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前段時間，有很多同學向我抱怨。

每當老闆把項目交到自己手裡，就感覺，推進起來特别困難。每天看着海量的信息在各個群聊裡漫天飛舞，參與項目的同事們雖然幹勁滿滿，卻不免手忙腳亂。時間一長，就覺得控制感越來越弱，推進效率越來越低。

太鬧心了。潤總，我該如何是好？

如何與同事，尤其是跨部門的同事，高效地協作，快速地推進項目進程？

這一直是一個困擾公司和負責人的問題。

2002年，我26歲，沒日沒夜地學習管理，做項目，然後去參加了一門考試。

這門考試叫做，項目管理專業人士資格認證（PMP）。

從當時的時間看，我也許不是中國前100名獲得PMP認證的人，但至少也是前1000名吧。如今擁有認證的，可能有幾十萬人。

這麼多年過去，我做了很多新的事情，也有了很多新的理解。

加上最近，我也和企業微信的同學聊到了關于項目管理的話題。

企業微信的同學，給我講了一個關于知識星球的故事。

聊完之後，就一個感受：新奇。

今天，我試着講給你聽。

信息，一場沙塵暴

知識星球是一款做社群知識分享的App，用戶隻需要付費加入感興趣的社群，就能看到大咖“星主”分享的知識幹貨。到今天，知識星球已經赢得了3700多萬的忠實用戶。

可你知道，知識星球的團隊有多少人嗎？

剛過50人。

太牛了。

但這也意味着，這50多個人，幾乎每天都要推進着各種各樣的，被3700多萬用戶倒逼出來的項目。

知識星球經常會收到用戶在使用App時遇到的問題。比如前段時間，就有一部分用戶反映，希望知識星球的視頻能夠實現倍速播放。

這是一個好建議呀。

知識星球的大客戶負責人，趕緊把這條建議轉發到各個部門的讨論群裡。

結果，也遇上了“項目推進緩慢”的問題。

聽到這裡，你可能會有一點疑惑。50多人的小團隊，應該非常高效才對，怎麼會推不動項目呢？

50多人的團隊，确實不大。但需要同步的信息，已經足夠多了。

誰來牽頭，誰來決策？先做哪步，項目進行到哪了？有哪些風險隐患？這些信息分散在各個不同的讨論群裡，很難同步起來。

那怎麼辦？

很多人的第一反應就是，那就拉一個大群呗。有什麼事，都在這個大群裡說，行不行？

不行。每位同事，都有自己每日常規的工作，有既定的工作計劃，有習慣的工作節奏。

這麼多人，在同一個大群裡讨論。上一句話還在協調哪些同事參與配合，下一句話又開始聊産品需求排期的問題。需要關注的信息很快就被蓋過去了。

一旦不小心錯過了信息，就隻好回到群聊裡找。怎麼找？頂着“99 ”的消息提示，向上找到猴年馬月。信息效率，一下子就掉下來了。

信息效率一下降，辦公效率就跟着下降。項目自然就推不動了。

最後，外部的用戶滿懷期待，内部的效率卻越來越低。

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那怎麼辦？

難道就這麼眼睜睜地看着時間流逝，效率下降嗎？

文檔，風暴的中心

怎麼辦？那要怎麼溝通？難道還有什麼更厲害的溝通方式嗎？

其實，我們今天所擁有的協同工具的溝通功能，已經足夠好了。

比如說，企業微信的在線文檔。

聽到這裡，你可能又會有一點疑惑。在線文檔，不是一個用來碼字的工具嗎？和溝通有什麼關系？

是的。在線文檔，一直以來都被當成是一種碼字工具。所以，我們總是習慣性地把信息碼在文檔裡，再把群聊、私聊當成溝通工具，最終讓信息彙總在群聊裡。

但其實，我們可以直接把信息彙總在同一個在線文檔裡。

為什麼要彙總在同一個在線文檔裡？

前面我們說，群聊，很容易帶來信息的混亂。而同事們每天都有既定的工作。

東一言西一語，同事們的注意力就會被分散。一旦因為注意力的分散而喪失了緊迫感，同事們就很難集中到項目上來。怎麼辦？

有一個最簡單的方法，就是在同一個地方，向所有人交代清楚項目的“背景”——為什麼急着要做這件事？

為什麼？

用戶的需求，就是最好的“為什麼”。用戶的難題、用戶的反饋、用戶的信息，就是最好的“背景”。用戶的聊天記錄截圖，就是最強烈的“緊迫感”。

