Word 2013需要郵件合并功能的前提是：有一個标準的Excel數據表，就可以很方便的按一個記錄一頁(或多頁)的方式從Word 2013中用郵件合并功能将員工的工資單批量生成出來。

步驟一：先建立兩個文檔

一個Excel文件，下面簡稱數據源，内容為包括變化信息，如圖1是一份工資表。

圖1

一個Word 2013文件，下面簡稱主文檔，内容為共有内容。如圖2為某公司員工工資單模闆。

圖2

步驟二 合并郵件

Word 2013有專門的“郵件”選項卡，在Word 2003及以下版本，可以通過"工具"、"信函和郵件"、"顯示郵件合并工具欄"，打開郵件合并工具欄。這裡以Word 2013為基準進行說明。

1．打開數據源文件。依次單擊：郵件選項卡、選擇收件人、使用現有列表，進入“選取數據源”對話框，找到郵件合并數據源“工資表”，單擊“打開”，如圖3所示。在“選擇表格”對話框中選擇數據源存放的工作表Sheet1，單擊“确定”，注意默認勾選“數據首行包含列标題”前面的複選框不要去掉，如圖4所示。

圖3

圖4

2 ． 插入數據域。以插入 工号 為例，将光标定位到 工号 處，點擊郵件選項卡中的“插入合并域”，然後選擇“ 工号 ”即可 ，如圖 5 所示 。重複上述操作數次，依次插入其他需要的數據。

圖5

3. 完成合并工作。 單擊“ 完成 并 合并 ” 中 “ 編輯 單個文檔 ” 命令 按鈕 ， 彈出 “ 合并 到新文檔 ” 對話框 ，選擇 “ 全部 ” ， 如圖 6 所示， 等待少許時間即可生成 “信函 1 ”， 郵件合并工作就基本完成了 ， 效果如 圖 7 。

圖6

圖7

但是，我們可以看到個人所得稅、應扣合計、實發工資等項目出現小數位數過長的問題，那麼如何解決呢？

光标定位到“《個人所得稅》”，右鍵選擇“切換域代碼”，出現“{MERGEFIELD個人所得稅}”,在“{MERGEFIELD個人所得稅”之後、在“}”之前輸入“\#”0.00””，然後單擊“更新域”。此處應注意輸入反斜杠、井号、英文半角雙引号的順序，如果輸錯無法生成正确小數位數工資單，如圖8所示。同樣方法依次設置應扣合計、實發工資等項目的域代碼。最後按前述方法完成郵件合并工作，保存“信函1”，如圖9所示。

圖8

圖9

如果需要打印，可依次選擇：完成并合并、打印文檔，然後可以選擇打印全部内容、當前記錄、從某條到某條進行打印。

Word郵件合并功能同樣還可以用在學生成績單、榮譽證書、畢業證、準考證、審計詢證函等具有固定格式需要批量打印的單據管理方面。今天的分享就到這裡，謝謝大家。