财務軟件使用技巧

在會計軟件使用過程中，恰當地運用軟件系統提供的功能，可成倍地提高工作效率。

一． 建帳中的技巧

1 ． 代碼設置

會計軟件中大量應用代碼，如會計科目代碼。代碼設置規則是在建帳時确定的，确定代碼規則時要特别注意協調簡潔性和可擴充性，簡潔

性要求每層代碼盡可能短，而可擴充性要求每層代碼間留有一定的空間，以備日後會計科目增多時各層代碼仍适用。這就要求在确定每層代

碼長度時要在這二者間協調、平衡。一級總帳科目的代碼通常已在會計制度中規定，需要用戶自行确定代碼長度的是二級以下明細科目，大部

分明細科目的科目數量變化不大，科目數量不确定性較大的是明細科目，如往來科目、材料科目等，但在同一級的明細科目中，其代碼長度

是以同一上級科目下科目數量最多的一個來确定的，那怕是隻有一個這種科目的明細科目數量較多，其他同級科目的代碼長度都要與其一緻。

例如，二級明細科目代碼的長度确定，首先要逐個分析總帳科目下明細科目數，如 "現金"可不設明細科目， "銀行存款 "通常以開戶帳号為明細

科目，科目數一般不會上百個， "短期投資 "、 "待攤費用 "、 "在建工程"等下設明細科目也不會超過百個，兩位的代碼長度能容納 99個科

目，應能滿足需要，但 "應收帳款 "、 "應付帳款 "等通常以客戶名和供應在商名稱設置明細科目，明細科目的數量不确定性較大，如果用戶 的客

戶和供應商較多接近或超過 100個，兩位代碼就不能滿足要求，二級科目的代碼長度就應設定為三位。

2 ． 初始數據輸入

建帳需要輸入的初始數據主要是期初餘額。如果會計軟件不是在年初時啟用，各科目的年初餘額、借貸方累計發生額也有必要輸入（有些

商品會計軟件允許隻輸入期初餘額），因為，在會計報表中除需要填報當月發生額外，還需要填報累計發生額（有些會計核算軟件可省去年　

初餘額和累計發生額）。為了和曆史資料對比，也需要累計發生額數據。對于年初啟用的會計核算軟件，年初餘額就是期初餘額，數據輸入

工作量較少，年中啟用，數據輸入工作量相對較大，但可以利用數據間的關系盡量減少輸入量，如隻輸入最低級明細科目的年初餘額，和借貸

方累計發生額，然後利用核算軟件提供的功能彙總有明細科目的上級科目和總帳科目的年初餘額和發生額，并計算出期初餘額。

二． 憑證輸入中的技巧

1 ． 摘要輸入

憑證摘要多為中文，如果你是一個打字高手，輸入中文摘要自然不在話下，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會大打折扣。憑證

輸入中有許多常用會計詞彙，而不少會計軟件提供了用戶級的詞彙庫，可将常用詞彙預先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸入憑證時調用自

定義詞彙，可提高輸入速度。

2 ． 科目代碼輸入

會計軟件中的科目代碼是為提高會計軟件的運算速度和精度而設計的。輸入記帳憑證時隻需輸入科目代碼，操作較簡單。但要求用戶輸入

确定的科目代碼，而用戶對會計科目較熟悉，對科目代碼卻不一定能記得準确，如果用戶輸入了未經定義的科目代碼，軟件系統将提示科目不

在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。如果科目數量較多，人

工逐頁查找也很費事。事實上，許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準确的科目多為明細科目，其所屬總帳科目或上

級科目一般較明确，輸入此類科目時，幹脆隻輸入到其上級科目的代碼，由于系統隻能接受最明細的科目，此時将打開科目代碼表，并指向

剛輸入的上級科目，所要查找的明細科目應就在附近，省去多餘的翻頁查找操作。

3 ． 金額輸入

按照會計制度的有關規定，記帳憑證可以一借多貸，或多借一貸，在輸入完多借或多借的分錄後，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合

計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，有些商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。

4 ． 編制會計分錄中的技巧

（1）．會計分錄盡可能細。記帳憑證是帳務處理的原始資料，所有帳簿都是根據記帳憑證的分錄來登記的，分錄越詳細，帳簿也越詳

細。為日後查帳方便、快捷，在編制記帳俄憑證時，應盡可能地詳細，甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄，摘要也應詳細說明。不過這樣

會使記帳憑證的輸入量加大，但為日後用帳考慮，這樣做還的值得的。

（2）．沖減收入或費用以紅字或負數反映。在輸入收入和費用類

科目的記帳憑證時，如果發生額的方向與該類科目餘額方向相反，如沖減收入或費用，應将金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的餘額相

同的方向，收入類為貸方，費用類為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡捷，有些報表需要取某一會計期間某些科目的發生額，如損益

表，損益類科目期末結轉後沒有餘額，必須用科目的發生額填報。如果沖減費用金額記入貸方，報表所需的期間借方發生額就不正确，還應扣

除沖減的費用，如取借貸方發生額的差，由于貸方發生額中包括期末結轉金額，差為 0，由計算機識别自動彙總沖減的費用比較困難，不如在

編制會計分錄時以紅字或負數反映沖減的費用和收入。

三． 改錯更正技巧

發生錯帳，如果是當月的未登帳記帳憑證，可直接修改，如果是已登帳甚至以前月份的記帳憑證，可沖銷錯誤憑證，然後重新填制正确 的

記帳憑證。這是正常的錯帳更正方法，事實上，有不少會計核算軟件還提供反登帳、反結帳的功能，反結帳功能可将會計期間推前，然後将未

結帳的記帳憑證用反登帳功能返回到未登帳狀态，再加以修改。

四．打印帳簿中的技巧

1 ． 年終結帳後打印。每月打印的帳簿會有許多空白，紙張浪費驚人，每月将同一個科目的帳頁歸集起來也相當費事。會計電算化後，輸

入記帳憑證，并經登帳、結帳，帳簿即已在電腦中形成，隻要及時做好備份，數據相對安全，查帳、用帳也方便、快捷，如有需要也可單獨打

印出指定科目的帳頁，年終結帳後再打印出全部帳頁，裝訂成帳簿。2 ． 清單式打印。采用清單式打印可進一步減少帳頁間的空白，壓

縮各科目間的帳簿頭，節省紙張，可以連續打印，減少打印中的人工操作，省時、省事、省紙。