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office excel數據透視表

輕松辦公系列進階課堂-OfficeExcel數據透視表和數據透視圖

（一）操作基礎

一、數據透視表和透視圖概述

使用數據透視表可以彙總、分析、浏覽和提供彙總數據。使用數據透視圖報表可以在數據透視表中顯示該彙總數據，并且可以方便地查看比較、模式和趨勢。數據透視表和數據透視圖報表都能使您做出有關企業中關鍵數據的可靠決策。

1、概述

數據透視表是一種可以快速彙總大量數據的交互式方法。使用數據透視表可以深入分析數值數據，并且可以回答一些預料不到的數據問題。數據透視表是專門針對以下用途設計的：

以多種用戶友好方式查詢大量數據。
對數值數據進行分類彙總和聚合，按分類和子分類對數據進行彙總，創建自定義計算和公式。
展開或折疊要關注結果的數據級别，查看感興趣區域彙總數據的明細。
将行移動到列或将列移動到行（或“透視”），以查看源數據的不同彙總。
對最有用和最關注的數據子集進行篩選、排序、分組和有條件地設置格式，使您能夠關注所需的信息。
提供簡明、有吸引力并且帶有批注的聯機報表或打印報表。

2、處理數據透視表的方法

通過定義數據源、排列“數據透視表字段列表”中的字段以及選擇初始布局來創建初始數據透視表後，您可以執行下列任務來處理數據透視表：

通過執行下列操作浏覽數據：
展開和折疊數據，并顯示與值有關的基本明細。
對字段和項進行排序、篩選和分組。
更改彙總函數，并且添加自定義計算和公式。
通過執行下列操作更改窗體布局和字段排列：
更改數據透視表形式：壓縮、大綱或表格。
添加、重新排列和删除字段。
更改字段或項的順序。
通過執行下列操作更改列、行和分類彙總的布局：
打開或關閉列和行字段标題，或者顯示或隐藏空行。
在其行上方或下方顯示分類彙總。
刷新時調整列寬。
将列字段移動到行區域或将行字段移動到列區域。
為外部行和列項合并單元格或取消單元格合并。
通過執行下列操作更改空白和錯誤的顯示方式：
更改錯誤和空單元格的顯示方式。
更改不含數據的項和标簽的顯示方式。
顯示或隐藏空白行。
通過執行下列操作更改格式：
對單元格和區域進行手動和有條件格式設置。
更改整個數據透視表的格式樣式。
更改字段的數字格式。
包括 OLAP 服務器格式。

3、比較數據透視表和數據透視圖報表

數據透視圖報表為數據透視表中的數據提供了圖形表示形式。具有這種圖形表示形式的數據透視表稱為相關聯的數據透視表 。要更改數據透視圖報表中顯示的布局和數據，請更改相關聯的數據透視表中的布局。

關鍵詞解釋：

數據透視表：一種交互的、交叉制表的 Excel 報表，用于對多種來源（包括 Excel 的外部數據）的數據（如數據庫記錄）進行彙總和分析。

相關聯的數據透視表：為數據透視圖提供源數據的數據透視表。在新建數據透視圖時，将自動創建數據透視表。如果更改其中一個報表的布局，另外一個報表也随之更改。

與标準圖表一樣，數據透視圖報表也具有數據系列、類别、數據标記 和坐标軸 。此外，您還可以更改圖表類型和其他選項，例如圖表标題 、圖例放置、數據标簽 、圖表位置等。

關鍵詞解釋：

數據系列：在圖表中繪制的相關數據點，這些數據源自數據表的行或列。圖表中的每個數據系列具有唯一的顔色或圖案。可以在圖表中繪制一個或多個數據系列。餅圖隻有一個數據系列。

數據标記：圖表中的條形、面積、圓點、扇面或其他符号，代表源于數據表單元格的單個數據點或值。圖表中的相關數據标記構成了數據系列。

坐标軸：界定圖表繪圖區的線條，用作度量的參照框架。y 軸通常為垂直坐标軸并包含數據。x 軸通常為水平軸并包含分類。

圖表标題：圖表标題是說明性的文本，可以自動與坐标軸對齊或在圖表頂部居中。

圖例：圖例是一個方框，用于标識為圖表中的數據系列或分類指定的圖案或顔色。

數據标簽：為數據标記提供附加信息的标簽，數據标簽代表源于數據表單元格的單個數據點或值。

首次創建數據透視表時可以自動創建數據透視圖報表，也可以基于現有的數據透視表創建數據透視圖報表。

4、比較數據透視表和數據透視圖

在基于數據透視表創建數據透視圖報表時，數據透視圖報表的布局（即數據透視圖報表字段的位置）最初由數據透視表的布局決定。如果先創建了數據透視圖報表，則通過将字段從“數據透視表字段列表”中拖到圖表工作表 上的特定區域，即可确定圖表的布局。

