社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案管理成為一項專業化極高的工作，從檔案産生開始、歸檔、分類、裝訂、管理，到檔案最終的歸檔成冊存檔，每個步驟環節都需要耗費人力物力，想要做到符合标準并不是件輕松的事。

為保證檔案管理規範化、标準化，各企業在創新檔案管理方式上，必不可少地需要引進檔案管理軟件，用工具解放雙手，從而提升人效地有效管理。

檔案管理工作人效提升ROUND 1：檔案收集，一鍵批量導入

檔案收集是檔案管理的前置工作，在傳統的檔案管理模式當中，不同部門之間文件的留檔、編目、裝訂全部靠手工完成，溝通成本高，也比較容易遺漏。引入檔案管理軟件後，檔案管理人員的工作主要是檔案資料歸類、掃描、錄入。

歸類可依據國家檔案管理規範和行業規範進行，掃描借助儀器即可完成，都比較便捷。至于錄入，大家設想的可能是每一個文件都要依靠手工單個錄入，其實不然，使用檔案管理軟件後，你可以直接從excel或電腦磁盤當中批量一鍵導入。

此外，對于散落在OA、ERP、釘釘、企業微信等第三方軟件的檔案資料，也不再需要檔案管理人員單獨留意收集，會博通檔案管理系統可針對性接通第三方軟件應用，實現檔案的自動實時歸檔。

檔案管理工作人效提升ROUND 2：檔案審核，全面流程管控

過去，我們要借閱一個檔案，需要經過層層的相關部門、人員審核。對于借閱人員而言、需要不停地穿梭于不同的部門，工作極為低效；而對于包括檔案管理人員在内的審核人員來說，深度工作的時間經常被這些事務性工作打斷，也非常困惱。

公司檔案管理系統通過流程化組織管理模式，使以上問題消弭于無形。檔案管理員或具備相關權限的人員，可通過檔案管理系統，在公司内部指定一系列企業級流程，并對應負責不同工作事項的流程角色，從而通過線上完成檔案管理、乃至事務協同工作。

現在，檔案管理工作已經突破了地域和時間的局限，無論你是出差，還是駐外，都可以非常輕松便捷地通過浏覽器、手機客戶端登錄檔案管理系統，對檔案發起流程申請，進行線上浏覽、下載乃至批注管理。匹配“收納盒”功能，上百個文件也能一鍵審批，檔案管理的效率更是上了一個新台階。

檔案管理工作人效提升ROUND 3：檔案管理，準确及時且主動

一套高效智能的檔案管理系統，在檔案管理上能夠帶來的人效提升，能說的實在太多，如果要用一句話總結，那便是：準确、及時且主動。

通過公司檔案管理系統，檔案使用者可随時随地對所需檔案進行主動式搜索，搜索範圍涵蓋公司内部全部檔案，對于沒有使用權限的文件，可随時發起借閱、下載等申請，如果該使用者在系統規定的權限範圍内，則不需要通過任何審批，即可對檔案進行使用和管理。

同時，檔案管理軟件還提供檔案統計功能，檔案管理員可随時随地對檔案的利用情況、利用明細、利用排名、歸檔檔案的内容、類目等數據信息，讓管理人員對檔案的管理情況做到真正的全局管控。

此外，電子歸檔章、防擴散水印處理、證件到期提醒等功能的應用，更是把線下需要靠人力、或需要借助第三方軟件處理的工作，全面整合到了單一的工具上，使檔案管理人員大腦帶寬得到釋放，有更多的精力去處理更為重要的事情。

以上詳細介紹了會博通檔案管理軟件的基礎功能，您們看了有什麼與我們溝通的呢？歡迎來探讨！未來，會博通檔案管理軟件作為一款檔案管理的辦公軟件，将會持續聚焦在人效提升上，做出更大的貢獻。