歸檔文書的案卷級整理是指傳統的文書立卷法，是國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》對文書整理工作進行改革前普遍使用的一種文書立卷法。它是指文書部門将已經辦理完畢，具有一定查考保存價值的零散的文書，依其内在聯系和一定的規律分門别類地組成一個或數個案卷。通過立卷，可以确保文書的完整與安全，便于文件的查找和提供利用，為檔案工作奠定基礎。

案卷級文書的立卷與歸檔，是文書處理過程的最後一個環節，是将現行文書轉化為檔案的基礎，因此，做好歸檔文書的立卷和歸檔工作，對于文書的管理和使用都具有重要意義。

歸檔文書案卷級整理的文書歸檔範圍和整理工作的承擔部門及遵循原則與文件級整理一緻，而整理的方法有所不同。

一、歸檔文書立卷的方法

歸檔文書立卷的方法就是根據文書的特征或文書的保存價值，或者根據文書形成的客觀規律進行組卷。

（一）按保管期限組卷

按保管期限組卷就是按照國家檔案局規定的永久、定期保管期限的不同，對屬于不同保管期限的文件材料分别組卷，為今後的檔案管理與鑒定提供方便。

在實際工作過程中，常常會出現照顧保管期限與保持文件的密切聯系之間發生矛盾的情況。首先，判定保管期限不要孤立地隻從一份文件來看其保存價值，應從有密切聯系的一組文件來考慮。即當一組文件之間有一定的聯系，但因保存價值懸殊，又有相當數量，分别立卷并不妨礙對主要文件的查考利用時，可适當分别立卷；如果文件之間的聯系緊密，分别立卷不便于利用時，這些文件的保管期限就應當統一看待。其次，允許永久卷中有個别定期（30年）保存價值的文件，且這些文件與永久卷中的其他文件有密切聯系，不易分開來立卷；允許定期（30年）卷中有個别定期（10年）保存價值的文件，且這些文件與定期（30年）卷中的其他文件有密切聯系，不易分開來立卷。但是反之則不行，即定期（10年）卷中不能有定期（30年）保存價值的文件，定期（30年）卷中不能有永久保存價值的文件。

（二）按文件形成的客觀規律組卷

所謂客觀規律，就是文件形成的起因、先後順序、前後銜接及一系列固有的程序和手續，也就是公文産生的自然過程。如一件事、一項工作、一個問題、一個案件等，就不宜分散打亂，應各自集中一起立卷，以保證它們之間的自然聯系。按文件形成的客觀規律組卷最典型的就是會議文書的按會議組卷。按會議組卷，就是以一次或一類會議為一個案卷進行組卷。

一次會議，不管開多長時間，不管讨論幾個性質不同的問題，也不管形成多少文件，都以這次會議名稱為卷名，進行組卷。一般是一會一卷，也有一會多卷的，可按照會議文件的多少和會議文件形成的特點或會議文件的文種靈活掌握。

（三）按文件特征組卷

按文件特征組卷，就是将具有共同特征的和有密切聯系的文件結合在一起立卷，以便于日後的查找和利用。文件本身一般具備六個特征：問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、通訊者特征和地區特征。除了這六個特征外，在實際工作中文件的特征還有來源特征（收、發文機關）、載體特征（制成材料）、形狀規格特征（如圖紙、獎牌、禮品、題詞等）。

（1）問題特征 問題特征是指文件内容所反映的事件、人物、事物、問題或工作性質。

按問題特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、問題或工作性質的文件組合在一起集中立卷。

（2）時間特征 時間特征即年度特征。這裡所指的時間有兩個方面：一是指文件形成的時間；二是指文件内容所限制和針對的時間。

按時間特征立卷，即将屬于同一時間（年度、時期、季度、學年、月份等）的文件組合在一起集中立卷。

（3）文種特征 文種特征是指文件種類的名稱。按文種特征立卷，就是将文種相同的文件組合在一起立卷。

（4）機構特征 也稱為作者特征，是指制發文件的組織按作者特征立卷，就是将同一作者的文件組合在一起立卷。

（5）通訊者特征 通訊者特征是作者特征的特殊形式，是指兩個以上機關就某一問題或幾個問題進行工作聯系形成的來往文書。通訊者是指文件的收發或問答雙方。按通訊者特征立卷，就是将兩個以上機關就某一問題或幾個問題進行工作聯系形成的來往文件組合在一起立卷。

