最近，WPS 君和朋友們聊天，發現大家平時辦公中，經常遇到這 4 個問題：

1）微信上收發的工作文件，常常點開提示已過期或被清理。

2）團隊的資料文件分散，沒有統一存放，經常要花時間尋找。新人入職時沒有統一的知識庫可查閱。

3）老師收集學生作業/健康碼、團隊負責人收集團隊成員的周報/月報時，得下載後整理，過程繁瑣。

4）在團隊項目中，需要協作的文檔被多人反複修改，版本難以區分。

這些常見的問題，其實都能用小功能「共享文件夾」就能解決啦，不知道大家都用上了沒？

它的可用場景非常多，十分好用，今天就來給大家具體介紹下吧！（小聲：看到最後，文末有福利哦！）

01

共享團隊文件資料

實現認知同步、不怕微信清理

小金是公司的一個團隊負責人，每逢新人入職，都是他最忙的時候。因為新人入職缺乏對部門信息和公司相關規章制度的了解，總是來問他要一些資料：

反反複複，忙忙碌碌，小金的工作總是被打斷，效率不佳，隻得夜深人靜時獨自抗下所有......

作為 WPS 用戶的小金，其實可以......使用共享文件夾！簡單三步，再也不要在新人入職時，成為人肉文件傳輸機：

1）在手機端 WPS 或者電腦端 WPS 新建一個共享文件夾

2）把需要共享的團隊資料，分門别類地放進共享文件夾中

3）生成邀請鍊接，直接複制到微信、QQ上邀請團隊成員加入

如此一來，成員加入後，成員便可以直接看到完整的共享知識庫，哪裡有疑問都能找到答案。

創建「共享文件夾」的具體的各端操作，大家可以參考下面的小教程：

❶ iOS、安卓手機端用戶：

❷ 電腦端用戶：

創建完共享文件夾後，小金就可以把和團隊所有相關的資料都放進共享文件夾裡，無論是文件，還是圖片，都不用壓縮，全都可以存進來，也不怕被微信清理！

而加入的團隊成員，便可直接看到文件夾中的所有内容。一個方便好用的團隊共享知識庫就此搭建成功，小金從此隻需發一個鍊接就輕松搞定！

具體效果圖如下：小金在團隊知識庫中，分門别類地上傳了與本團隊有關的所有公共資料，包含了團隊各部門信息、報銷須知、團隊進行中的項目、已完成的項目、微信推送素材庫、與本團隊相關的研究資料收集等内容。

小金的團隊知識庫（效果圖）

小小的功能，卻讓小金一次性把所有的文件存儲在雲端，不需要再挨個找文件、發文件。

而要看文件的新人們或者團隊成員們，也不用反複向同事請求發送文件，更不用擔心微信上文件過期被清理。多全其美，豈不樂哉~

02

改進收集的方法

提高效率，減少反複工作

如果隻用「共享文件夾」來做團隊知識庫，那你可就小看它了！

小金的朋友小檬是位教師，她不僅像小金一樣，用共享文件夾來建立班級知識庫（把課件、學習資料都放到一起），還巧妙地用共享文件夾解決了疫情期間收集作業、收集學生健康碼的麻煩事。

小檬老師的其他同事，在收作業、收集健康碼圖片時，都要求學生每個人都發到她的微信裡，然後再一個個核對、整理、催交......工作量真是浩大。

而小檬非常機智，她建立了一個班級共享文件夾，把孩子的家長都邀請進入了這一文件夾中。

在需要收集孩子和家長的健康碼時，她隻需要在班級微信群裡告訴家長，上傳的要求和規範，剩下的工作都由家長完成好了。井井有條，一目了然。

小檬接下來的工作：去共享文件夾欣賞一下自己科學工作方法的成果

小檬收集學生文件的共享文件夾

小檬的班級共享文件夾

小檬的同事知道小檬的這個方法，能不說一聲 666 嗎？！

03

文件雲端實時更新

支持多人共同編輯，無須反複發送

除了能搭建團隊知識庫和高效收集文件，共享文件夾另一個厲害的地方在于：共享文件夾中的文檔都在雲端，無論有任何改動，可以實現實時多端同步。

以往小金和小檬在進行多人合作的工作場景下，不同版本的文件總需要在微信上傳來傳去，項目的資料也是通過微信發送，非常不方便。

而如果使用 WPS「共享文件夾」的話，小金的團隊成員們就能直接打開文檔，實現多人實時地編輯、實時保存，協作記錄中也可以看到協作的曆史，再也不用擔心文件版本過多的問題啦。

共享雲文檔示意圖

提高生産力，加速團隊合作，讓工作變得高效快樂，就是 WPS 共享文件夾啦！快用起來吧