DA/T13—2022《檔号編制規則》

1 範圍

本文件規定了檔号的結構、編制原則和編制方法。

本文件适用于檔案館(室)編制檔号。

2 規範性引用文件

本文件沒有規範性引用文件。

3 術語和定義

下列術語和定義适用于本文件。

3.1代碼 code

一個或一組有序的、易于計算機和人識别與處理的數字、字母、漢字及其他符号。

3.2 檔号 referencecode

以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識别檔案排列順序。

[來源:DA/T1—2000,定義5.12,有修改]

3.3 全宗号 fondsnumber

檔案所屬全宗的代碼。

3.4 類别号 seriesnumber

按照分類方案賦予全宗内各層級檔案類别的代碼。

3.5 檔案門類代碼 archivalcategorycode

檔案所屬門類的代碼。

注:檔案門類代碼是一級類别号,如文書檔案代碼、科技檔案代碼等。

3.6 項目号 projectnumber

産品、工程、課題、設備等不同類别項目檔案的代碼。

3.7 目錄号 cataloguenumber

全宗内案卷所屬目錄的代碼。

3.8 案卷号 filenumber

案卷排列的順序代碼。

注:按組或冊整理的檔案可用組号或冊号。

3.9 件号 itemnumber

歸檔的文件排列的順序代碼。

3.10 頁号 pagenumber

案卷内文件每頁排列的順序代碼。

4 檔号編制原則和要求

4.1 唯一性原則

檔案館(室)内檔号應指代單一。不同編号對象應賦予不同代碼,一個代碼隻表示一個編号對象。

4.2 一緻性原則

檔号結構應與館(室)藏檔案的整理分類體系保持一緻。

4.3 穩定性原則

檔号一經确定,不應随意改變。

4.4 擴充性原則

檔号應預留遞增容量,以便适應館(室)藏檔案擴充的需要。

4.5 簡單性原則

檔号力求簡短明了、減少代碼差錯,以提高處理效率。

4.6 适用性原則

檔号的編制宜适應不同的技術環境。

5 檔号的構成元素

檔号構成的元素包括:

a) 全宗号。

b) 類别号。

———一級類别号(檔案門類代碼);

———二級及三級類别号;

———項目号;

———目錄号;

———年度;

———保管期限代碼;

———機構/問題代碼。

c) 案卷号/組号/冊号。

d) 件号/頁号。

6 按卷整理檔案的檔号結構

6.1.1 按卷整理的檔号結構應為

6.1.2 按卷整理的檔号結構中,類别号的構成元素包括一級類别号(檔案門類代碼)、二級及三級類别号、目錄号、項目号、年度、保管期限代碼。其結構按相關規定或根據實際需要确定。

6.1.3 結構說明

“×××”不代表各代碼所占的位數。6.1.1中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接号“-”(短橫線)相隔。6.1.2中的各元素均屬類别号,為同級代碼,同級代碼之間用間隔号“·”相隔。連接号和間隔号各占半個字位置,上下居中。

6.2 元素的選用

6.2.1 全宗号、一級類别号(檔案門類代碼)、案卷号/組号/冊号為必選項,不應省略。

6.2.2 二級及三級類别号、目錄号、項目号、年度、保管期限代碼、件号/頁号為可選項,可根據實際需要選擇使用。

7 按件整理檔案的檔号結構

7.1 結構

7.1.1 按件整理的檔号結構應為:

7.1.2 按件整理的檔号結構中,類别号的構成元素包括一級類别号(檔案門類代碼)、二級及三級類别号、年度、保管期限代碼、機構/問題代碼。其結構按相關規定或根據實際需要确定。

7.1.3 結構說明

“×××”不代表各代碼所占的位數。7.1.1結構中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接号“-”(短橫線)相隔。7.1.2中的各元素均屬類别号,為同級代碼,同級代碼之間用間隔号“·”相隔。連接号和間隔号各占半個字位置,上下居中。

7.2 元素的選用

7.2.1 全宗号、一級類别号(檔案門類代碼)、年度、保管期限代碼、件号為必選項,不應省略。

7.2.2 二級及三級類别号、機構/問題代碼為可選項,可根據實際需要選擇使用。

8 檔号的編制方法

8.1 全宗号的編制方法

8.1.1 一般采用4位代碼标識全宗号。其中第1位用大寫漢語拼音字母标識全宗屬性,後3位用阿拉伯數字标識順序号。

8.1.2 在同一個檔案館(室)内,全宗屬性代碼不應重複。

8.1.3 在同一個全宗屬性内按排列次序流水編制全宗順序号。不應有重号。

示例1:某省檔案館藏新民主主義革命曆史檔案第13号全宗,标識為“X013”。

示例2:某市檔案館藏舊政權檔案第4号全宗,标識為“J004”。

示例3:某省檔案館藏第123号全宗,可标識為“R123”。

示例4:某省檔案館藏已撤銷的某地行署003号全宗,可标識為“D003”。

8.2 檔案門類代碼的編制方法

8.2.1 采用2位大寫漢語拼音字母标識檔案門類代碼。

示例:機關檔案門類代碼标識為:文書 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、會計“KU”、專業“ZY”、照片“ZP”、錄音“LY”、錄像“LX”、業務數據“SJ”、公務電子郵件“YJ”、網頁信息“WY”、社交媒體“MT”、實物檔案“SW”。

