文件内容裡的編号規則?「文件命名」的4條黃金規則,現在小編就來說說關于文件内容裡的編号規則?下面内容希望能幫助到你,我們來一起看看吧!
文件内容裡的編号規則
「文件命名」的4條黃金規則
「文件命名」的4條黃金規則
老牌的檢索工具,使用時瓶頸還是在「文件命名」上。如果文件名字不好,會搜不到,耽誤時間。
「文件命名」的4條黃金規則
(摘錄歸納)
1. Why
文件的核心問題:為什麼存在?例如,
「素材~3月8日女王節」
「資料~李姐18号出差廣州要用」
「合同~A公司X項目,草稿等批準」
……
2. When / Who / What
文件版本是演變過來的。 例如,「合同草稿」最後變為「合同蓋章掃描件」。我們要對「曆史合同」版本命名:
- [ ] 合同~日期(或到期日) When
- [ ] 合同~和誰簽的Who
- [ ] 合同~關于什麼事情的What
例如:「合同~20190601.A公司.X項目1期,簽訂版.pdf」。
3. 更多的「分類标簽」
可以考慮添加一些固定的「标簽」來描述。 任何一個對我們業務有幫助的客觀屬性,都可以作為一類「标簽」的參考。有公司,地區,項目,崗位,事項等,例如,地域之類标簽 「北京」「上海」「廣州」……。
4. 适當的「狀态标簽」
個人認為,這是4條規則中,含金量最高的标簽。 就是文件名附加點處在「工作流」内的信息。
實際工作中,很多工作文件都是用在「工作流」中,文件要跟着流程「走」,最好加上「狀态标簽」,讓使用它的人,清楚的知道這份文件的狀态所在。
總之,
常規的工作文件,幾乎都适合這個套路,包括但不限于:周報,銷售記錄,統計表格,會議記錄,協議備忘,申請表格 ……
1*文件命名 結構為:
[大笑]「文件名 文件号」 「事項類别(或項目号) 文件作者 日期 版本号.」 狀态。[大笑]例如:「2016年工作總結_營銷部_大鵬20170101 _V1.0.doc 」。
2*文件名稱由五部分主要詞組成:
例如,
第一部分、為闡述文件主題,觀其名知大意;「文件名 文件号」
第二部分、為文件所屬類别;「類别」有公司,地區,項目,崗位,事項等類别
第三部分、為文件創建者;「to 收文單位」
第四部分、為當前文件的日期;
第五部分、為文件階段狀态标識,「草犒,内審,報審,修改,簽批,發給準,蓋章掃描,複印,執行完」,
第六部分、
文件名前,可增加了幾個特殊的符号,用于标識不同狀态的文件:
1、!(歎号)——标注重要
2、#(井号)——标注等待處理
3、@(@号)——
第七部分、
可以在文件名之後标上V0.1,
V代表version版本,0代表這是草稿,.1代表這是草稿的第一版,如果草稿做了修改則為V0.2,依次類推,
到了正式發布的第一版則為V1.0,發布後再改,小的改動我們可以在小數點後加,如V1.1說明正式發布版本有了較小的改動;
大的改動可以在小數點前加,如V2.0則說明比V1.0有了較大的改動。
老牌的檢索工具,使用時瓶頸還是在「文件命名」上。如果文件名字不好,會搜不到,耽誤時間。
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