圖文并茂，一次性拉齊注意力。

在這個“用文檔來溝通”的機制中，每個部門的同事都能在第一時間達成共識：為什麼要做這件事，要做一件什麼樣的産品，用戶是不是真的很關注。

這樣一來，同事們就能立刻知道，哪些信息和我有關，我應該領走哪些任務。

這就是把在線文檔當作溝通工具來用的好處。

低效的溝通，是群聊不動，文檔往群聊裡跑。

高效的溝通，是文檔不動，信息往文檔裡跑。

還能這麼玩兒？

然後呢？溝通的問題解決了，下一步呢？

時間，進度的脈絡

各部門領走了各自的任務，分頭工作。

分頭工作，要不要協同呢？要不要敦促執行呢？當然要。如果你問我，項目推進的過程中，哪種資源是最寶貴的？我會說，

時間，時間，還是時間。

這個問題的反饋，今天就要有。那條信息的審批，明天就要交。

可是，我明明在讨論群裡說過，在私聊裡說過，甚至當面點對點搖着他的肩膀說過。為什麼一扭頭，他又忘記了？

其實，不一定是他忘記了，而是“時間感知”出現了偏差。

什麼是時間感知的偏差？

你記得，這件事，我上個月就說過了。他認為，這件事，你不是前天才說嗎？我覺得，啊？這件事，我才剛知道呢！

你一看日曆，距離原定的完成時間還剩下3天。

更麻煩的是，總會有一些同事，是在項目中途加入的。

大家腦海裡的那一塊手表，就被混在了一起，熬成了一鍋粥。

那怎麼辦？

用在線文檔，拉齊時間，校準手表。

有點抽象，我也舉個例子。

前段時間，還有一部分用戶反映，希望知識星球能夠通過直播的方式，幫助用戶賣知識幹貨。

把在線文檔，變成一張日程表。

先整理出一條，清晰的時間脈絡。

哪一年，哪個月，哪一天，甚至精确到幾點鐘。

再把每一次溝通的要點，按照時間，輸入到相應的日期裡。

什麼是要點？

比如說，參與的同事，讨論的話題，達成的共識，得出的結論，敲定的方案。

最後，記得突出重點。

有時間，有脈絡，有要點。

用時間線來check項目進度，就知道為什麼這件事情拖了這麼久，那件事情到底卡在了哪個環節上。

這份在線文檔，就會像一個作戰指揮室一樣，指揮着第一線的槍炮聲。

怎麼指揮？

優雅地在文檔的對應位置把需要推動的人@出來。

是的，又是神奇的@。

被@到的人，就要負責和其他所有人“對表”。

什麼叫“對表”？

就是行動之前，看看你的表幾點，我的表幾點。不能我是十點，你是十點一刻。沖鋒号一吹，我沖上去，你掩護我。我上去厮殺，你的炮火也得跟上。

參與到項目中的每一位同事，都要在第一時間，把手表調到統一的時間。

這就是對表。

就這樣，這塊表越調越準，項目越推越快。

直到用戶需求被滿足的那一天。

一番周折之下，一個幫助“星主”在視頻号賣星球的功能，終于順利上線了。

激動，太激動了。

我特别能體會這種激動，這種一群人，打了一場大勝仗的激動。

共創，統一的畫布

推出一個功能，也許不難。

難的是，一個50多人的小團隊，在時刻關注3700多萬用戶的需求。

50，對37000000。

我想，這麼懸殊的比例，總歸是做對了某些事的。

比如說，堅持用戶共創。

什麼是用戶共創？

就是讓用戶，也直接參與到項目中來。

知識星球上有很多高手和大咖，他們也很願意把自己的經驗寫下來，分享給其他的用戶。

但這就意味着，知識星球的同學，需要為用戶提供一個便利的共創環境。

可是，大家慣用的寫作工具都不一樣。面對高手大咖分享的内容，要怎麼收集、怎麼分享、怎麼共創？

統一用word文檔收集、用微信分享嗎？

可這就意味着，知識星球的同學需要手動把内容彙總到同一個word裡。一旦内容出現更新、補充，文檔也要跟着重改、重發。

這還沒完。很多用戶，并不一定能在第一時間看到分享。等到再想起這檔子事的時候，word早就因為過期，無法下載了。

我們說，真正的需求，就壓在這塊叫做“麻煩”的石闆下面。它就靜靜地躺在那裡，等待着有心人掀開它，解決它。

怎麼解決？

用企業微信的在線文檔，撬開石闆。可是，屬于内部的在線文檔，“外人”要怎麼進來呢？

給權限。需要共創的文檔，都可以設置好權限，誰能浏覽、誰能編輯、誰能下載。就像發放一張vip貴賓卡一樣，外部的大咖、用戶隻需要刷一下卡，就可以參與到這場共創之中。