（6）地區特征 地區是指文件内容所涉及的地區。按地區特征立卷，就是将内容所涉及同一地區的文件組合在一起立卷。

“六個特征立卷法”是文書檔案基本的立卷方法，即根據文件在問題、作者、時間、名稱、地區和通訊者特征六個方面的共同點将文件組合成案卷。比如：把同一個作者的文件組成一卷；把同一個會議的文件組成一卷；等等。

（四）結合并靈活運用“六個特征”組卷

按照文件的六個特征立卷時，一般不單一地采用某個特征組成案卷，而是綜合分析文件之間的關系，選擇其中最能說明客觀情況的幾個特征作為組卷的依據。結合運用“六個特征”，就是要求在一個案卷中至少運用到三個以上的特征來組卷。例如：“××總公司關于2006年産品銷售問題的調查報告、策劃方案”是作者、時間、問題、文種四個特征相結合組成的案卷；“××省水利開發公司關于××地區水利資源情況的調查報告”是作者、地區、問題、文種四個特征相結合組成的案卷。

此外，在實際工作中還有一些其他的立卷方法，如将文件按照“事”或“件”組卷的“立小卷法”及“四分四注意立卷法”等，它們都具有各自的特點，也是比較适用的立卷方法。在實踐中，以上的這些方面往往要結合起來靈活運用。常見的結合運用方法有年度—機構（或問題）—保管期限或保管期限—年度—機構（或問題）等結合方法。

二、歸檔文書立卷的步驟

（一）平時歸卷

平時歸卷就是在日常工作中将辦完的文件材料随時收集、整理、分類存放，有條理地管理起來，到年終再做必要的調整，就可以成為正式案卷。平時歸卷的好處在于：第一，有利于把文件收集完整，防止丢失和遺漏；第二，有利于組織平時查找利用，方便工作；第三，有利于分門别類地整理，保證案卷的質量；第四，有利于節省人力和時間，以免年終突擊立卷。

平時歸卷的要求主要有以下幾個方面。

第一，做好平時歸卷的準備工作，即按照問題分類，随時做好案卷類目的編制。

第二，搞好平時收集，随時清理辦完的文件，使歸卷工作經常化。要做到應該辦理的文件，辦完後即收回歸卷，要随辦随收，随收随歸。隻需傳閱不做具體處理的文件，閱後即收回歸卷。尤其是會議材料，領導開會回來後，要馬上收回。

第三，歸卷文件要做到“四個清楚”、“十個完整”。四個清楚即收文清楚、發文清楚、領導手中文件清楚、所屬業務部門的文件清楚。十個完整即正件與附件完整、打印件與底稿完整、請示與批複完整、轉發件與原件完整、賬内件與賬外件完整。

平時歸卷還要注意檢查收回文件有無缺張少頁或殘損不清的現象，檢查簽批手續、處理結果及時間等是否完備。要及早發現問題，及時解決，以免到年終不好查找。

（二）案卷的系統整理

案卷的整理與歸檔是文書或文書部門根據文書歸檔制度的要求，将一個年度全部處理完畢的文書材料，在平時歸卷的基礎上，進一步系統地加以整理，全部立成案卷，以便向檔案室移交。

1．案卷整理的要求

按照立卷類目歸入各個卷夾内的文件，在立卷之前，必須逐卷逐件進行檢查、整理，若發現與立卷要求不相符合的文件，要及時進行調整，然後再确定文件的組合而立成案卷，以确保立卷的質量。立卷文件整理的要求主要有以下幾個方面。

