疫情的反複加速了數字化辦公的發展進程，不少公司逐漸發現了數字化辦公的優勢。

2020年疫情期間，埃森哲通過混合辦公的模式，以遍布世界各地的數百名員工共同設計了其全球品牌煥新計劃，這個計劃的效率比往常要高2至3倍。

埃森哲調查認為：遠程辦公的場景并不隻是迫不得已的考量，而是徹底擺脫實體辦公場所束縛的全新辦公方式。

并且，在其發布的《技術展望2021》報告中，提出了“無界工作”的理念，認為遠程辦公即将從應急措施走向常态化，企業有望突破地域限制，打造沒有邊界、靈活動态的組織團隊。

在國内的例子也不在少數。今年初攜程宣布從3月起，将在全公司推行混合辦公制度：自3月1日起，每周三、周五，公司各事業部、職能部門可根據實際需求自行選擇辦公地點，實行或逐步推行1至2天的混合辦公。

攜程混合辦公的推進并非一蹴而就，在2021年、2020年和2010年，攜程都進行過混合辦公和居家辦公的小規模實驗。

結果顯示，當所有認為自己适合在家辦公的員工真正實現了在家辦公時，其業績的增加由随機實驗中的13%進一步上升為22%。同時，員工具有更高的工作滿意度，工作離職率下降了50%。

數字化辦公或混合辦公模式，已經逐漸成為企業辦公的一種主流形态，而不僅僅是疫情之下的補充或替代或彌補。

一、數字化辦公，解決了哪些問題？

為什麼需要構建數字化辦公能力？

首先，是應對不确定性。面對突如其來的限制，團隊需要有快速應對的能力。

例如新冠疫情，不知道何時就會突然發生，這會導緻大量的企業無法正常開展業務，員工隔離在家中，和外部的溝通途徑隻剩下網絡。

對于具備數字化辦公基礎設施的團隊，受到的影響遠低于不具備相關能力的團隊。

某A H股上市公司信息安全負責人孫琦說，讓每一位員工都能夠在任何時間和任何地點，通過不同設備、應用、網絡，安全且高效地在一起高效協同工作，這才是一個具備數字化辦公基礎能力的企業。

第二，越來越多團隊需要數字化辦公基礎設施。

絕大多數年輕的團隊已經是數字原生時代的原著民，習慣使用數字化手段交流、生活，數字化辦公基礎設施的好壞可能會直接影響他們的實際體驗。

第三，信息安全，是構建數字化辦公基礎設施中的重要内容。

根據forrester（全球最具影響力的獨立研究咨詢公司之一）2020年的安全調查顯示，超過半數的企業在其上一個财年中至少發生了一次以上的信息資産洩露事件，同比增長超過了20%。

更多人希望獲得一種更高效和安全的數字辦公基礎設施。

比如傻瓜式的，可以讓他們隻關注業務本身；one App模式，可以有統一的身份管理能力；一體化的訪問接入能力，使用者可以平滑地在辦公網絡、身份權限管理、終端管理等方面獲得良好的體驗。

