辦公自動化最佳實踐

消除信息孤島，讓員工輕松獲得推動流程和完成項目所需的知識是任何辦公自動化計劃的關鍵目标。使用正确的工具，您的組織可以釋放信息資産的價值，促進員工協作，消除流程中複雜、破碎的變通辦法。

啟動辦公自動化工作的發現過程可識别瓶頸并強調重新設計基于紙張的流程對于您的業務增長是必要的。這也可以幫助您更快地獲得同行的認可。

工作流自動化将幫助您以實用和創新的方式應對信息管理挑戰。如果您在進行數字化轉型時考慮到以下 9 個措施，那麼您已經遙遙領先于競争對手。

1.定義每個工作流程基礎的業務規則

這些準則描述了公司政策和程序，并且總是可以用“是或否”或“對或錯”等“非此即彼”的問題來表達。例如，業務規則可能會說，如果客戶已經在系統中（是），他們将獲得 10% 的折扣。如果客戶不在系統中（否），他們将獲得 20% 的折扣。

2.考慮文檔生命周期

分析每種文檔類型在從捕獲到積極使用、歸檔和執行保留計劃的過程中所扮演的角色。

• 是什麼啟動了這個過程——一封電子郵件、一個電話、一個電子表格、一張紙質表格、一封郵件中的信還是一個未經預約而來的人？
• 你對這些信息采取的第一個行動是什麼？
• 誰參與了這個過程？ 文件是否需要審查或批準？
• 是否需要與其他系統或 ERP 集成？
• 文件是否有強制性的保留時間表？ 如果有，您必須将其保存在檔案中多長時間？

3.利用人工智能 (AI) 的力量

光學字符識别 (OCR) 模闆是一種有用的工具，但它們也有局限性。高級軟件DocuWare Intelligent Indexing 等高級軟件更勝一籌，當發票編号和公司名稱等數據字段位于文檔上的不同位置時，根據供應商的不同，它使用 AI 自動處理文檔。該軟件可以掃描電子和紙質文檔中的關鍵術語，并将該信息轉換為可搜索的索引數據。

4.使用版本控制

版本控制可确保文檔保持其原始完整性，因此您不必擔心出現管理多個紙質副本或由不同的人編輯多個電子副本的問題。

打開數字版本控制後，當授權用戶打開文檔進行編輯時，其狀态顯示為“已簽出”。然後該文檔對其他用戶是隻讀的。每次重新簽入文檔時，都會自動收到一個新的版本号。

這可确保對文檔進行更改的每個人都使用最新版本。舊版本可以在版本曆史中查看，它還顯示版本号、狀态、存儲日期、任何評論以及保存文檔的用戶。

5.指定替換規則以将任務分配給組而不是一個人

自動化使您可以與團隊中需要了解工作流程的任何人共享信息。此外，每個負責完成任務的員工都可以在辦公自動化解決方案中查看它。可以發送電子郵件更新以提醒員工注意其工作隊列中的新任務。

數字工作流可以通過将新任務分配給更具能力的員工來平衡每個人分配的工作量。可以輕松配置異常和升級。因此，當團隊成員不在辦公室時，可以設置替換規則重新分配任務。

6.使用條碼加快紙質文件的索引

如果将條形碼附加到應組合在一起的每個文檔的第一頁，則可以一次掃描所有文檔。每個新條形碼标識一個新的文檔類型。此外，它們在掃描和導入大量文檔時将文檔分開。例如，如果您收到很多要一次性掃描和存儲的發票，您可以使用條形碼來識别發票編号字段，并将每張發票發送到指定的文件夾以進行審核和批準。

7.自動導入

自動化使您可以與團隊中需要了解工作流程的任何人共享信息。此外，每個負責完成任務的員工都可以在辦公自動化解決方案中查看它。可以發送新的電子郵件，提醒員工注意其工作隊列中的新任務。

8.在整個組織中遵循一緻的命名約定

命名約定提供了描述信息如何分類和組織的框架。這就是為什麼堅持使用一緻的方法來命名數字文檔、文檔類型和文件夾很重要。以标準化、合乎邏輯和直觀的方式命名這些信息可确保團隊成員輕松管理和訪問信息。

請記住保持文件名簡短且有意義。對文件夾使用廣泛的标題，而不是過于具體的。避免使用難以理解的或可能随時間變化的縮寫。注意這些細節會增加可搜索性并改善整體組織。

9.使用自動化的相關文檔功能

通過創建公共數據字段可以輕松地鍊接屬于同一業務流程的文檔。然後可以一鍵檢索相關文檔。

例如，您可以存儲與客戶或供應商相關的所有業務交易的完整且安全的記錄，這在審計期間非常寶貴。這些記錄可以包括電子郵件、合同和其他機密文件。當審核員要求時，您可以立即訪問信息，不會有任何延遲。