有時我們面對的Excel表格中往往會有許多空格，這樣統計與核對數據就很麻煩，從而降低了工作效率。此外，對于Excel表格中隐私性較強的數據，我們也有必要予以隐藏。接下來，筆者就接合自己的工作經驗，來給大家介紹一下如何解決上述問題。

一鍵隐藏空白單元格

許多單位的後勤管理人員，需要負責本單位辦公用品的采購和發放，即單位事先拟定一個目錄（圖1），員工需要什麼就填什麼（本例假設總金額最多30元）。由于每位員工申報的辦公用品都各不相同，發放就非常容易出錯。其實，對于某位職工申報的辦公用品，隻需要隐藏所有空白單元格，即可解決這個問題。

1、添加宏代碼（編注：小标題數字序号排版時去除，下同）

運行Excel（本文以2016版為例）打開工作簿，然後按下Alt F11快捷鍵，打開Visual Basic編輯器并輸入以下代碼：

Sub yincang()

Dim rng As Range

For Each rng In [D8:DI8]

If Len(rng.Value) = 0 Then rng.EntireColumn.Hidden = True

Next

End Sub

再複制上述代碼，按下回車鍵并執行粘貼操作，将粘貼的宏代碼中的“yincang”修改為“xianshi”、“True”修改為“False”（圖2）。

2、添加按鈕并指定宏

在“開發工具”選項卡，單擊“插入→按鈕”，在圖1所示界面中插入兩個命令按鈕，然後将其文字分别修改為“隐藏空白單元格”和“恢複初始狀态”。再右擊“隐藏空白單元格”按鈕，選擇“指定宏”，為其指定宏“yincang”（圖3），為按鈕“恢複初始狀态”指定“xianshi”宏就可以了。

小提示：

如果Excel 2016沒有顯示“開發工具”選項卡，可依次單擊“文件→選項→自定義功能區”，打開“Excel選項”對話框，勾選“開發工具”複選框，以調出将“開發工具”選項卡即可。

3、隐藏空白單元格

先選中B列單元格，單擊“數據”選項卡中的“篩選”按鈕；然後單擊B列單元格中的下拉箭頭，選中第一條數據記錄（即第8行單元格），再單擊圖1所示中的按鈕“隐藏空白單元格”，就完成第一條數據記錄空格的隐藏了（圖4）。

因為隐藏了冗餘的空白單元格，所以核對與發放辦公用品就方便多了，而且也不容易出錯。當然，對于圖1所示中的其他數據記錄，可先單擊“恢複初始狀态”按鈕，以顯示所有數據，然後單擊B列單元格中的下拉箭頭，篩選出第二條數據記錄（即第9行單元格）。再打開Visual Basic編輯器，将圖2所示中的所有數字8替換為9（共計4個），最後單擊“隐藏空白單元格”按鈕，就可以完成第二條數據記錄空白單元格的隐藏了。

小提示：

圖中的字符串“D8:DI8”，表示對第8行“D8：DI8”單元格中的空白單元格執行隐藏操作。在實際操作中如有不同，大家可靈活修改。

為隐私數據加把“鎖”

有時一些私密性較強的數據（如上例中的電話号碼），不希望别人看到，此時可通過隐藏相關數據，并添加密碼來 實現。

1、設置密碼及添加文字

如圖5所示的界面，先切換到“Sheet2”工作表，并在A1單元格輸入一個密碼（如“12345678”），再切換到“Sheet1”工作表，選中第2行單元格并右擊之，選擇“插入”，插入一行空白單元格。接着在第2行的A2、C2、E2和G2單元格分别輸入文字“密碼：”并設置好字體顔色，填充色等參數（圖6）。

2、創建及編輯規則

選中需要隐藏的單元格（如“B2：B43”)，再在Excel 2016的“開始”選項卡中，單擊“條件格式→新建規則”，在彈出對話框中選中“使用公式确定要設置格式的單元格”（圖7），輸入公式“=B$2<>Sheet2!A$1”，接着單擊“格式”按鈕打開“設置單元格格式”對話框的“數字”選項卡，選中該選項卡的“自定義”選項，輸入三個英文狀态下的引号并單擊“确定”按鈕即可。

完成上述操作後，大家就會發現B列單元格中的所有數據都隐藏了。仿照第2步的操作，分别輸入“=D$2<>Sheet2!A$1”、“=F$2<>Sheet2!A$1”和“=H$2<>Sheet2!A$1”，隐藏D列、F列和H列的所有數據就可以了。

3、取消單元格鎖定及保護工作表

在如圖6所示的界面中，同時選中B2、D2、F2及H2單元格并右擊之，選擇“設置單元格式”，在打開的同名對話框中，切換到“保護”選項卡，取消勾選“鎖定”複選框。接着單擊“審閱”選項卡中的“保護工作表”按鈕，為“Sheet1”工作表添加保護，最後右擊“Sheet2”工作表，選擇“隐藏”，将其隐藏就可以了。

經過以上步驟的操作，“Sheet1”工作表隻有B2、D2、F2及H2單元格處于可編輯狀态，如果在某個單元格（如B2單元格），輸入事先設置好的密碼，就可以查看B列單元格中的所有數據了（圖８）。而删除相關密碼并回車，則已顯示的單元格中的數據又會自動隐藏。