工程資料員必須具備一定的專業知識。根據公路工程實踐，項目資料員必須具備以下條件：

1、必須具有一定的文書處理能力。

2、必須具有工程識圖及結構構造的相關知識，了解現場施工程序及各種關鍵數據。

3、除具有一定的計算機應用能力外，還應了解國家和項目所在地各級政府有關檔案管理的規定。

4、應了解與工程項目設計、施工驗收和安全生産有關的法律法規及規範。

5、必須了解施工企業承包方式、合同簽訂、施工預算、現場經濟活動分析管理的基本知識。

資料員日常

1、資料員應及時收集、分析市場信息，加強對工程資料的現代化管理。

2、及時收集、整理工程施工各類圖紙以及補充資料，做好工程資料收發、運轉、管理等工作，做到文件資料管理規範、完整。

3、掌握施工技術質量資料的歸檔要求，積極參與施工生産管理，做好資料的管理和監控。

4、做好工程圖紙的收發和審核，對工程資料和工程圖紙等進行獨立組合案卷與歸檔。

5、•處理好各項公共關系，包括與業主、項目經理、總工，上級主管部門以及其他相關部門的關系，同時還要處理好與檔案管理部門的關系。

1、工程資料的收集

（1）資料員收集工程資料必須及時，必須保持與實際施工進度同步。

（2）工程建設資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參加生産協調會、項目管理人員工作會議等，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理和監控。

（3）資料員對收集到的資料應認真審核，不符合規定的，應予修改或重做。

（4）對分包單位必須提供的施工技術資料審核，從總工、工程部經理到資料員應嚴格把關，所提供的資料不符合要求的，不予結算工程款（包括對供貨單位）

（5）資料員對收集到的資料應及時整理、立卷與歸檔。

2、工程資料分類與保管

（1）為保證工程資料管理的規範化、制度化和科學化

（2）工程資料的存放和保管方法根據在本單位的實際情況确定，并必須符合檔案管理的有關規定。

（3）工程檔案庫應按檔案管理規定和要求建立，并報請本地檔案管理機構組織檔案管理驗收。

（4）工程檔案庫必須安全、清潔，并做到“六防”即防火、防盜、防蟲、防黴、防塵和防光。

（5）工程資料應按相關規定移交、歸檔。項目通過竣工驗收後，按有關規定和時限移交檔案館；按合同規定的時限提交業主。

（6）借閱工程資料時，必須履行相關手續，且不得損壞或遺失。

（7）工程資料的收回、銷毀按本單位和本地檔案管理的有關規定執行。

3、工程資料的登記

（1）工程資料收發登記。無論是收回文件，還是發放文件，資料員應對這些文件進行逐件登記，并備案，以便于管理。

（2）工程資料借閱登記。工程資料整理歸檔完畢後，由于工作的需要，單位領導或工作人員經常需閱某件文件資料，資料員應建立登記台帳，詳細列出借閱文件的時間、借閱人、借閱目的及歸還時間。

（3）工程資料傳閱登記：在文件處理過程中，如文件份數少而需要多人閱處或須知照文件精神的人數較多，則需要傳閱文件，因此需要建立文件傳閱登記制度。