Microsoft Office是目前Windows平台上使用最廣泛的辦公套件，它同時也有Mac、iOS和Android等不同平台的版本。在Microsoft Office應用程序的功能當中，有一個功能對我們非常有用，但許多人沒能好好地利用它，這一功能就是查看和還原文檔早期版本的功能。

1. 使用文檔早期版本的必要條件

在Office中恢複文檔的早期版本有一個前提條件：所處理的文檔必須是保存在微軟雲端（OneDrive或SharePoint Online）。對于在網頁中使用的Office Online或Office 365，默認一般以網絡賬号登錄，文檔就是保存在雲端的。而如果使用的是Office for Windows（Office 2016或2019）或Office for Mac、iOS等，則需要在使用時以網絡賬号登錄，才可能啟用該功能。但使用Android版Office套件的用戶，暫無法享受到這一便利。

2. 在可用環境下還原文檔的曆史版本

在Windows版的Office 2016中，将文件還原到早期版本比較容易。如果編輯文檔之後将文件保存到了雲中，之後點擊“文件→曆史記錄→查看并還原以前的版本”，選擇要還原的版本，單擊“還原”按鈕，即可調用文檔的早期版本（圖1）。

在Office 2016 for Mac中，點擊“文件→浏覽版本曆史記錄”，選擇要打開的版本，可在單獨的窗口中查看曆史文件。若是用平闆或手機在iOS平台的Office中進行操作，點擊“文件→曆史記錄”選擇曆史文件，或在OneDrive文件列表中選擇文件并點擊功能區上的“版本曆史記錄”進行查看。

如果使用的是Office 365，需要通過套件的如下路徑查看和恢複文檔的曆史版本：“文件→信息→查看并還原以前的版本”。

使用Office Online查看和還原文檔的曆史記錄，同樣可以通過OneDrive文件列表選擇“版本曆史記錄”。對于已經打開的文檔，點擊“文件→信息→版本曆史記錄”選擇還原曆史版本。

3. 曆史記錄與“自動保存”聯用

文檔版本的曆史記錄一般與“自動保存”選項一起發生使用，當文檔存儲在OneDrive或SharePoint Online中時，會自動保存文檔。在Windows和MacOS平台的Office中、Office365的Word、Excel和PowerPoint中均可獲得該功能。自動保存大約每10分鐘執行一次，但微軟表示，時間還取決于正在處理的項目以及在文檔中所做的修改。

對于Microsoft雲中的文件，“自動保存”始終默認為“開”。但如果我們對個别文件關閉了“自動保存”，則程序将記錄此設置，并在每次重新打開此文檔時始終将其禁用。如果要關閉所有文檔的自動保存功能，可在所用軟件的“保存”選項的設置頁面中，取消對自動保存文件選項的選擇（圖2）。