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項目計劃 excel
項目計劃 excel
更新时间:2025-02-20 23:56:44

還記得在上學時每天會把要完成的功課寫在便簽紙的經曆嗎?随着智能設備的普及,這樣的便簽紙逐漸被高效智能的 GTD應用所取代。當涉及到管理調控多人合作的大型項目工程是,簡化的 GTD 不再适用,你可能需要更加全面高效的工具。

本文不是一篇測評,隻是對 Mac 平台著名的專業項目管理軟件 OmniPlan作一次簡單介紹,希望更多人了解它。

The Omni Group

The Omni Group是一家從事于效率與生産力軟件開發的美國公司,該公司共50多人卻開發了多款 Mac & iOS 平台應用産品,本身就是一個高效能運作公司的代表。

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)1

The Omni Group 主要開發了四款效率軟件,不少讀者應該對其旗下的 GTD 應用 OmniFocus不會感到陌生,少數派也有OmniFocus 文章介紹。其實 OmniFocus 與 OmniPlan 是側重點不同的同類産品,前者針對于個人用戶的日常計劃清單管理,後者應用于中小型多人合作的項目管理控制。

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)2

與 Microsoft Project 相比,OmniPlan 的優缺點

微軟早在 1995 年就在 Windows 平台開發了項目管理軟件 Microsoft Project,現已更新至 2016 版本。OmniPlan 開發較晚,與 Project 功能相近,卻略有不同。

1. 美觀友好的界面風格

列表清單是傳統任務記錄的方式,而甘特圖則是項目管理專業的展示方式。Microsoft Project 采用左任務列表+右甘特圖的展示模式,非常直觀地将與任務相關的所有信息展示出來。OmniPlan 也采用了這樣的界面,同時提供了資源列表、日曆展示等多種視圖。從設計語言的角度上看,兩者都繼承了各自其他産品的風格。

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)3

Microsoft Project

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)4

OmniPlan

2. 高度的兼容性

作為後輩,OmniPlan 為了吸引用戶,盡了最大的努力兼容 Microsoft Project,它可以直接打開 .mpp 文件(.mpp 文件為 Microsoft Project 生成的文件),也支持導出多種格式為文件,包括 .mpp 文件,但其 v3.2.1 版本導出的文件在 2013 版的 Project 中會出現任務完成度丢失、顔色配置消失的 bug,而 3 月初更新的 v3.3 版本則出現了導出失敗的問題。

OmniPlan 的技術支持表示會修複這些問題,其官網展示頁面的介紹表明應用已經支持 2016 版的 Project。

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)5

3. 高質量報表的生成與分享

項目管理的重要功能是生成報表用于項目控制分析。依賴于自家産品的支持,Project 生成的報表繼承了 Excel 風格,圖形化的數據顯示非常專業。

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OmniPlan 則支持便捷生成列表化的數據報告,甚至将 Gantt Chart 也一并帶出,并支持轉為 .html 格式,可以提供給未安裝軟件的上司或同事打開閱覽,非常直觀方便。

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)7

對于多個項目的同時管理,OmniPlan 還推出儀表盤(Dashboard)功能,可以快速查看項目進展情況。但從目前效果上看,該功能仍有很大的改進空間。

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4. 多平台支持與同步協作

Omni Group 為自己的主打産品都做了移動便攜設備的軟件開發,OmniPlan 也不例外。但高昂的價格(¥488)和移動操作的局限,使得 OmniPlan iOS 版的用戶體驗并不太好,畢竟像這樣專業生産力軟件,還是應該在專業的操作系統上才能發揮優勢。

OmniPlan 還為用戶提供了免費的Omni Sync Server同步服務,任何用戶都可以将項目管理文件上傳至 Omni 服務器,便于團隊成員間互相共同編輯與操作。

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)9

Microsoft Project 雖沒有移動版本的加持,但是結合自家 Office 365 服務,同樣開發了多人協作的 Web 簡化版 Project Online。

OmniPlan 涉及的項目管理術語

1. 任務、摘要任務、裡程碑任務

  • 任務(Task)是最項目管理中基本的單元,是具體可執行的内容;
  • 摘要(Summary)可以看作多個任務的集合、群組;
  • 裡程碑(Milestone)是任務列表中重要的任務結點,如方案的驗收通過、産品研發完成等。

在 OmniPlan 的任務列表可新建任務,并在右側信息欄修改與該任務相關的所有信息。

項目計劃 excel(還在用Excel排項目計劃)10

2. 資源 Resources

資源主要是任務執行的相關人員,也包含相關設備、工具、素材等。

OmniPlan 提供了資源列表,可供用戶編輯修改資源名稱、調用成本等信息。

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3. 任務相關性 Dependency

任務相關性指的是任務之間,開始 Start 與完成 Finish 的關系邏輯,如A任務完成後才可開始B任務。任務邏輯的存在,大大簡化了調整任務節奏與排序的工作。

4. 甘特圖 Gantt Chart

甘特圖是專業項目管理非常重要的部分,它按照時間、邏輯與進程這三大關系,将所有任務作圖形化展示。

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5. 報表 Report

報表會直觀反映任務進度、資源、成本控制等内容。

小結

如果你的工作或學習涉及到進度管理、成本控制或風險評估等,小到科研課題,大到建築工程,都可以嘗試借助 OmniPlan 進行高效有序地管理。

最後要強調的是,項目管理軟件隻不過是提升效率的工具,能否發揮出工具的效用,還是要取決于項目相關人員的管理能力與執行力

限于文章篇幅和工具的專業性,本文未對 OmniPlan 的使用作過多介紹,有興趣和需求的讀者可以在 OmniPlan 官網查閱使用手冊和新功能視頻介紹。

本文内容适用于 OmniPlan v3.3.1,你可以在 App Store和Mac App Store或官網下載 OmniPlan。

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