關鍵詞解釋：

圖表工作表：工作簿中隻包含圖表的工作表。當希望單獨查看圖表或數據透視圖（獨立于工作表數據或數據透視表）時，圖表工作表非常有用。

5、數據透視圖報表與标準圖表之間的區别

如果您熟悉标準圖表，就會發現數據透視圖中的大多數操作和标準圖表中的一樣。但是二者之間也存在以下差别：

交互在标準圖表中，應為要查看的每個數據視圖創建一個圖表，但不能與它們進行交互。而在數據透視圖報表中，隻要創建一個圖表即可通過更改報表布局或顯示的明細數據來以不同的方式查看數據。即您可以與數據進行交互。
圖表類型 您可以将數據透視圖報表更改為除 XY 散點圖、股價圖或氣泡圖之外的任何其他圖表類型。
源數據 标準圖表可直接鍊接到工作表單元格中。數據透視圖可以基于相關聯的數據透視表中的幾種不同數據類型。

關鍵詞解釋：

格式刷新數據透視圖報表時，會保留大多數格式（包括元素、布局和樣式）。但是，不保留趨勢線、數據标簽、誤差線以及對數據集進行的其他更改。标準圖表隻要應用了這些格式，就不會丢失它們。

關鍵詞解釋：

刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的内容以反映基本源數據的變化。如果報表基于外部數據，則刷新将運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。

趨勢線：趨勢線以圖形的方式表示數據系列的趨勢，例如，向上傾斜的線表示幾個月中增加的銷售額。趨勢線用于問題預測研究，又稱為回歸分析。

數據标簽：為數據标記提供附加信息的标簽，數據标簽代表源于數據表單元格的單個數據點或值。

誤差線：通常用在統計或科學記數法數據中，誤差線顯示相對序列中的每個數據标記的潛在誤差或不确定度。

6、處理源數據

在創建數據透視表或數據透視圖報表時，可使用多種不同的源數據類型。

關鍵詞解釋：

數據透視表：一種交互的、交叉制表的 Excel 報表，用于對多種來源（包括 Excel 的外部數據）的數據（如數據庫記錄）進行彙總和分析。

數據透視圖：提供交互式數據分析的圖表，與數據透視表類似。可以更改數據的視圖，查看不同級别的明細數據，或通過拖動字段和顯示或隐藏字段中的項來重新組織圖表的布局。

源數據：用于創建數據透視表或數據透視圖的數據清單或表。源數據可以來自 Excel 數據清單或區域、外部數據庫或多維數據集，或者另一張數據透視表。

6-1、使用工作表數據

您可以将 Microsoft Office Excel 工作表中的數據作為報表的數據來源。該數據應采用列表格式，其列标簽應位于第一行。後續行中的每個單元格都應包含與其列标題相對應的數據。目标數據中不得出現任何空行或空列。Excel 會将列标簽用作報表中的字段名稱。

關鍵詞解釋：

列表：包含相關數據的一系列行，或使用“創建列表”命令作為數據表指定給函數的一系列行。

字段：在數據透視表或數據透視圖中，來源于源數據中字段的一類數據。數據透視表具有行字段、列字段、頁字段和數據字段。數據透視圖具有系列字段、分類字段、頁字段和數據字段。

使用命名區域 若要使報表的更新更易于進行，請為源區域命名一個名稱，并在創建報表時使用該名稱。如果命名區域在擴展後包含了更多數據，則可以刷新報表來包含新的數據。

關鍵詞解釋：

名稱：代表單元格、單元格區域、公式或常量值的單詞或字符串。名稱更易于理解，例如，“産品”可以引用難于理解的區域“Sales!C20:C30”。

刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的内容以反映基本源數據的變化。如果報表基于外部數據，則刷新将運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。

Excel 表格 Excel 表格已經采用列表格式，因而是數據透視表不錯的候選源數據。當刷新數據透視表時，Excel 表格中新增和更新的數據會自動包含在刷新操作中。
包括彙總 Excel會自動在數據透視表中創建分類彙總和總計。如果源數據包含用“分類彙總”命令（位于“數據”選項卡上的“大綱”組中）創建的自動分類彙總和總計，則應在創建報表前再用該命令将分類彙總和總計删除。

6-2、使用外部數據源

您可以從數據庫、OLAP 多維數據集或文本文件等位于 Excel 外部的源中檢索數據。例如，對于要彙總和分析的銷售記錄，可以為它們維護一個數據庫。

關鍵詞解釋：

數據庫：與特定主題或用途相關的數據的集合。在數據庫内，關于特定實體的信息（如雇員或訂單）分類歸納到表、記錄和字段中。

Office 數據連接文件 如果使用 Office 數據連接 (ODC) 文件 (.odc) 為報表檢索外部數據，則可以直接将該數據輸入到數據透視表中。我們建議使用 ODC 文件為報表檢索外部數據。

