項目從開始到結束的流程,需要經曆5個關鍵步驟,即項目啟動、項目規劃、項目執行、項目監控、項目收尾。下面我們詳細介紹。
項目啟動1、任命項目經理:
項目經理和團隊是項目的具體實施者,任命一位有責任心,專業能力強,善于溝通協調的項目經理,是項目成功的重要因素之一。
2、項目準備:
- 制定項目章程,确定約束條件與假設條件。
3、跟利益相關人達成共識:
- 确定所有利益相關人,利益相關人的定義是積極參與到項目中,或因正面或負面影響項目的人或組織。
- 确定主要利益相關人,主要利益相關人決定了項目的成功和失敗。
- 跟利益相關人進行訪談,充分了解他們對項目的期望、要求、建議。
關鍵提示:跟利益相關人達成共識,是準備階段最重要的工作,主要利益相關人決定了項目的成敗,要充分了解他們的需求。
項目的規劃
1、風險管理:将主要風險按照重要性排序,劃分影響程度等級和可能性等級,制定應對策略和備選方案。
2、确定項目範圍:界定項目的範圍跟項目三要素的時間、成本、質量等息息相關,如果範圍确定的比較大,意味着成本的提高和時間的延長,确定的範圍不應受到外界影響而不斷擴大。
3、任務分解,确定關鍵路徑:将項目分解到若幹任務中,預測每項工作所需時間。
4、制定和批準項目預算:制定預算,跟團隊和利益相關方進行有效溝通,最後批準計劃。
關鍵提示:對項目範圍的界定非常關鍵,在實際情況中因為團隊對項目的期望過高,以至于給項目組提出了很多要求,有些要求跟項目有關,有些要求可以通過另外的項目解決。
項目的執行
1、定期責任彙報機制:
- 定期機制包括每周的例會,每兩周的小結,每月的總結等。
- 每個人都有責任分工和個人目标,在例會上針對個人目标分析達成情況,并确定改進方法和時間表。
- 操作方法:首先聆聽,展現尊重,明确期望,承擔責任,記錄項目信息等。
2、範圍變更:對計劃中的範圍與實際情況相沖突的部分進行調整,并獲得批準。
3、激勵團隊:通過競賽等形式對團隊在過程中進行激勵。
4、強調項目方向和目标:在執行中始終聚焦在項目的方向和目标上,不要偏離目标。
關鍵提示:定期責任彙報機制是一個非常有效的項目執行方法,需要貫穿項目始終,其作用是讓每一個成為承擔起責任,及時發現問題,及時調整改進。
項目的監控
1、時刻注意項目狀态:
- 監管你已經設立的流程和體系,始終保證執行不偏離軌道。
- 做好應對變化的準備,特别需要具備預見性。
- 監控貫穿在項目的每一個階段,不能走極端,要麼不管,要麼管得太細,定期做好狀态報告。
2、讓利益相關方了解項目狀況,定期向利益相關方彙報項目進展,做好向上管理,讓項目順利有序開展。
3、調整範圍:防止項目範圍擴大,對不适合的内容範圍進行适當調整。
4、始終保持質量标準的一緻性。
關鍵提示:時刻注意項目的狀态非常重要,既要把握執行不偏離軌道,又要對不确定性有預見性,因為項目規劃再嚴密,在實施過程中也會出現不确定性。
項目收尾
1、完成項目内容:
- 确認完成項目範圍,建立項目檔案。
- 公布項目成功,通過獎勵和激勵慶祝項目結束。
2、餘款回收
3、教訓總結:記錄應吸取的教訓。
關鍵提示:在整個項目流程中,跟利益相關方的溝通,确定項目的範圍,實行定期責任彙報機制,時刻注意項目的狀态等,這些都是項目流程中非常關鍵的部分,需要特别關注。
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