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如何規範設置公文格式
如何規範設置公文格式
更新时间:2024-11-17 09:25:54
機關公文格式設置規範方法

公務員吧 2019-02-12 16:27:00

本方法根據《黨政機關公文格式國家标準》(GB/T9704-2012)制定。具體内容如下:

一、辦公軟件要求

适用于微軟OFFICE—WORD文字處理軟件。

二、頁面設置

1.選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽,上:3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)1

2.選擇“紙張”附簽,“紙張大小”設成“A4”。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)2

3.選擇“版式”附簽,将“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”,“頁腳”設置成“2.5厘米”。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)3

4.選擇“文檔網格”附簽,“字體設置”,“中文字體”設置為“仿宋”;“字号”設置成“三号”,單擊“确定”按鈕。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)4

5.進入“文檔網格”附簽,選中“指定行網格和字符網格”,将“每行”設置成“28”個字符;“每頁”設置成“22”行。然後單擊“确定”按鈕,這樣就将版心設置成了以三号仿宋體為标準、每頁22行、每行28個漢字的國家标準。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)5

三、插入頁号

1.選擇“插入”——“頁碼”,“位置”設置為“頁面底端(頁腳)”,“對齊方式”設置為“外側”。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)6

2.然後單擊“格式”按鈕,“數字格式”設置為-1-,-2-,-3-顯示格式,單擊“确定”按鈕,再次單擊“确定”按鈕完成頁碼設置。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)7

3.雙擊頁碼,選中頁碼(包括左右兩條短線),将頁碼字号設置成“四号”;字體為宋體的阿拉伯數字;奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字,偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。

四、文号制作

1.平行文或下行文号:文号——三号仿宋、居中顯示,編排在發文機關标識下空二行位置。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)8

2.上行文文号:文号——三号仿宋字體、左空一個字的距離;簽發人——三号仿宋字體;簽發人姓名——三号楷體、右空一個字的距離,編排在發文機關标識下空二行位置。

注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:選擇“插入”——“符号”——“符号”附簽,找到六角符号後,将光标置于準備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)9

五、公文正文排版

制作公文正文内容:正文内容根據實際需求,可以直接錄入文字,也可以從其它軟件中将文字複制進來,但必須遵循以下國家标準:

1.标 題——2号小标宋字體,居中顯示,編排于紅色分隔線下空二行位置。

2.主送機關——3号仿宋字體,居左頂格,冒号使用全角方式,編排于标題下空一行位置。

3.正 文——3号仿宋字體。

4.文種結構層次——依次用“一、” “(一)” “1.” “(1)” 标注。一級标題用3号黑體字,二級标題用3号楷體,三級和四級和正文一樣用3号仿宋。

5.附件——是正文内容的組成部分。3号仿宋字體,在正文下空一行,左空2字編排,“附件”二字後标全角冒号和附件名稱,附件名稱後不标注标點符号。

6.發文機關署名——3号仿宋字體,距最後一行正文内容3個空行放置,以成文日期為準居中編排。

7.成文日期——3号仿宋字體,發文機關下方右空4個字格編排。

8.印章——加蓋端正,以成文日期中心為準,印章下端壓成文日期。

注:公文正文排版内容請參照“信函格式文件示意圖”理解。

六、版記制作

1.選擇“表格”——“插入”——“表格”,設置“列數”為1,“行數”為2。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)10

2.選中表格,單擊鼠标右鍵——表格屬性——“表格”附簽,“對齊方式”設置為“居中”。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)11

3.然後單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預覽”窗口中将每行的下線選中,豎線取消;同時,設置第一行和最後一行下線的寬度為1½磅,中間一行下線寬度為½磅,點擊“确定”。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)12

4.進入“表格屬性”——“列”附簽,設置指定寬度為15.6厘米,點擊确定。

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5.在制作成功的表格第一行,輸入主送單位、抄送單位,用4号仿宋體字,編排在印發機關和印發日期之上一行,左右各空一字編排,回行時與冒号後的首字對齊,最後一個抄送機關名稱後标句号;表格第二行,輸入印發機關、印發日期,用4号仿宋體字,印發機關左空一字,印發日期右空一字後加“印發”二字。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)14

注:因現行的規範是要求公文雙面打印的,因此公文的最後一頁必定是偶數頁,也就是如果公文在奇數頁完結,則要版記排在背面的偶數頁,否則背面偶數頁空白,不是一個整體。

七、打印設置

機關公文打印采用雙面印刷,左側裝訂,現有大部分打印設備隻具備單面打印功能,請按以下步驟設置文本打印。

1.選擇“文件”——“打印”——“打印(R)”,設置奇數頁,點擊“确定”。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)15

2.将打印完畢的奇數頁文件,空白背面按順序疊放,放置打印設備送紙盒。

3. 選擇“文件”——“打印”——“打印(R)”,設置偶數頁,點擊“确定”。

如何規範設置公文格式(機關公文格式設置規範方法)16

上述版面設置方法是拟制各種公文的前提條件,也是“套打”輸出紅頭文件首頁的基礎。為便于理解,後附公文格式圖解說明,請參照學習。

附:機關正式公文格式圖解

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