8.2.2 在同一個檔案館(室)内或一個全宗内,不應有重複的檔案門類代碼。

8.3 二級及三級類别号的編制方法

8.3.1 二級及三級類别号的設置應科學、簡潔。根據實際情況,可擴展至四級。

8.3.2 采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或二者的組合編制二級及三級類别号,不應有重号。

示例:行政許可檔案中登記注冊檔案中的注冊類檔案,标識為“XK·ZC·01”。

8.4 項目号的編制方法

采用項目、課題、設備儀器等的代号或型号标識項目号。

8.5 年度的編制方法

采用4位阿拉伯數字标識文件(檔案)的形成年度。

8.6 保管期限代碼的編制方法

采用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯數字的組合标識保管期限。以代碼“Y”标識永久;以代碼“D” 年限标識定期。

示例:保管期限為定期30年的标識為“D30”。

8.7 機構/問題代碼的編制方法

采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或漢字标識機構/問題。

示例1:采用漢字“辦公室”标識辦公室。

示例2:采用代碼“003”标識黨務類。

8.8 案卷号/組号/冊号的編制方法

8.8.1 采用阿拉伯數字标識案卷号/組号/冊号。檔案館(室)應按照實際數量确定案卷号/組号/冊号的位數。

8.8.2 應在案卷号/組号/冊号前最低一級檔号構成元素下按照排列次序流水編制案卷号/組号/冊号,不應有重号。

8.9 件号的編制方法

8.9.1 采用阿拉伯數字标識件号。檔案館(室)應按照實際數量确定件号的位數。

8.9.2 應在件号前最低一級檔号構成元素下按照排列次序流水編制件号,不應有重号。

8.10 頁号的編制方法

8.10.1 采用阿拉伯數字标識頁号。檔案館(室)應按照實際數量确定頁号的位數。

8.10.2 應從卷内首頁檔案開始按排列次序流水編制頁号,不應有重号。空白頁不編制頁号。

8.11 檔号編制示例

為便于理解檔号的使用方法,方便操作,附錄 A 給出了檔号編制的具體示例。

附 錄 A

(資料性附錄)

檔号編制示例

A.1 按卷整理的檔号編制示例

示例1:J019-ZY·JC·CC·2019·D30-001-001

說明:J019為全宗号,ZY 為檔案門類代碼(專業檔案),JC 為二級類别号(稅務稽查),CC 為三級類别号(查處類),2019為年度,D30為保管期限代碼,001為案卷号,001為件号。

示例2:J019-KU·01·2017-001-001

說明:J019為全宗号,KU 為檔案門類代碼(會計檔案),01為二級類别号(會計憑證),2017為年度,001為案卷号,001為件号。

示例3:A002-RS-001-002

說明:A002為全宗号,RS為檔案門類代碼(人事檔案),001為案卷号,002為件号。

示例4:X032-KJ·KY·01-003

說明:X032為全宗号;KJ為檔案門類代碼(科技檔案),KY 為二級類别号(科研檔案),01為項目号,003為案卷号。

示例5:X032-KJ·JJ·02-005-054

說明:X032為全宗号;KJ為檔案門類代碼(科技檔案),JJ為二級類别号(基建檔案),02為項目号,005為案卷号,054為頁号。

示例6:K021-ZP·2019·D30-025-005

說明:K021為全宗号,ZP為檔案門類代碼(照片),2019為年度,D30為保管期限代碼,025為組号,005為件号。

示例7:C038-001-002-003

說明:C038為全宗号,001為目錄号,002為案卷号,003為件号。

A.2 按件整理的檔号編制示例

示例1:A439-WS·2015·D30·003-005

說明:A439為全宗号,WS為檔案門類代碼(文書),2015為年度,D30為保管期限代碼,003為問題代碼(黨務),005為件号。

示例2:Z109-WS·2011·Y·辦公室-0001

說明:Z109為全宗号,WS為檔案門類代碼(文書),2011為年度,Y 為保管期限代碼,辦公室為機構代碼,0001為件号。

示例3:Z008-WS·2019·Y-037

說明:Z008為全宗号,WS為檔案門類代碼(文書),2019為年度,Y 為保管期限代碼,037為件号。

示例4:J019-LY·2019·Y-001

說明:J019為全宗号,LY 為檔案門類代碼(錄音檔案),2019為年度,Y 為保管期限代碼,001為件号。

示例5:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001

說明:C015為全宗号,WY 為檔案門類代碼(網頁),TZGG 為二級類别号(通知公告),2019為年度,D10為保管期限代碼,00001為件号。

示例6:B168-SW·2015·Y-001

說明:B168為全宗号,SW 為檔案門類代碼(實物),2015為年度,Y 為保管期限代碼,001為件号。

來源：國家檔案局