一個完整易用的共創空間，就這樣自然而然地建成了。

可這麼多人，趴在同一個文檔裡塗塗改改，在線文檔不會錯亂嗎？

不會。每個人的下筆，都是即時的。每一次的編輯，都會瞬間體現在所有其他人的屏幕上。你的直觀感受就是，幾十号人在文檔裡來來回回地共創。

收集和共創的麻煩解決了，分享的麻煩怎麼辦？

企業微信在線文檔最方便的地方，就在于和微信的聯動。

不僅可以在企業微信實現同平台轉發，更能和微信實現跨平台轉發。用戶隻需要向文檔的創作者申請權限，就可以在微信端實現同步的共創。

這些，都是在線文檔的妙用。

這些，都是跨組織協作的魅力。

細節，持續的更新

我們說，永遠沒有什麼叫做“能做的我都做了”。永遠沒有。

細節裡除了魔鬼，還有一大堆值得疊代的東西。

舉個例子。

我出差很多，經常要住酒店。我總以為，在酒店這個行業裡，能做的都已經被做到了。

可你會發現，酒店的插座在疊代，音響在疊代，甚至連房門都在疊代。甚至，我還在酒店的房門上，看見過指着電梯方向的銘牌。

那協同工具的細節呢？當然也要疊代。

我舉個最簡單的例子，開會。

疫情反複之下，很多企業時不時面臨居家辦公的情況。一旦居家，如何安排一場會議就成了一件極其麻煩的事。

你可能會說，用“遠程會議”功能，不就搞定了嗎？

是的。但我猜，你大概率遇到過這樣的情況：

一離開辦公室，同事們各自為營，埋頭辦公。拉起一場會議，還要協調每一位參會者的時間。

老王，下午三點有空嗎？好，咱們開個會。

老張，下午三點有空嗎？沒時間嗎？那，你看四點行嗎？

這意味着什麼？

意味着損耗的時間，意味着堆積的工作，意味着需要疊代的遠程會議功能。

怎麼疊代？

剛才不是說“把時間當成脈絡”嗎？遠程會議，也可以基于時間脈絡，查看開會人的忙閑時間段，提前預約。

開一場遠程會議，可能隻需要那麼一刻鐘。但在過去，安排一場會議也許就要花掉一個小時。

這一個小時，就是白白浪費的時間成本。

提前預約，用時間表來check，會議時間、地點、主題、人員，一次性搞定。

如此細節的翻新，夠了嗎？

還不夠。

因為總會有一些要緊事，一刻都等不了。

因為總會有一些同事，一塊完整的時間都沒有。

怎麼辦？

用打字描述嗎？

我想，這一定是最讓我抓狂的提示。

用語音消息嗎？

好吧，我反悔了，這才是最讓我抓狂的。

太煎熬了！我巴不得立馬就沖到他面前。

十萬火急，卻隻有極其零碎的時間，怎麼辦？

快速會議，速戰速決！

三兩句話，盡快說清楚，然後各自回去幹活兒。

看到這裡，你可能會有一個疑惑。既然嫌打字太慢、語音消息太長，那為什麼不直接用語音通話？

因為，總有難以用語言轉述的東西。比如說，資料文件。

怎麼辦？一邊通話，一邊傳輸嗎？

不需要。直接共享屏幕。

迅速地拉起一場會議，不僅是為了盡快地說上話，更是為了通過共享圖片、視頻地方式，讓參會人快速地聚焦到議題上來。

在嘗試了“快速會議”的功能之後，我張大了嘴巴。

為了能服務好消費者，服務好用戶，給到最好的産品體驗，企業微信真的能做到這種程度。

我曾聽王立銘老師說，進化論，是地球上唯一可靠的成功學。

你仔細想，再仔細些想，一定還有很多很多藏在細節裡的魔鬼，值得一遍又一遍的進化。

機會，就藏在這些值得進化的細節裡。

最後的話

聽完企業微信和知識星球的故事，你有什麼感受？

我的感受是，新奇，震撼。

新奇的是，很多我自以為已經足夠了解的工具，還可以這樣運用。

震撼的是，很多我自以為已經足夠完善的功能，還可以這樣翻新。

從2020年，到2022年。

三年來，疫情反反複複。疫情倒逼之下，工具，成了這幾年常被提起的一個詞。

這些我們每天聊，每天聽，每天看，每天用的工具，到底給我們帶來了什麼？

效率。

溝通的效率，推進的效率，發展的效率，進化的效率。

一旦感受過這種效率，你就再也不回去了。

企業微信和知識星球的故事，也許就是這個效率的時代，關于工具思維，關于持續進化的典型案例吧。

這場效率之戰，每天都要翻出新花樣。

祝福企業微信。祝福知識星球。

也祝福加入這場效率之戰的你。