關鍵詞解釋：

外部數據：存儲在 Excel 之外的數據。例如，在 Access、dBASE、SQL Server 或 Web 服務器上創建的數據庫。

OLAP 源數據 在從OLAP數據庫或多維數據集文件中檢索源數據時，數據隻能以轉換為工作表功能的數據透視表或數據透視圖報表的形式返回 Excel。

關鍵詞解釋：

OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了優化的數據庫技術。OLAP 數據是按分級結構組織的，它存儲在多維數據集而不是表中。

多維數據集：一種 OLAP 數據結構。多維數據集包含維度，如“國家/地區/省（或市/自治區）/市（或縣）”，還包括數據字段，如“銷售額”。維度将各種類型的數據組織到帶有明細數據級别的分層結構中，而數據字段度量數量。

非 OLAP 源數據 這是數據透視表或數據透視圖報表使用的基礎數據，該數據來自 OLAP 數據庫之外的源。例如，來自關系數據庫或文本文件中的數據。

6-3、使用其他數據透視表

數據透視表緩存 每次在新建數據透視表或數據透視圖時，Excel 均将報表數據的副本存儲在内存中，并将其保存為工作簿文件的一部分。這樣每張新的報表均需要額外的内存和磁盤空間。但是，如果将現有數據透視表作為同一個工作簿中的新報表的源數據，則兩張報表就可以共享同一個數據副本。因為可以重新使用存儲區，所以就會縮小工作簿文件，減少内存中的數據。
位置要求 如果要将某個數據透視表用作其他報表的源數據，則兩個報表必須位于同一工作簿中。如果源數據透視表位于另一工作簿中，則需要将源報表複制到要新建報表的工作簿位置。不同工作簿中的數據透視表和數據透視圖是獨立的，它們在内存和工作簿文件中都有各自的數據副本。
更改會同時影響兩個報表 在刷新新報表中的數據時，Excel 也會更新源報表中的數據，反之亦然。如果對某個報表中的項進行分組或取消分組，那麼也将同時影響兩個報表。如果在某個報表中創建了計算字段或計算項，則也将同時影響兩個報表。

關鍵詞解釋：

刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的内容以反映基本源數據的變化。如果報表基于外部數據，則刷新将運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。

計算字段：數據透視表或數據透視圖中的字段，該字段使用用戶創建的公式。計算字段可使用數據透視表或數據透視圖中其他字段中的内容執行計算。

計算項：數據透視表字段或數據透視圖字段中的項，該項使用用戶創建的公式。計算項使用數據透視表或數據透視圖中相同字段的其他項的内容進行計算。

數據透視圖報表 您可以基于其他數據透視表創建新的數據透視表或數據透視圖報表，但是不能直接基于其他數據透視圖報表創建報表。不過，每當創建數據透視圖報表時，Excel 都會基于相同的數據創建一個相關聯的數據透視表；因此，您可以基于相關聯的報表創建一個新報表。對數據透視圖報表所做的更改将影響相關聯的數據透視表，反之亦然。

關鍵詞解釋：

6-4、更改現有報表的源數據

更改源數據 将導緻用于分析的數據也發生變化。例如，您可能希望方便地從測試數據庫切換到生産數據庫。可以通過刷新報表，使用與原始數據連接信息類似的新數據來更新數據透視表或數據透視圖。

關鍵詞解釋：

刷新：更新數據透視表或數據透視圖中的内容以反映基本源數據的變化。如果報表基于外部數據，則刷新将運行基本查詢以檢索新的或更改過的數據。

要包括附加數據或其他數據，可以重新定義報表的源數據。如果這些數據與多數新字段或附加字段有很大差異，那麼創建一個新的報表可能會更好。

通過刷新顯示新數據 刷新報表也會更改可顯示的數據。對于基于工作表列表的報表，Excel 會在源區域或指定的命名區域中檢索新的字段。對于基于外部數據的報表，Excel 會檢索符合基礎查詢條件的新數據或 OLAP 多維數據集中可用的數據。您可以在“字段列表”中查看所有新字段，也可以向報表中添加字段。

關鍵詞解釋：

名稱：代表單元格、單元格區域、公式或常量值的單詞或字符串。名稱更易于理解，例如，“産品”可以引用難于理解的區域“Sales!C20:C30”。

查詢：在 Query 或 Access 中，查詢是一種查找記錄的方法，而這些記錄回答了用戶對數據庫中存儲的數據提出的特定問題。

更改創建的 OLAP 多維數據集 基于 OLAP 數據的報表始終可以訪問多維數據集中的所有數據。如果您創建了包含服務器多維數據集中的數據子集的脫機多維數據集文件，則可用“脫機 OLAP”命令來修改該多維數據集文件，以使其包含服務器中的其他數據。

關鍵詞解釋：

脫機多維數據集文件：創建于硬盤或網絡共享位置上的文件，用于存儲數據透視表或數據透視圖的 OLAP 源數據。脫機多維數據集文件允許用戶在斷開與 OLAP 服務器的連接後繼續進行操作。

下一節：《輕松辦公系列進階課堂-OfficeExcel數據透視表和數據透視圖（二）創建或删除數據透視表或數據透視圖》

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