1）檢查立卷文件是否齊全、完整

文書立卷，必須要做到立卷的文件材料的齊全和完整。檢查立卷文件是否齊全和完整，首先要對照辦公室的收發文登記本，檢查文件的清退情況，把所有應歸檔的文件材料收集齊全。其次，還要檢查借閱文件登記本，将借出的文件全部收回。這樣一方面保證了立卷文件的齊全和完整，另一方面也避免了文件裝訂成卷後又發現了應當立卷的文件而拆卷進行返工。

2）檢查卷内文件是否符合歸檔範圍

文書立卷歸檔有一定的範圍與要求，在檢查時就要看歸卷的文件材料是否符合歸檔範圍的要求。對重份文件要剔除，對其他不符合歸檔要求的文件也要剔除出來另作處理。如把跨年度的文件挑出來，包括下年度的工作計劃、沒辦結的文件材料等，作為下年底立卷用。

3）檢查卷内文件排列是否科學、合理

為了保持卷内文件之間的聯系和條理性，卷内文件的排列要有一定的規律。例如，按文件重要程度排列的，重要的在前，次要的在後；政策性、法規性的在前，業務性、事務性的在後；綜合性的在前，專題性的在後。正文與附件的排列，正文在前，附件在後。存本（印刷件）與定稿（簽發稿）的排列，存本在前，定稿在後。在檢查卷内文件排列時，發現有不符合排列規律的案卷，就要進行适當的調整，以保證案卷的質量。

4）檢查案卷是否保持了文件之間的曆史聯系

保持文件之間的曆史聯系是立卷的重要原則之一。歸入各卷夾内的文件，凡與本卷特征不符合的要加以調整，或轉入其他有關卷内或另立新卷，避免因立卷不當而造成的案卷界限不清，各卷間文件内容重複、交叉等現象。

5）檢查卷内文件保存價值是否統一

卷内文件的保存價值按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》統一劃分。

永久卷、定期卷要統一标準，凡有保存價值不一緻的案卷，要做适當的調整。文件基本固定後，要根據卷内文件的全面情況，确定本卷的保管期限。

2．卷内文件的整理

1）卷内文件的排列和編号

卷内文件排列是指将每個案卷内的文件按一定的規律進行排列，使每一份文件在卷内處于适當的固定位置，以便于管理和查找利用。卷内文件的排列一般采用若幹文件特征相結合的方法，通常的排列方法如下。

第一，由機構、問題和名稱三個特征組成的案卷，可以按文件形成時間的先後排列，日期早的放在前，日期晚的放在後。

第二，問題與時間相結合的案卷，先将卷内文件按問題分開，然後再對同類問題的文件按時間順序排列。

第三，作者與時間相結合的案卷，先将卷内文件按作者分開，然後再對同一作者的文件按時間順序排列。

第四，問題重要程度與時間相結合的案卷先将卷内文件按問題的重要程度分開，然後再對相同重要程度的文件按時間順序排列。

此外，由一個案件、一項工作等組成的案卷，可以按事件的發生和處理過程的先後順序排列。會議文件材料組成的案卷，可按會議進程及其重要性排列。來往文件組成的案卷，如請示和批複，如果是請示單位立卷，請示在前，批複在後；如果是批複機關立卷，就批複在前，請示在後。有底稿（包括定稿、草案等）和附件的案卷，按先正件後底稿，先正件後附件的方式排列。

