本文作者 | 經韬緯略智庫

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不是你所有的努力都會被看到，在彙報工作時，要麼展示了自己的能力，要麼展示了自己的愚蠢，要麼赢得了上司的贊賞，要麼得到了上司的鄙夷。

建立機制：形成有效的工作彙報機制

你可能會疑惑：彙報就彙報，為什麼還要建立彙報機制？彙報機制有什麼必要性和作用？

缺乏有效的工作彙報機制，會加大工作中的溝通成本，使工作沒有辦法協調統一，無法及時處理和解決工作中的問題，并且會使你的上司感到很頭疼。

任何上司都不喜歡不會彙報工作的下屬。

如果你還沒有學會彙報工作和建立起完善的工作彙報機制，說明你還未達到職業化的标準。

學會彙報工作的第一步，就是建立起完善的工作彙報機制。

工作彙報機制的作用是什麼？彙報機制的建立是為了統一工作和制約行為。

在一家企業中，機制無處不在。從管理機制的形式劃分，企業内的機制分為3種。

第一種是行政計劃式的運行機制，即以計劃、行政的手段把各個部分統一起來，目的是統一。

第二種是指導服務式的運行機制，即以指導服務的方式協調各部分之間的關系，目的是協調。

第三種是監督管理式的運行機制，即以監督管理的方式管控各部分之間的關系，目的是管控。

工作彙報機制屬于第一種，是行政計劃式的運行機制。你彙報的對象是你的上司。站在上司的角度看，工作彙報是非常嚴謹的事情，工作彙報機制可以把彼此的工作統一、連接起來。

企業機制從功能上劃分可分為激勵機制、制約機制和保障機制。激勵機制是調動管理活動主體積極性的一種機制；制約機制是保證管理活動有序化、規範化的一種機制；保障機制是為管理活動提供物質和精神條件的一種機制。

工作彙報機制屬于制約機制。

工作彙報機制可以制約無序行為，使工作随時處于可控狀态。企業内部的工作機制劃分，如表-1所示。

表-1 企業内部的工作機制劃分

建立彙報機制，你需要對5個内容進行主動彙報：進度、需求、業績、意外和困難、建議和規劃，如圖-1所示。

圖-1 需要主動彙報的5個内容

彙報内容1.進度

你的上司把一項工作交給你，那麼你就有義務在工作過程中向他彙報進度。如果工作有了新的進展，也可以随時彙報。

如果工作進展順利，可以按照既定的節奏彙報；如果工作進展不順利，則需要及時反饋和彙報；如果需要申請延期，更應該提前申請，并說明延期的原因和延遲的時間。一般來說，申請延期都需要提前彙報。

彙報内容2.需求

多數工作不是你憑一己之力就可以完成的，你可能需要申請人力或物力來支持你的工作，這時你就需要向自己的上司彙報你的需求。但是要注意，彙報需求是你的義務，是否同意你的請求是上司的權力；如果上司不同意你的請求，你就該尋找其他辦法。

彙報内容3.業績

彙報業績分為兩種情況：業績已完成和業績未能完成。

如果業績完成了，直接彙報即可；如果業績沒有完成，就需要說明業績目标是多少，實際完成了多少、還差多少，沒有完成的原因是什麼，這個問題是不是能解決，預計完成時間是什麼。

彙報内容4.意外和困難

遇到困難和問題要及時彙報，遇到意外情況也需要第一時間彙報。任何時候都不要隐瞞你遇到的困難，不要期望你能自己默默地解決；即便你可以自己解決，你的上司也有知情權。

彙報内容5.建議和規劃

這裡的建議和規劃可以是工作上新的建議和規劃，也可以是對現有工作情況的改善意見。在彙報建議和規劃時，應該把提出建議的原因描述清楚，同時說出你的建議和它能夠帶來的好處，而不是盲目彙報。

