随着企業信息化的不斷發展，企業發展越來越需要企業郵箱，企業郵箱的存在不隻是為了方便員工之間的交流，對外也是維護企業形象的一種方式，還可以保留一切工作溝通的重要信息，避免了因員工離職就無法知道原來的工作記錄。

工作中，郵件是員工之間的正式溝通工具，非正式場合一般都會使用微信，相比于郵箱更加随意和便捷。工作中很多情況下建議還是使用郵件為好，如何正确使用郵件，避免因郵件溝通造成的一些問題，提高我們的工作效率。從以下幾點來解析郵件的規範使用：

一、收件人、抄送人：

1、收件人，是必須要看和處理的人，并給予發件人反饋；

2、抄送人，是知曉者，不需要對這封郵件進行回複。

二、郵件格式：

1、稱呼，對待不同的人要有不同的稱呼，要做到尊敬、禮貌，工作郵件中盡量不要有太随便的稱呼和用詞，要正式規範；

2、落款，一般工作郵件中都會設置好自己的簽名，包含自己的姓名、部門、聯系方式，都會顯示在郵件最下方，以方便收件人可以了解并可以随時聯系到收件人。

三、郵件名稱：

1、郵件名稱要簡明扼要，讓收件人一目了然，知曉事情原委；

2、如果是非常緊急的狀态可在郵件名稱前面加感歎号，這樣收到的人就會優先處理。

四、郵件正文：

1、正文主要是描述事件始末，用詞要正式，不要使用口頭用語，盡量條理清晰，簡明扼要，核心意思明确；

2、标點符号的使用上，少用感歎号，尤其是連用幾個感歎号，會給人壓迫感，感歎号是加重語氣的，加強事件緊急性的，一般情況下慎用。

五、發送郵件的目的：

1、向上級彙報工作進度的，需要有幾個信息：事情本身、涉及到的人員、時間點以及進度，最後這件事情達到什麼樣的效果，或者是造成什麼樣的影響；

2、向上級詢問某件工作的解決辦法，除了描述清楚事情原委外，對于問題，需要自己先想好多個解決辦法，再尋求領導的意見，而不是把問題直接抛給領導來做決定；

3、需要其他同事協助并給予反饋的，需更加謹慎，言語中盡量避免指責對方，或者推脫責任，要用中立的态度描述始末，不能給對方留下把柄。需要得到反饋的，在郵件中要表明應反饋的時間節點，這樣收件人也可以根據時間來給你反饋，避免了無限期的等下去；

4、對于非總結性郵件，都需要後續追蹤事件發展的進度，及時的在每個節點，或者在某個進度完成後再追封郵件來向所有人說明，這樣做事才是有始有終。

六、郵件歸檔：

1、對于垃圾郵件或者無用郵件可定期删除，釋放郵件内存，方便查找；

2、工作時間越久，會累計很多郵件，可以在收件箱裡按照不同的工作性質，将郵件進行分類整理，使用不同的文件夾進行歸納，有利于事後查找。

掌握了使用工作郵件的技巧，我們就可以在工作中減少很多無效溝通，更好的做到權責分明，也避免了同事之間的個别糾纏，事半功倍。