卷内文件排列完畢後，為了固定文件的排列順序，便于保護、統計和檢索文件，還需要為文件依次編定頁号或張号。

2）填寫卷内文件目錄和備考表

（1）卷内文件目錄 卷内文件目錄是揭示卷内文件内容和成分的一覽表，按照卷内文件的排列順序填寫，置于案卷的首頁，如表1所示。

表1 卷内文件目錄

■順序号：按照每件文件在案卷中的排列順序依次填寫。

■發文字号：按照文件上的編号填寫。

■責任者：填寫文件的作者。

■文件題名：照實抄錄文件标題。如果有的文件沒有标題或标題不能揭示文件的内容和成分，應為文件重新拟寫标題。由立卷人員重新拟寫的文件标題要加“［］”。

■日期：填寫文件的形成日期，填寫方法是采用阿拉伯數字在年月日間加“．”分隔，表示具體日期，比如，一九九六年六月一日，應寫為“1996.6.1”。

■頁号：有兩種填寫方法。第一，填寫每份文件首頁所在頁的編号，最後一份文件填寫起止頁号；第二，每份文件均填寫起止頁号。

■備注：當卷内文件有一些特殊情況時可予以說明。

卷内文件目錄可以一式三份：一份裝在案卷中；一份留在立卷部門供查閱；一份與案卷目錄合編為全引目錄，作為檢索工具。

（2）卷内備考表 卷内備考表是用以注明卷内文件存在狀況的表格，置于案卷的末頁，如圖2所示。

圖2 卷内備考表樣圖

■本卷情況說明：填寫卷内文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況。如果無情況，可不填寫。

■立卷人：由立卷者簽名。

■檢查人：由案卷質量檢查者簽名。

■立卷時間：填寫完成立卷的時間。

3）拟寫案卷題名

案卷題名又稱案卷标題，就是案卷的名稱，用以概括和揭示卷内文件的内容和成分，是識别、檢索文件的重要标記，也是編制各種檢索工具的重要依據。

拟寫案卷标題要遵守觀點正确、内容概括準确、結構完整、語言精練的基本要求。

概括準确是指案卷标題應當全面地恰如其分地揭示卷内文件的基本内容，使人一看就知道這卷文件大緻有什麼内容。文字簡潔通順是指案卷的标題不能太長，一般以20～30個字為宜，最多不要超過50個字。不能采用連接卷内各份文件标題的方法，拟制出冗長煩瑣的案卷标題。

結構完整是指案卷的标題必須标出卷内文件的作者、問題、名稱三個基本内容，它們之間的排列順序為：作者—問題—名稱。有些案卷标題有時還需要标出地區、時間或通訊者。如需指出作者的所在地區時，地區加寫在作者的前面；若是針對某地區或某人物的問題，地區或人物寫在問題部分的前面；時間一般加寫在問題部分前面。按通訊者特征組成的案卷，應把标題中的作者部分換寫為通訊者，具體如下所示。

案卷題名的基本結構：

作者（責任者）—問題（内容）—名稱（文種）

例如：

當文件内容涉及一定地區、時間或通訊者等立卷特征時，也應予以标明，其結構如下：

（地區）作者（通訊者）—（時間）（地區）問題—名稱

例如：

拟制案卷标題要注意以下幾點。第一，标明作者一般應寫全稱。如單位名稱很長或在許多案卷中重複出現，可寫通用的簡稱。若作者較多，可以概括兩三個主要的作者為代表，其餘單位用“等”字概括。如作者是本機關、單位可寫“本局”、“本廠”或“市政府”、“院黨委”等。第二，準确而簡明地揭示出卷内文件的主要内容是拟制案卷标題的關鍵，按問題特征組成的案卷，由于内容單一比較易于标明。不是按問題特征組成的案卷或由一個範圍更大的問題歸納了幾個具體問題組成的案卷，寫标題時必須注意全面、準确，既不因隻揭示一部分文件的内容，而使另一部分文件内容被略去；也不要概括得過于籠統含糊，使讀者無法把握卷内的文件内容。第三，案卷文件的文種名稱一般應全部标出。對于不具有文種名稱特征的案卷，要标出其中幾個主要的、有代表性的文種名稱，并加上“等”字。