工作彙報的機制要做到簡單化、科學化和習慣化。

簡單化.簡單明确

你的彙報要避免長篇大論和複雜的描述，要盡量簡單明确。

下面我列出了彙報機制的5個内容，每個内容對應一個模闆，是你要掌握的簡單彙報形式，如表-2所示。

表-2 日常彙報的模闆

簡單化的彙報：先描述現狀（一般來說幾句話就可以把問題描述清楚），再提出問題（而不是擅做主張），然後等待上司的回應。

在你彙報工作的時候，也要使自己的彙報簡單化、明确化。

科學化：有始有終

參加過軍訓的人可能記得，每天早晚列隊時，總少不了彙報：“報告長官，今天應到×人，實到×人，有×人事假、×人病假……”每次略有變化，但最後一句永遠不變——“報告完畢”。“報告完畢”是一種簡單明了、有頭有尾的彙報話術，此語一出，長官便對已經發生的情況做到心中有數。

在你彙報工作時，可以用“您看怎麼樣”“您的意見是什麼”“您說這樣可以嗎”作為結束語。

通常來說，一份工作周期是一個月的工作，你需要至少一個星期彙報兩次。在每周一彙報這周的計劃，在每周五彙報這周工作的完成情況。

習慣化：積極主動

彙報是一種職業習慣，同時也是雙方達成工作共識的溝通方式，彙報是一種必須采用的溝通途徑。沒有定期彙報，工作就容易陷入失控狀态。

彙報既是配合又是默契。彙報是下屬的義務，也是下屬的日常工作。要積極主動地向上司彙報你的工作。即使上司不要求彙報，自己也要主動彙報，要讓彙報工作成為你的習慣。“機制”是看不見的默契，“強制”是看得見的管控。