疫情仍在持續，數字化辦公的需求在持續增長。

未來，大多數人會将數字化辦公視為一種日常，從不得不适應到改變辦公習慣，再到主動追求更加自由靈活的工作環境，辦公的思維方式也會發生極大的轉變。

二、數字化辦公，升級了哪些方面？

在傳統的辦公模式下，通過流程化的分工使得勞動效率最大化得以實現。而在互聯網時代，更需要解決的是敏捷高效協作，以達到整體效率的保證。

1.辦公理念升級：從完成任務到價值創造

傳統的辦公系統，隻能實現文檔的粗顆粒度轉移。

比如用Word文檔做出方案，然後打印出來，交給上級審閱。而上級在打印文件或者Word文檔上做好批注，再“還給”下級。

這個過程，其實意味着困難的轉移。文檔旅行就是困難旅行，隻是把問題扔給對接者，由對接者解決舊問題或提出新問題。

更形象點說，這種辦公就像“打網球”，你打給我，我打給你，一旦接不住對方打來的，就要被上級批評或者推倒重來。

這是點對點的連接。

而數字化辦公，重在集體參與、協同共創，所有數據、所有文檔、所有記錄在雲上。辦公不再是“發布命令”，變成了“智慧窪地”，參與人的想法、建議都彙集在一起。

辦公從“布置任務”走向了“價值創造”，每個辦公者都要思考自己價值創造的點在哪裡。

這時候的辦公，變成了“踢足球”，所有人圍繞着“球門”這個目标，思考能為進球做點什麼，履行好“前鋒”“後衛”的職責。

這更像是蛛網結構，通過“數據”這條蛛絲，把衆多節點上的員工連接起來，把力量彙集在一起。

比如，衆所周知的2022羅振宇跨年演講，在4萬字的終稿背後，是2000多個得到的内外部參與人員，并且還有126828名用戶參與其中，共創了331068字數的文檔。

如此龐大的協作規模，對于效率的要求極其之高。倘若還是運用點對點的方式，那可以想象結果會是什麼。

而組織這場活動，得到沒有“總指揮”一說，隻有圍繞各個關鍵節點組成的協作網。

馮啟娜作為跨年演講的總撰稿，她的身份是召集人，發出協作邀請，雖然她不是總指揮，卻能調動大家一起把項目往前推進。她将這種協作方式稱為“圍繞一個文檔去織網”。

飛書文檔幫助得到實現了人圍繞文檔來轉，構建了以“事”為核心的協作組織。

2.辦公行為升級：從自說自話到雲端協同

數字化辦公，文檔存在雲端，參與人員共同負責和編輯。每個人都要把自己的理解添加進去，或者在某些地方做好标注。

這個過程，其實是把隐性知識變為顯性知識的過程。

比如員工小甲、小乙對某個項目有各自獨到的見解，如果他們隻是按照主管要求，分别寫出一份方案。

那麼主管在做決策時，隻能憑借自己的經驗來判斷哪個方案更好，不會知道背後的思考邏輯。小甲和小乙更是不清楚對方為什麼會這麼想、要這麼做。

但是通過雲文檔參與共創後，他們可以把自己的理解放在同一份方案裡，并且思考的出發點是同一份方案，結構、要素完全一樣，他們的注意力就從“我要做出好方案”變成“我們要一起做出好方案”。

遠州裝飾是一家集策劃、設計、裝飾、建材銷售為一體大型裝飾公司。有4個主要部門：管理部、客服部、設計部、工程部。日常工作主要分為兩個階段：跟單階段和工程實施階段。

在采用數字化辦公以前，公司經常面臨如下問題：客戶跟進過程複雜，客服與跟單員的信息很難及時同步；設計圖、客戶信息、合同等信息存儲零散，查找不方便；項目經理在施工現場時，難以查看物料報價表……

使用WPS⁺雲辦公以後，客服将與客戶溝通的主要信息記錄在雲文檔《遠州裝飾客戶跟單表》，與跟單員、設計師實時同步，協同編輯客戶的跟進過程，在文檔中可看到每位協作者的編輯狀态，實現工作的順暢對接。

然後，根據公司結構建立不同的部門，将各個部門的專屬資料放到部門的資料庫，同時建立公司公共資料庫，存放合同、客戶資料、公司制度等面向全員開放的内容。

施工過程中的信息記錄，也可直接在移動端編輯，實時分享到每位項目成員。

數字化辦公，把這家公司的客服、跟單員、設計師、項目經理鍊接到了一起，每個人都可以看到其他人實時分享的信息和數據，以及公司整體、各部門的存檔資料。

這種工作方式的改變，背後是思維方式的轉變。員工的關注點就會從“我的工作成果”，變為“我的協作成果”。

3.辦公流程升級：從信息管理走向數據閉環

傳統的信息化辦公，本質是對于信息的管理，是“業務數據化”。

比如對企業的生産過程、采購過程、銷售過程、客戶服務、事務處理、現金流動等業務活動和過程進行數據化記錄。典型的工具是信息化系統，例如：OA、ERP、CRM、SRM、PLM等。