4）填寫案卷封面

案卷題名拟寫完成之後，需要填寫案卷封面。案卷封面的主要項目包括機關名稱、類别名稱、案卷标題、卷内文件起止日期、卷内頁（張）數、保密期限及右下角标出全宗号、目錄号、案卷号等。填寫案卷封面的要求：項目填寫齊全，字迹整潔、清晰、美觀；手工填寫應使用毛筆或藍黑鋼筆；也可使用計算機打印輸出。全宗名稱加蓋專用章（單位公章）的要用黑色油墨。案卷封面式樣如圖3所示。

圖3 案卷封面式樣

■全宗名稱：填寫立檔單位的名稱，使用全稱或規範的簡稱。

■類目名稱：填寫該案卷所屬類别的名稱，如“辦公室類”、“綜合類”等。

■案卷題名：填寫所拟寫的案卷标題，居中書寫。

■全宗名稱：填寫立檔單位的名稱，使用全稱或規範的簡稱。

■類目名稱：填寫該案卷所屬類别的名稱，如“辦公室類”、“綜合類”等。

■案卷題名：填寫所拟寫的案卷标題，居中書寫。

■時間：用阿拉伯數字填寫卷内文件的起止時間。

■保管期限：填寫為該卷劃定的保管期限。

■件（頁）數：裝訂的案卷填寫其總頁數；不裝訂的案卷填寫總件數。

■文書處理号：填寫立卷方案中的類号和條款号。

■檔号：填寫全宗号、案卷目錄号、案卷号，其中全宗号是由檔案館給予立檔單位的編号。

5）案卷的裝訂

案卷的裝訂是為了保護卷内文件不受損壞，防止散失和混亂的一種措施。同時經過裝訂也便于在管理和交接上的清點。卷内文件裝訂的方式分為以“卷”為單位裝訂和以“件”為單位裝訂。同一全宗的案卷應該統一裝訂的方式，使檔案保管整齊劃一。案卷裝訂一般包括以下幾個程序。

第一，拆除裝訂障礙。為了使案卷不受污損，應拆除文件上的金屬物（曲别針、大頭針、訂書釘等）。

第二，修補。為便于裝訂、便于保護文件和方便利用，凡裝訂線左側有起草或簽發字迹的文件材料都應改換裝訂位置（上面、下面或右側），實在改換不了裝訂位置的文件材料要加邊取齊；文件不夠規定尺寸的要加邊裱糊取齊；凡有破損的文件均應裱飾和修補；凡原頁大于規定尺寸的，要折疊起來。

第三，編寫頁号。組卷要以卷為單位編寫頁号。頁号編寫位置：單面書寫的在文件材料右上角編寫頁号；雙面書寫的在文件材料正面右上角和背面左上角編寫頁号。此外，還應用到打号機進行輔助，打印時應打印清楚，做到不錯、不漏、不重。

第四，登記卷内目錄和備考表。應使用檔案局統一印發的目錄紙。

第五，拟定案卷标題。

第六，裝訂成卷。裝訂時做到右邊、下邊齊整，無倒頁，不漏訂。裝訂要用白線繩，左側三孔一線裝訂，兩孔間距7～8cm，線頭要結合在背面，勿外露，裝訂後的案卷必須整齊、美觀。一個案卷一般不超過200頁。

第七，填寫案卷封面。

6）案卷排列、編号和編制案卷目錄

（1）案卷排列 案卷的排列是指在案卷整理裝訂完畢以後，按照一定的聯系對案卷進行分類排列，将案卷組織成一個有機的整體，以保持案卷之間的曆史聯系，便于保管和利用。

案卷排列的方法主要有以下幾種。

①按案卷内容——時間順序排列，即内容有密切聯系的案卷排在一起，形成時間早的案卷排在前面，以此類推。例如，同是計劃生育内容的案卷，可按2001年度—2002年度……依次排列。

②按保管期限——重要程度排列，即保管期限相同的案卷排在一起，重要的排在前面，以此類推。例如，同是永久保管的案卷，可按上級—本級—下級進行排列。

③人事檔案等專門案卷一般按姓氏筆畫或拼音字母等邏輯順序排列。

（2）編号 案卷編号就是給每個案卷編一個固定的代碼。案卷編号的方法是用阿拉伯數字按案卷排列的順序依次編寫。排在最前面的案卷是1号卷，排在第二位的是2号卷，以此類推。

