在編輯工作表的過程中，通常會遇到某些單元格中隻允許輸入特定值這種情況（不滿足條件時提示錯誤信息），如隻允許輸入介于某兩個整數之間的數據、隻允許輸入小數等。這種限制性條件的設置，可以使用“數據有效性”這一功能來實現，具體操作方法如下。

①選中需要設置數據有效性的單元格區域，單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”命令，如圖1所示。

圖1

②打開“數據有效性”對話框，選中“設置”選項卡，在“允許”框下拉列表中選擇“整數”選項，在“數據”框下拉列表中選擇“介于”選項，将“最小值”設置為“1”，最大值設置為“1000”，如圖2所示。

③單擊“确定”按鈕，回到文檔編輯狀态，當在選定單元格中輸入1-1000之外的整數、任意小數或文字時，則會彈出警告信息，如圖3所示。

圖2

圖3

提示:在“允許”下拉菜單中還有小數、日期、時間等幾個選項，這幾個選項的設置與本設置方法相同，隻要根據實際需要進行選擇即可。

設置了特定單元格的數據有效性之後，如果輸入的數據不在所設置的有效性範圍之内，程序則會彈出默認的錯誤提示信息。對于這一錯誤提示信息的内容是可以自定義的，其定義方法如下。

①選中需要設置數據有效性的單元格區域，單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。

②在“設置”選項卡下，設置好數據的有效性。然後切換到“出錯警告”選項卡下，可以重新設置警告樣式，在“标題”框中輸入标題，在“錯誤信息”框中輸入關于數據有效性的具體設置信息，如圖4所示。

圖4

③設置完成後，單擊“确定”按鈕回到工作表編輯狀态。當在選定單元格中輸入小于1的整數、小數或文字時，則會彈出警告信息告知在該單元格中該輸入什麼數據，如圖5所示。

圖5

有些單元格中需要輸入的數據有幾個固定值可選，此時不必手工輸入，可以通過數據有效性功能來設置可選擇序列，從而實現選擇輸入，其操作方法如下。

①選中需要設置數據有效性的單元格區域，單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。

②在“允許”框下拉菜單中選中“序列”選項，在“來源”框中輸入包含在下拉數據序列中的數據或文字，鍵入時要注意内容之間必須用半角逗号隔開，如圖6所示。

圖6

③設置完成後，單擊“确定”按鈕回到表格編輯狀态。選中設置了數據序列的單元格，其右邊都會出現一個下拉箭頭，單擊即可打開下拉菜單，如圖7所示，從中選擇所需數據即可。

圖7

提示：在設置序列來源時，如果要作為填充序列的數據已輸入到工作表中，可以單擊“來源”框右側的拾取器按鈕，在工作表中選擇該下拉序列所包含的内容。但是在選擇來源時隻能從當前工作表中選擇，而無法從其他工作表中選擇，因此在設置來源時，可以事先将序列來源數據複制到當前工作表中以便選擇。

數據有效性條件可以設置為公式，當在設置了數據有效性的單元格中輸入不滿足公式條件的值時，則會彈出錯誤提示。如通過本例有效性條件的設置可以實現避免輸入重複的産品編碼。

①選中需要設置數據有效性的單元格區域（如本例選擇“編碼”列從C3單元格開始的單元格區域）。單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。

②在“允許”框下拉菜單中選中“自定義”選項。在“公式”編輯欄中輸入公式：=COUNTIF(C:C,C3)=1，如圖8所示。

圖8

③切換到“出錯警告”選項卡下，設置警告信息，如圖9所示。

④設置完成後，單擊“确定”按鈕，當在設置了數據有效性的單元格區域中輸入了相同的産品編碼時則會彈出錯誤提示，如圖10所示。

提示:①=COUNTIF(C:C,C3)=1表示判斷C:C單元格區域中與C3單元格相同的值是否為1，如果不為1則會提示錯誤信息。

②選中的設置數據有效性的單元格區域中的第一個單元格公式為=COUNTIF(C:C,C3)=1（如本例中的C3單元格），第二個單元格公式為=COUNTIF(C:C,C4)=1（如本例中的C4單元格），依此類推。

圖9

圖10

數據有效性條件可以設置為公式，當在設置了數據有效性的單元格中輸入不滿足公式條件的值時，則會彈出錯誤提示。如通過本例數據有效性條件的設置可以實現在指定單元格中隻能輸入正确的日期值。

①選中需要設置數據有效性的單元格區域（如本例選擇“進貨日期”列從A2單元格開始的單元格區域）。單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。

②在“允許”框下拉菜單中選中“自定義”選項。在“公式”編輯欄中輸入公式：=TYPE(A2)=1，如圖11所示。

圖11

③切換到“出錯警告”選項卡下，設置警告信息，如圖12所示。

圖12

④設置完成後，單擊“确定”按鈕，當在設置了數據有效性的單元格區域中輸入了錯誤格式的日期時會彈出錯誤提示，如圖13所示。

圖13

數據有效性條件可以設置為公式，當在設置了數據有效性的單元格中輸入不滿足公式條件的值時，則會彈出錯誤提示。如通過本例有效性條件的設置可以實現避免輸入的出貨數量大于進貨數量，具體操作方法如下。

①選中需要設置數據有效性的單元格區域（如本例選擇“出貨數量”列從F2單元格開始的單元格區域）。單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。

②在“允許”框下拉菜單中選中“自定義”選項，在“公式”編輯欄中輸入公式：=IF((F2＜E2),FALSE,TRUE)=FALSE，如圖14所示。

圖14

③切換到“出錯警告”選項卡下，設置出錯警告信息，如圖15所示。

圖15

④設置完成後，單擊“确定”按鈕，當在設置了數據有效性的單元格區域中輸入了大于進貨數量的數值時會彈出錯誤提示，如圖16所示。

圖16

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