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整列文本數據轉換成數字格式
整列文本數據轉換成數字格式
更新时间:2025-07-19 07:39:39

問題:大量數據中有一些數據是文本格式,導緻數據彙總不準确。


分析:在工作中對數據進行統計分析時會出現這種情況。在工作中經常會采用Excel進行數據統計分析,會對數據的一列進行求和,但是總是會出現,求和數和人工算出的數據不一樣,是什麼原因呢?

結論:是由于表格在制作和寫入的過程中,數據不純導緻的,而數據求和隻是針對“數字”(常規等可以加減的數據都可以)格式,當數據以文本形式顯示時,就不是“數字”形式,而是文本形式了,就不能進行求和計算。

舉例說明:如下圖所示的情況,在Excel中求和算出來的金額是8800,但是實際的金額應該是11000,導緻出現偏差的原因就是發放金額中有4個人的發放金額是文本格式,不能進行加減計算。

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)1

圖一

下面講解如何解決:

首先,将這一列數據選中,選中“數據”--“分列”,會彈出如下文本框,

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)2

圖二

彈出文本框之後,根據自己的需要進行選擇,對于數據這種情況,沒有需要分割的,就直接點擊下一步,一直到結束。操作完成之後,就會全部是常規格式,常規格式就是默認格式,就會變成數據格式。如下圖:

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)3

圖三

這樣,再次對發放金額欄進行求和,就會是正确的數據了。每次對這種大批量的數據進行操作時,就會正确的進行統計分析了。


是不是覺得超簡單呢


那分列還能實現哪些常用的功能呢?

小編就工作中經常遇見的一種情況和大家分享!

用法一:可以快速截取數據中的某一段,或将一個超長文本變成幾段比較短的需要的形式。

在工作中會遇到一種情況,就是需要提取一列中的數據中的前幾位,比如在下面(圖四)中省份一列,我們想要單獨提取省份而不需要其他市、區等信息,可以用公式實現,但是如何才能更簡便呢?

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)4

圖四

下面通過分列功能來實現:

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)5

圖五

選中需要分列的字後面,點擊下一步。

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)6

圖六

選擇你需要的文本格式,

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)7

圖七

然後選中剩下的文本再進行編輯,

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)8

圖八

分成幾段就依次對數據進行操作,如果不需要,就可以如圖八所示,選擇不導入此列。到此完成操作。

用法二,對身份證号碼進行操作,把日期摘出來進行其他操作。

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)9

圖九

身份證号碼的第7位開始後面依次代表年月和日,倒數第二位代表性别。有時候需要通過身份證信息來提取信息,增加數據準确性和純度。也可以采用分列法快速實現。

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)10

圖十

将日期欄選出來,以日期格式,點擊完成。如果要展為日期的格式,隻需對其數字格式進行編輯就行了。

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)11

圖十一

整列文本數據轉換成數字格式(批量将文本格式的數據轉化為數字或常規形式)12

圖十二

采用同樣的方法可以将代表性别的數據篩選出來。


注意事項:

(1)在進行分列的操作中,原始數據欄要注意保存,分列出來的數據要占用當前一欄。

(2)如果一個字符串要分列出來多個字符串,那麼也要相應的插入要分列成幾欄的空白列,以保證後面的數據不被占用而丢失原始數據。

(3)隻需要對要處理的數據選中操作即可,不必對表頭等其它信息進行選中,一是分列不支持對合并的單元格進行操作,二是表頭如果被選中也會進行操作,增加時間成本。


是不是超簡單呢?每天一個操作小技巧,加班不存在,關注不迷路。

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