案卷編号的方法有兩種：一種是統編，即一個全宗的所有案卷統一号序，隻編一個從“1号卷”開始的号序系統；另一種是分編，即按全宗内所分類别（年度或保管期限）分别編從“1号卷”開始的号序系統。

統編或分編案卷号各有其特點和适用情況。

統編号的優點是号序單一，不易出現管理上的錯亂；其不足之處是号碼排列較長，難以按照類别或保管期限接續新歸檔或補充歸檔的案卷。分編号的優點是号序能夠反映全宗内檔案分類或保管期限的狀況，便于随時接續新歸檔或補充歸檔的案卷，因此，檔案室管理階段較多采用分編号方法；其不足之處是一個全宗内的同号卷過多，管理中也容易發生錯亂。

（3）編制案卷目錄 案卷目錄是經過系統排列的案卷進行逐一編号登記後形成的案卷名冊，是統計案卷數量和查找利用檔案的基本工具，是文書處理部門向檔案室移交案卷的手續和憑證，也是檔案部門檢查、統計案卷的依據。

案卷目錄必須以全宗為單位編制，準确反映全宗内檔案的實體整理秩序；必須嚴格按照案卷的排列順序登錄條目，準确反映案卷号的排序系統。

案卷目錄的編制方法分為統編和分編兩種。

統編法是指一個全宗隻編制一本案卷目錄；分編法是指一個全宗編制若幹本案卷目錄，分别以全宗内的各個門類為單位進行編制。一個全宗的檔案采用哪一種案卷目錄的編制方法，取決于全宗内案卷的編号方法。即采用統編法編制案卷号的全宗，案卷目錄就隻能統編；采用分編法編制案卷号的全宗，案卷目錄就隻能分編，如按每一年、每一類、每一個保管期限或密級分别編制案卷目錄。

案卷目錄編制完成後，還要給每本目錄編定一個案卷目錄号，作為管理和檢索标識。

案卷目錄的形式均為簿冊式，不宜采用卡片式或活頁式。因案卷目錄使用頻繁，所以應加硬質封皮。裝訂線可在左側或上側。開本尺寸一般采用16開并橫向使用。

案卷目錄由封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄表和備考表六部分組成，其中封面和案卷目錄表是主體部分。

①封面。封面的内容主要有全宗号、目錄号、目錄名稱、編制單位、編制時間、密級、保管期限等，如圖4所示。

圖4 案卷目錄封面

②序言。序言一般置于首頁，簡要對編制方法、目錄結構、立檔單位和全宗概況等進行介紹或說明。

③目次。目次即目錄所分類目的索引，根據案卷的分類排列情況，寫明各類的名稱和所在頁碼。

④簡稱與全稱對照表。簡稱與全稱對照表主要是指案卷題名、作者、地區等全稱過長的名詞經簡化後，對其中不為人熟悉的簡稱列出其全稱，兩相對照，以供查找。

⑤案卷目錄表。這是案卷目錄中最主要的部分，主要包括案卷号、案卷題名、卷内文件起止時間、保管期限、件數、頁數和備注等項（如表5所示）。

表5 案卷目錄表

■案卷号：用阿拉伯數字填寫案卷的實際編号。

■案卷題名：按照案卷封面上的案卷題名抄錄。

■保管期限：填寫該卷标明的保管期限。

■件數：填寫卷内單份文件的數量。

■頁數：填寫卷内實有文件的總頁數。

■備注：用于說明卷内文件的某些特殊情況，如卷内文件紙張、字迹的老化情況和卷内文件的銷毀、移出情況等。

⑥備考表。備考表置于目錄最後，用于總結性地記錄案卷目錄及其所包括案卷的基本情況，如案卷總數量和排架長度，案卷号總号數與案卷實有卷數的對應程度，即是否有分卷（一号兩卷或幾卷）、空号（有号無卷）等（如圖6所示）。

