的内容，請用加粗或是固定顔色來實現，而不是調整字體大小。

第三個，是數字用千分位撇區隔。

如下圖所示，數字要用千分撇标記出位數，來減少數數的壓力。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第四個，是項目下的細項要縮排。

在EXCEL中，我們希望達到的目的，是讓閱讀者一眼看懂數據的含義或是計算方式。所以，遇到了小項目的時候，請向右縮進2格，方便對方的閱讀。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

比如，在看完了上面的表格後，因為作者很好地做了縮排處理，所以，我們能夠一眼看出銷售收入是「銷售貨量 x 單價」計算出來的結果。

第五個，是單位要自成一欄。

如下圖所示，當我們把元、個、%等單位放在各欄目的後面，就會顯得很淩亂。一旦單獨列出，就會一目了然。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第六個，是同一組數據設定相同的欄寬。

看一下下面這張圖，第一年、第二年、第三年屬于同一個闆塊，所以，欄寬也要設置成相同寬度，來讓整個表格看起來很整齊。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第七個，是表格框線要做到「上下粗、其餘細」。

如果表格框線一模一樣，就會導緻重點不清楚，難以閱讀。但是，如果調整為表格上下端使用粗線條，标示出表格的範圍，中間用虛線畫橫線，就會很整齊。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第八個，是文字靠左對齊，數字靠右對齊。

文字和數字若是參差不齊，會阻礙閱讀。但是，在選擇對齊方式時，不是簡單地設置就可以了，還得考慮從哪一端開始閱讀。

比如，文字的閱讀方式，是從左到右，而數字，則是從右到左：個、十、百、千、萬、十萬、百萬、千萬……如此計數。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

另外，考慮到年份與數字的對應關系，第一年、第二年、第三年的對齊方式，最好也跟着數字靠右對齊。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第九個，是表格不要從B2，而不是A1開始。

一來可以看見表格上面的框線，二來表格的左邊和上邊會留有空間，無論是閱讀，還是打印，都會很舒服。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

最後一個，是在沒有數字的位置上，填上N/A。這樣，你便不用再去分神思考這個單元格究竟是要計算，還是不需要填入數字了。

02.正确無誤的EXCEL：讓工作0失誤的3個原則和6個方法

接着，我們來看看如何避免EXCEL數據出錯導緻的返工。

首先，即便EXCEL可以完成複雜的計算，但是，在使用EXCEL時，也要努力做到簡化計算流程，讓任何人都能夠秒懂。

其次，無論計算多麼簡單，也要徹底地執行檢查工作。

最後，無論是什麼樣的表格，都要由團隊成員來交叉檢查，避免提交時出錯。

除了這3個原則外，EXCEL的制作時，都有哪些技巧可以減少出錯率呢？來和靈遙一起看看作者的建議吧！

第一，制作EXCEL時，請把計算式子和手動輸入的數字分開 。

如下圖中，把「本年度增加500個」單獨放到一行，減少了解釋這500是哪兒來的的時間。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第二，制作EXCEL時，算式越簡單越好，最好是「這個格子」等于「這個格子 這個格子」。

比如，下圖中的這個營業利潤計算數字，用了一列中的4個格子，對制表者以外的人，實在是不太友好。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第三，為了便于同事的檢查和客戶的閱讀，制表人可以額外地準備一張架構圖，明确這張表格裡都有哪些工作表，哪張工作表又是哪張工作表的計算結果。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

這樣，即便是一個新人，也不會在「這個表格是做什麼的」問題上浪費時間了。

第四，是在準備架構圖的同時，詳細地标注某個數值的來源，或是背後的假設。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第五，是在檢查時，養成每計算一次就檢查一次，每個單元格都檢查，計算時間 = 檢查時間，這三個習慣。

一方面，你可以用F2鍵來查看計算公式。具體的操作方法，是點選有算式的單元格，然後再單擊F2鍵。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

另一方面，你要知道，單純盯着一個數字看，也許并不能夠發現錯誤。所以，你要用折線，來檢查數字的變化。

舉個例子，下圖中的銷售數據（第1年到第5年），你若是有畫一張折線圖，你便會發現，整個數據在第3年實現了一個較大幅度的增長，在其它年份，則都沒有呈現出這樣的趨勢。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

發現了這個問題後，你便可以拿着這張表格去問你的同事了。

第六，對大多數人來說，數字都是一個難以邁過的坎，尤其是在數字繁多，計算複雜時，稍有不慎，便會算錯，然後拿出成倍的時間來修正錯誤。

與其這樣，不如擺正心态，在一開始就留出足夠的時間，仔細檢查，制作出正确無誤的Excel表格。

03.高效率的EXCEL：提升工作的「質」與「量」

最後，我們來聊一下，如何提升EXCEL計算的「質」與「量」。

首先，所謂的提升EXCEL運算的「質」與「量」，說的便是借由統整格式來減輕EXCEL的理解難度，加快EXCEL的理解速度。

一方面，你得徹底地遵循統一的格式原則和檢查工作，來提升EXCEL的使用效率。另一方面，你得妥善地使用快捷鍵，來提升EXCEL的制表速度。

那麼，使用EXCEL時，都有哪些好用的快捷鍵呢？來和靈遙一起看看作者的建議的。

第一類快捷鍵，是搭配Ctrl鍵的快捷鍵，常見的有複制Ctrl C，和粘貼Crtl V。

另外，用于設定格式的快捷鍵 Ctrl 1、全選工作表的Ctrl A、插入欄或行的快捷鍵Ctrl 「 」，也是你要牢記的。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第二類快捷鍵，是搭配Alt鍵的快捷鍵，有變更背景色彩的Alt - H - H、變更文字色彩的Alt - H - F - C、變更字體的Alt - H - F - F，和靠右對齊的Alt - H - A - R等等。

操作方法也很簡單，連續按下這幾個鍵位即可。

圖 | 《為什麼精英都是EXCEL控》

第三類，是其他。比如，F2就是一個可以用來檢查單元格内算是的按鍵，而，F4則是一個可以重複作業的按鍵。

以上，便是全書的内容。

在這本書裡，靈遙發現了一個道理：大神與普通人的距離，并沒有我們想象中的那麼遙遠，他們沒有長着三頭六臂，也沒有在智商上面，甩普通人好幾條街。

你看到，他們做事時的幹淨利落，與其說他們有多聰明，不如說他們選擇了一條正确的練習道路，然後，日複一日地堅持練習。

所以，如果你也想成為一個甩周圍人一大截的人，不妨認準一點，拼命發力。

畢竟，Practice makes perfect！

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文 | 武靈遙，一位踐行着「日讀書一本，日更文一篇」的職業讀書人，本文首發于個人公衆号：書語人間（syrjjy)

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