而數字化辦公，是“數據業務化”，本質是數據的閉環。

2019年12月，中國一汽與釘釘全面合作，打造了集團專屬辦公平台“一汽Easy”。

一汽Easy成為中國一汽移動辦公及各項應用系統的統一入口，對于審批、任務、會議、考勤、差旅等多個事項進行移動化辦理。

每個員工每天都要到一汽Easy的待辦中心或任務中心查看自己要處理的工作，從“人找事”轉變為“事找人”。

同時，一汽Easy也是所有任務派發的入口。

平台任務管理功能，可以自動把管理者在工作群或聊天溝通過程中安排的内容轉變成任務，實現任務執行的實時跟蹤。管理層和普通員工經常使用釘釘日程安排重點事項，便于及時提醒。

比如，在研發某個新車型時，産品設計師需要收集内部員工的需求偏好信息。以前出于保密的需要，設計師不能使用外部問卷系統收集信息，隻能線下收集信息。

現在，設計師通過智能填表很快就能完成用戶問卷，上傳新車型的效果圖，并發送給部分員工，當天就能收到員工的意見反饋并進行數據統計分析。

一切業務圍繞着線上數據（信息）展開，數據完成閉環，就代表着工作完成閉環。這也是數字化辦公的特色之一。

4.辦公特色升級：從定人定時到定事定性

信息社會50人論壇執行主席段永朝在講述數字化辦公的時候，說了三個無關：和場地無關，和場景有關；和時間無關，和關鍵時刻有關；和人員無關，和角色有關。

過去的辦公方式，是在固定地點，由固定人員按照固定時間，把固定任務完成。在此過程中，各部分是單線連接、互相獨立的，就像樹的枝杈一樣分布。

而數字化辦公，則是多線多點交叉融合的網狀結構，所有節點都圍繞着目标（事情）。

你可以不是某個崗位的人，但你隻要參與進來，就要為目标貢獻智慧。甚至目标也會做不斷的優化，隻要大方向确定即可。

自如目前管理近100萬間房源，每位服務管家要同時服務近400位租客，這對員工來說，是相當大的挑戰，工作狀态可能是“接不完的電話、回不完的消息”。

并且每個管家背後，都有一個龐大的服務支持團隊，比如保潔、設計師、搬家工人、維修工人等等。

就拿管家經常遇到的房屋維修為例：以前，如果租客跟管家報修，管家要先找到有空的維修工人，然後把租客提出的故障位置的照片、視頻、詳細描述發過去。

維修工人有什麼疑問，管家再去問租客。租客習慣用微信溝通，管家要先把微信上的照片、視頻存在手機相冊裡，再去辦公軟件上發給同事，“操作步驟多，還要在不同軟件間來回切換，很容易忙中出亂”。

通過企業微信，管家隻需要在企業微信上一鍵發起工單，将故障信息貼在工單裡，系統會自動排班、通知維修工人、在維修結束後關閉工單。“信息不用轉來轉去，大家協作暢快，租務就處理得快，租客也更滿意”。

很多時候，租客想約看房，但是，管家自己的時間已經排滿了，就要請其他管家來幫忙接待。然而，管家們都很忙，怎麼辦呢？

在企業微信上，管家不止能查看自己的日程，還能查看同事的日程。

此時，在管家群裡「查看群成員日程」，就能知道其他管家有無空閑時間，直接将信息轉發給有空的管家，既讓每個客戶都得到及時的服務，也能幫助其他管家多服務、多簽單。

這個案例，與段永朝的說法極為契合，工作場地、工作時間、工作人員都不再被關注，重要的是管家（角色）、在租客着急的時候（關鍵時刻）、要幫助租客解決什麼問題（場景）。

通過成員的互相協作，他們的着力點從“完成自己的工作任務”變成了“讓顧客滿意”。工作性質從任務的“定人定時”走向了目标的“定事定性”。

三、數字化辦公，

是數字化組織的一部分

在數智化時代，組織的管理模式也在發生着巨大的變革。

數字化辦公，隻是數字化組織的一部分。其背後，是管理模式的轉變，從他組織走向自組織、從垂直化走向扁平化、從剛性管理走向柔性管理。

整個組織的管理，未來要做到的首先是事找人，而不是人找事。

在此背景下，每個團隊都需要建立自己的數字化辦公系統。隻有這樣，才能進化為這個時代的先進團隊。在先進團隊的基因中，數智化是新動力！

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