圖6 案卷目錄備考表

案卷目錄應一式三份，一份存檔，一份備用，一份随檔移交。

7）檔号

檔号是檔案室（館）在整理和管理檔案的過程中賦予檔案實體的一組位置号或存址号，包括全宗号、案卷目錄号、案卷号、卷内文件的頁号或件号。檔号是檔案實體最基本的秩序号，是檔案整理成果的一種客觀記錄。它反映了分類與排列的次序，為日常的管理和查找利用提供了便利的條件，因此，在檔案管理中具有不可替代的作用。

（1）檔号的編制方法。

全宗号是檔号序列中的第一個号碼。全宗号通常是檔案館為每一個全宗編定的，其編制方法主要有大流水編号法和分類流水編号法兩種。大流水編号法是檔案館按照全宗進館的先後順序從1号開始依次編定号碼。分類流水編号法是将檔案館的所有全宗劃分為若幹大類（全宗群），并以固定的代字或代碼作标志，如用漢字的“黨”、“政”、“建”或漢語拼音字頭作為代字，然後在各個大類中按全宗進館的先後順序流水編号。

案卷目錄号、案卷号、卷内文件的頁号或件号的編制方法已在前面介紹過，不再贅述。

在編制檔号時，要注意指代的唯一性，即每一個編号對象被賦予的号碼都是不同的，不允許有重号的現象。具體地說就是：同一個檔案室（館）内不能有相同的全宗号，同一個全宗内不能有相同的案卷目錄号，同一個案卷目錄内不能有相同的案卷号，同一個案卷内不能有相同的頁号或件号。

（2）檔号的表示方法。

全宗号标寫于全宗名冊、案卷目錄封面和案卷封面上；案卷目錄号标寫于案卷目錄封面和案卷封面上；案卷号标寫于案卷封面和案卷目錄中；頁号或件号标寫于卷内每一頁或每一份文件的首頁上。

用檢索工具進行檢索時，如果檢索級别為案卷，則要同時标寫全宗号、案卷目錄号、案卷号三個号碼；如果檢索級别是文件級，則要同時标明全部檔号，其标寫方法是用“—”置于各層次各号碼之間，并将其連接起來，例如，某一份文件的檔号為：3—5—2—7，就是指這份文件屬于某檔案館（室）内的第3号全宗中的第5号案卷目錄中的第2号案卷中的第7頁或第7件文件。

（三）案卷的歸檔

歸檔是指文書部門将立好的案卷定期向檔案

部門移交以便集中保管。任何個人都不得保存應當歸檔的文件。

國家檔案局1987年12月4日印發的《機關檔案工作業務規範》和2006年12月28日公布的《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》具體規定了文件材料的歸檔制度，其中包括歸檔範圍、時限和對案卷的要求。

1．歸檔範圍

歸檔範圍即文書立卷的範圍。凡屬于立卷範圍的文書材料，一律歸檔。

2．歸檔時限

機關單位文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。對一些專門性的文件或駐地比較分散的個别業務單位的文件，可根據實際情況商定适當的歸檔時間。

3．歸檔要求

歸檔要求是指對需要歸檔的案卷在質量、規格上的要求，主要包括以下幾點：

（1）應歸檔的文件材料應齊全、完整；

（2）文件和電報按其内容的聯系，合并整理立卷；

（3）案卷标題應簡明确切，按規定進行系統化排列和編目；

（4）區分保存價值，準确劃定案卷的保管期限。

移交案卷時，必須有移交目錄，并按移交目錄清點核對，履行移交手續。案卷移交目錄封面如圖7所示，文書歸檔移交/接收登記表如表8所示。案卷歸入檔案部門後，文件即轉化為檔案。

圖7 案卷移交目錄封面

表8 文書歸檔移交/接收登記表