建立彙報機制的意義：讓你的上司時刻心中有數，對你的工作情況永遠處于放心狀态。這也是彙報的價值所在。

厘清思路：9個步驟厘清彙報思路

彙報的内容不明确，是因為你思路不清晰。如果有清晰的彙報思路，當然就不怕彙報工作了。

9個簡單的步驟能夠幫你厘清自己的彙報思路，如圖-2所示。

圖-2 9步厘清彙報思路

第一步，确定人物

你準備彙報給誰聽？是一個人還是幾個人？

如果你要向一群人彙報，如當着全公司人的面做工作彙報，那麼他們中誰才是你真正的聽衆？是你的領導，還是你的同事？

隻有确定了彙報對象，才能開展下一步的工作。

第二步，确定内容

彙報什麼内容？

你知道自己要說什麼嗎？有人彙報工作時思維混亂，自己都不知道自己要表達什麼。這就是沒考慮清楚就張口的結果。

彙報工作中有3個簡單的彙報模型，如表-3所示。

表-3 3種彙報模型

模型1：Why—What—How，即分别描述事件/工作/項目的起因、内容和方法。

模型2：5W1H，即分别描述事件的内容、起因、時間、地點、人物以及解決的方式或過程。

模型3：STAR模型是彙報工作進度常用的模型，即交代背景、需要完成的任務、任務的完成情況和效果。

這3個模型可以應用于大多數工作彙報，能幫助你梳理過程，有條理地呈現彙報的内容，使你的彙報更有效。

第三步，确定重點

你彙報中的關鍵部分是什麼？

一次彙報的重點應該隻有一個，而這個重點應該是能用一兩句話表達清楚的。

第四步，确定邏輯

工作彙報的邏輯是什麼？

基本的邏輯有時間邏輯、事件邏輯、空間邏輯等。

例如，彙報工作的進展情況，你就可以使用時間邏輯，從過去到現在，選取幾個時間點來彙報。

邏輯的使用可以使你的彙報内容更清晰，展示得更直觀。

第五步，确定方式

應該用什麼方式彙報？簡單的内容可以使用口頭彙報的形式。如果口頭彙報不方便，使用即時通信工具也可以。

如果彙報的内容比較複雜，就需要用郵件或彙報公文來彙報，附件可以是參考的文件資料。

更複雜的内容，可能就需要做成PPT，然後通過專題彙報會當衆彙報。

内容的不同性質決定了你應該采用何種彙報形式。

那麼，你該如何彙報工作？因事制宜，因人制宜，因時制宜。在不同的情況下，面對不同的人，你要選擇不同的彙報方式。

有效果的方式，就是好的方式，效果有時比道理更重要。

第六步，确定場合

在什麼場合彙報？是單獨去上司的辦公室彙報，還是在會議上公開彙報？

第七步，确定時間

在什麼時間彙報？彙報大概要花多長時間？彙報的那個時間段是不是合适？這些點都要考慮到。

第八步，确定狀态

上司是否處于“聽彙報”的狀态？如果上司不在狀态，那麼你有幾個選擇：如果是非常小的事情，可以拖一下，等他在狀态了再彙報；要麼用幾句話總結一下你要彙報的内容，然後申請隔日再彙報。但是注意：如果彙報的内容非常緊急，即使上司不在狀态，你也要把他“拉回狀态”。

有的職場新人就犯過這樣的錯誤，他有件非常緊急的事情找上司彙報，結果上司正在為另外一件事着急。上司看他也不像有什麼要事的樣子，就把他轟了出來。第二天，上司發現耽誤事了，把他叫到辦公室訓了一頓。他還特别委屈，找到我，問我這種情況該怎麼辦。

我說：“你在彙報工作之前，要看上司是不是在狀态。如果上司不在狀态，而且你彙報的是小事，就可以先拖一拖。如果是重要和緊急的事情，而上司不在狀态，那你在彙報之前，就要先說：‘領導，這個事情很重要、很緊急，所以我來找您彙報。’他聽了你的話，自然會把注意力放到你身上。你不僅是上司的下屬，還應該是上司的助手。”

第九步，确定被接受的可能性

上司能否接受你的工作彙報？如果上司不接受，那麼他不接受的原因是什麼？如何解決上司不能接受的問題？

突出重點：分清輕重緩急再彙報

很多人彙報工作時辭不達意，常常會被上司打斷：你到底想要表達什麼？

這就是彙報沒有重點導緻的。你要彙報工作，首先要做的就是從内容中擇取重點，然後有重點地彙報。

彙報的重點内容同樣也是彙報的目的。如果你沒弄清楚自己彙報的目的，你彙報的内容将是混亂的。

例如，向領導彙報工作方案，你的目的是要争取方案通過，還是隻是為了闡述自己不成熟的方案、求得領導的指導？如果是前者，你彙報時應該充分闡述自己方案的利弊，重在優勢環節；如果是後者，你彙報的内容的重點就應該放在闡述不完善的地方。

不要讓潛意識主導你的語言

為什麼有的人不會溝通和報告？

你的言語最終反映的是你的内心，如果你還沒有想明白，又怎麼可能說得明白？有人說：“老師，我不知道該彙報什麼，我表達不好。”其實你表達的問題，最終還是思考的問題。一個人先天條理性不好，後天又沒有注意過，那他的言語很容易呈現“意識流”。他的潛意識主導了他的嘴。想到什麼說什麼，因為嘴不可能比腦子快，所以他說的内容就呈現跳躍性。大腦思考的模式常常是關聯性的，由A聯想到B，由B聯想到C。

有一次，我和一個朋友出去吃午飯，他說：“我想想吃什麼啊。”剛說完這句話，他又說：“唉，那些人怎麼搞的啊！”

從他的言語上看，他說：“我想想吃什麼啊—唉，那些人怎麼搞得啊！”

我覺得這件事很有意思，就詢問他的思路，他自己都沒有意識到自己說話的跳躍性。他對我說，他的思路是中午要吃飯——上次吃的廣東菜還不錯——和誰吃的？和一個客戶吃的，雙方還簽了一個合同——那個合同簽了，但是現在因為對方的問題延遲——他們怎麼搞的啊。

