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年度工作會議的收獲
年度工作會議的收獲
更新时间:2025-03-22 17:26:57

年度工作會議的收獲(年度工作會議怎麼組織)1

年度工作會議組織要素

一、基本要素敲定

1.确定時間地點人員:以領導意見為主,若公司往年有慣例則按慣例征求領導意見即可。

2.确定會議議程:一般企業年度工作會議議程為各部門彙報工作 領導講話,按公司慣例即可。

3.拟定會議通知:會議通知需包含會議時間、地點、人員、議程、注意事項等要素。

4.組建會務組(視會議大小):包括會議總負責人、攝影人員(可兼)、主持人(若為領導主持則不需要)、電腦控制人員(可兼)、計時人員(可兼)、維持秩序人員(可兼)。以上分工若會議規模不大1-2人也可搞定。

二、會前準備

1.發出會議通知:正式通知需經領導簽字後方可發出。若有讓參會人員準備彙報材料等事項,可在會議通知裡寫明,若要求較多,也可另行拟一條詳細說明發給大家。

2.預定場地:若在公司會議室召開,按公司制度預定會議室即可。若在外面酒店召開,需提前找到合适的場地預定(一般公司都會有常用場地),注意場地座位數量、投影設備效果等。同時,要了解公司會議費用報銷制度,找租賃方開具

3.收集會議材料:注意對收集到的材料進行檢查,PPT制作是否符合規範,内容是否達到領導要求,PPT播放效果是否能達到預期等。

4.制作串場PPT:一般我都會另外再做一個貫穿全場的PPT,将所有需要發言的人的PPT都鍊接進去,自己再加上開場視頻、封面、環節名稱、封底等内容,這樣切換的時候就可以不需要切換到桌面或文件夾,速度更快,整體也更連貫。

5.确定主持人,準備主持稿:這個分情況,有的公司是由某個領導擔任主持人,這個時候看看領導是否需要你寫主持稿;有的公司是由普通員工擔任主持人,這種也需要提前寫好主持稿,最好提前排練幾遍。

6.确定攝影攝像人員:年度工作會議一般都是公司年度重大活動,是需要留存檔案,發新聞稿的,這時候攝影尤為重要(需要攝像的不多)。拍照一般要注意幾個重點對象和場景:領導班子個人在台上發言的正面特寫、領導班子坐在座位上的特寫與合影、背面全場大合影,這幾個鏡頭必不可少,其他可視情況拍攝。注意,領導的特寫一定要抓拍身姿挺拔、表情好的瞬間。

7.擺放桌簽及其他物料(會議資料、水、電腦、翻頁筆、話筒、文具、倒計時牌等):這裡要注意的是桌簽的擺放,實際就是領導座次的安排,根據領導班子人數的不同分為奇數和偶數兩種情況,記住一句話:先确定一把手的位置,然後一把手的左邊、一把手的右邊、再左邊、再右邊依次排下去。關鍵就是一把手的位置如何确定:若是奇數很簡單,直接C位(正中間);若有偶數,有兩種方式,一種是突出一把手,椅子往中間放,其他領導按上面說的原則依次排;另一種方式是一把手和二把手并列正中間,二把手放到一把手左邊。具體可參考圖片。實在不知道怎麼放,找到你們公司以前的活動照片,模仿。

8.調試設備:工作人員需提前到場地調試設備,并将所有PPT或者視頻全部播放一遍(不要嫌麻煩隻試播幾張!),一定要全部過一遍!以防出現超鍊接不可用或格式錯誤的情況。同時,話筒等設備也全部試一遍。

三、會中組織

1.組織簽到:一般會議正式開始前要提醒人員提前入場(根據會議人數多少确定提前多少時間入場),有人員開始進場即可提醒簽到。紙質簽到準備好簽到表和筆(多備幾支),也可使用線上工具簽到,如釘釘就有掃碼簽到功能。

2.提前做好發言提醒:在會議開展過程中,工作人員要時刻注意發言順序,在上一個人即将結束時,到下一個發言人身旁悄悄提醒一下,或者主持人直接讓後續兩位發言人做好準備。

3.控制每個人的發言時間:一般在會議通知裡就會寫明每個人的發言時間,但各部門為了表現自己往往容易超時,這時候就需要工作人員計時并在時間到的前1分鐘或30秒做好倒計時提醒(舉牌子示意)。

3.維持秩序:若是參會人數較多的大會,會場會不可避免地出現嘈雜的聲音,這就需要工作人員維持好秩序,一方面,根據場地情況可預留一個後門進出,防止打電話、上廁所等人員進出打擾到台上講話,工作人員做好引導;另一方面,若有個别人在會場打電話、議論,可直接走近進行提醒,或引導其去會場外解決。

4.領導講話錄音:在沒有攝像的情況下,建議對領導講話進行錄音,方便後續撰寫新聞稿及整理會議記錄。

5.做會議記錄:大緻記錄整個會議開展情況,參會人員發言情況,在會後再根據錄音整理完整。

四、會後收尾

1.清理場地、回收資料:會議結束後,工作人員留下清理場地,将遺留的文件回收。

2.撰寫并發布新聞稿:當天完成會議新聞稿的撰寫,并提交領導審核後發布。

3.整理會議記錄(紀要):根據領導的時效要求完成會議記錄整理,并提交領導審核後下發全體員工學習(視公司實際情況)。

以上隻是最基本的會議組織要素,而很多公司的年度工作會議往往還與團建、聚餐、茶歇、頒獎、小遊戲等結合在一起,需要考慮和安排的東西就更多了。

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