這種跳躍性的思維反映到話中，就顯得毫無邏輯性。要有意識地控制你說的内容，而不是讓表達随着潛意識走。防止潛意識主導溝通的方法，如表-4所示。

表-4 如何防止潛意識主導溝通

确定表達的次序和邏輯

在向上司彙報的時候要分主次，不但要精練，還要能夠引起上司的興趣。你一定要知道，上司關注的是哪個工作、上司想先聽哪個工作。

我做管理工作的時候，每個月都會在總經理辦公會議上強調工作重點，我的一些聰明的下屬，就會先彙報我強調的内容。

•強調緊急的。

•強調重要的。

•強調和上司利益關系密切的。

•強調上司關心的。

按照時間順序彙報：當你彙報業務時，你可以先總結過去一個季度的表現；然後再分析當前遇到的機遇和挑戰，總結要點；最後對下一季度進行展望，對需要改進的地方加以闡述。

按照影響力排序彙報：先說影響重大的因素，然後說次要的。

按照溝通對象的關心程度彙報：先說溝通對象關心的問題，再抛出其他問題。

我所在的公司曾經做過一個訓練。先設計一個很難彙報的題目，然後使用電梯練習彙報，電梯從1樓到14樓，要求領導在這個時間内把題目内容彙報清楚。這個方式很好地訓練了領導的彙報能力。

任何能力都是訓練出來的。你也可以采取“限時1分鐘彙報”的方式訓練自己的彙報能力。

簡明扼要：學會用3句話總結你要說的内容

很多人抱怨自己的上司總是沒有耐心聽自己說話，事實上，通常領導者的職位級别越高，對下屬彙報工作的水平要求就越高。案例中的經理自認為他隻花了總裁一點兒時間，結果總裁就發火了。

但是從總裁的角度想一想：有多少人找他彙報？如果每個人都耽誤他20分鐘，一周他就被耽誤38個小時。每個下屬浪費一點兒時間，累積到領導者那裡，就是極大地浪費時間。

當你向上彙報工作時，一定要把效率放在第一位。

學會簡明扼要地彙報，就是幫你的領導節省時間、創造效益

彙報工作時，簡明扼要地彙報不僅是一種能力，也是一種心态上的追求。彙報内容是你要彙報什麼，簡明扼要是你應該怎樣彙報。

我們上學時都學過“總分總”——先總結，再分别描述，最後再總結。

彙報的結果最重要，追求彙報過程可能會使你說起來沒完沒了。要學會把你彙報的内容歸納出個一、二、三來。可以這樣對領導說：“領導，我向你彙報三項工作：第一項是……第二項是……第三項是……”然後觀察領導的神情，領導在聽哪件事時表現得比較專注，你就着重彙報哪個内容。

有人說：我不會總結啊。那也沒關系，有幾種簡單的方法可以幫助你總結你的彙報。

方法1.三點邏輯：學會分層次彙報，濃縮的才是精華

三點邏輯的精髓在于總結和歸類，三種方法、三個時間、三個方面、三種方位、三個工作……把内容分成三塊來闡述，就是三點邏輯。

在公司會議上，總經理提出要實現下一個年度公司業績增長30%的目标，讓大家說說如何實現。

問到王經理時，王經理略微思索了一下：提升業績—業績由什麼決定—市場、人力、營銷—所以提升業績的3個關鍵在于開發市場、提升業務員的業務水平和加大營銷力度。

于是王經理就說：“我認為咱們公司要提升業績，有三塊内容要加強：第一，隻是現有市場是不夠的，我們應該在鞏固現有市場的基礎上開發新市場；第二，我們業務員的工作方式和業務水平還需要培訓和加強；第三，我們營銷的力度還要加大。”

總經理點點頭，說：“對，那我們現在就分别讨論以下3個問題。”

任何事情都可以總結出個一、二、三來，你在說話、彙報，甚至思考的時候，都應該有意識地訓練自己，用“一、二、三點”來說話、彙報和思考。

方法2.收益邏輯：價值描述

要彙報好處、彙報收益和彙報價值，不要彙報無關緊要的細節。

方法3.彙報結果，不要刻意彙報過程

有人在向領導彙報工作時，特别喜歡彙報一些無關緊要的過程，他認為這個過程特别能體現他的努力工作，但是領導對這些其實是不感興趣的。

如果領導不問你，你就不要刻意彙報細節。在給領導彙報的時候盡量少說廢話，要盡量在短時間内完成。

方法4.按時間邏輯迅速整理思路

在工作中，時間邏輯是我們常用也是好用的邏輯。過去、現在、未來是時間邏輯的精髓所在。

某次，一個學員小C在外地出差時接到了總經理的電話。一般情況下，他這個級别的員工是接觸不到總經理的，這次能接到總經理打來的電話，可能是總經理對這個項目特别重視。

總經理在電話裡問：“項目A進行得如何了？”

小C立刻感到緊張：首先，項目A之前一直處于擱淺狀态，這兩天才重啟；擱淺的原因十分複雜，絕不是一兩句話就能描述清楚的。但是總經理顯然沒有時間聽這些。

如果小C說“項目A的情況我現在沒辦法說清楚，這兩天已經在進行了”，總經理肯定大怒，他的工作都有可能保不住了。而且電話和面談不一樣，沒有人喜歡在電話裡聽别人長篇大論地解釋。

這時小C該如何彙報呢？他使用了時間邏輯，用三句話說清楚了：“總經理，這個項目是這樣的：之前出了一些小差錯，使項目停止了，在兩周前我們專門和客戶一起開了會，共識是協商出一個大家都滿意的方案；目前，我們公司已經制訂出了一個不錯的方案并發給客戶，等待他們的回複；等我和您彙報完，我立刻緻電對方，詢問他們對目前方案的意見。”

總經理聽了挺滿意，說：“你先别催了，等他們主動給你回複。你一收到回複，就把情況立刻彙報給我。”

小C答應了。挂了電話，小C發現自己竟然吓出了一身冷汗。

小C的應對非常巧妙。

第一句話：之前出了一些小差錯，使項目停止了，在兩周前我們專門和客戶一起開了會，共識是協商出一個大家都滿意的方案。（過去時間）

第二句話：目前，我們公司已經制訂出一個不錯的方案，已經發給客戶公司，等待他們的回複。（現在時間）

第三句話：等我和您彙報完，我立刻緻電對方，詢問他們對目前方案的意見。（未來時間）

仔細分析他的這三句話，沒有什麼實際内容，項目可以說沒有實質性的進展，但是他用三句話總結現狀，用過去、現在、未來的時間邏輯來分析，非常巧妙地完成了自己的彙報。

能夠展開的彙報才是成功的

當你向領導彙報工作的時候，先說一、二、三點，然後領導會說：“你彙報的這個，第×點我特别感興趣，你詳細說明一下。”然後你就可以詳細彙報，和領導者展開讨論，這種彙報才是成功的。你的彙報内容要能夠引起領導者的讨論興趣。

以上内容摘自《如何正确地彙報工作》

《如何正确地彙報工作》通過“4個步驟、4個問題、7個秘訣和8個難題”，全面解析職場中的上下級關系以及如何建立和諧的上下級關系，手把手教你如何正确地彙報工作。這是一本有關“工作彙報”的實用手冊，同時也是一本解讀“如何與上司相處”的行為指南，能幫助你學會正确彙報工作，完成從“透明人”到“不可替代者”的過渡，成為上司信任和依賴的對象，掌握在職場中發展與晉升的秘訣。

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