哈喽，大家好，我是熱愛學習的趣談，如果你也熱愛學習，快來關注小編和小編一起學習吧，Excel實用技能持續更新中！

你在使用Excel時是否有過這些煩惱，身份證号本來18位，不小心輸入的少了一位；本來已經告訴同事應該輸入哪些産品類型，可是他還是輸入了其他的。在Excel的使用中，像這樣的煩惱無時無刻不在困擾這我們，那麼利用Exel的數據有效性就可以解決這些煩惱，今天小編就和大家一起學習學習！

即是對我們操作的單元格或單元格區域從内容上到數量上進行一種限制，以達到我們的使用要求。當輸入的内容符合要求時，可以正常的輸入，如果輸入的内容不符合我們的要求，就會報錯提示。

1、數據有效性通常用于在輸入前對即将輸入内容的單元格進行限制，以确保輸入内容的準确性；

2、數據有效性設置無法對已經輸入的内容進行限制，也即是說，如果在對單元格或單元格區域設置數據有效性前就已經輸入的内容，是無法起到限制的作用的；

3、如果在限制數據有效性前已經輸入了内容，可以通過“圈釋無效數據”的功能标記出無效的數據。

1、數據有效性的訪問路徑：

可以通過【數據】→【數據工具】→【數據驗證】路徑進入到數驗證對話框（如下圖）

2、數據有效性對話框介紹：

數據有效性對話框共分為四個區域：

①标題欄：含有對話框名稱【數據驗證】、幫助按鈕和關閉按鈕；

②菜單欄：分為為“設置（用于設置具體的限制條件）”“輸入信息（用于設置輸入的顯示信息）”“出錯警告（提示信息：用于設置非法輸入時的提示信息）”“輸入法模式”四個菜單；

設置信息我們在應用模塊中進行詳細學習，我們來看看“輸入信息”和“出錯警告”的用法：

“輸入信息”通常起到提示的作用，當我們設置後選中相應的區域時就會浮窗提示我們設置的内容（本案列設置當選中H2:H13單元格時，提示‘請輸入正确的部門名稱’），方法為：選中H2:H13區域→通過已經講述的方法打開數據驗證對話框并切換到‘輸入信息’，在‘标題(T)’欄輸入“提示信息：”→在‘輸入信息(I)’欄輸入内容“請輸入正确的部門名稱”後點擊确定按鈕。

以上操作完成後當我們選中該區域的單元格時就會提示：（提示信息：用于設置非法輸入時的提示信息）

“出錯警告”菜單可以設置當我們輸入非法内容時的提示信息，可以設置提示的樣式（停止、警告、信息）、标題、錯誤信息。

③功能區：每個菜單的功能區不同，各自實現不同菜單的功能；

④控制按鈕：包含用去清楚設置的格式的“全部清除”按鈕、“确定”和“取消”按鈕。

1、限制文本輸入長度（舉例為限制G列身份号證的輸入長度，确保輸入的都是18位身份證号）

我們都知道，身份證号的長度現在都是18位，因為位數較多，輸入的時候難免會出現失誤，導緻位數過多或過少。使用數據有效性的“限制文本輸入長度”就可以解決這個煩惱。

①選中G列，右鍵選擇設置單元格格式，在彈出的對話框内設置單元格的格式位“文本”；

②通過【數據】→【數據工具】→【數據驗證】打開數據驗證對話框，在【設置】菜單下“允許(A):”下拉框中選擇“文本長度”，“數據(D):”選擇“等于”，“長度(L)”填寫“18”後點擊“确定”，即可完成限制G列輸入的内容必須位18位的文本。

③當我們在已經設置了數據有效性的單元格區域輸入小于或大于18位的信息時（本案例輸入的信息為11111），就會禁止輸入并彈窗提醒。

2、控制序列輸入信息（本案例我們需要控制所屬部門H列隻能輸入：信息部、人事部、IT研發部，其他信息不可輸入）

①選中H列，并通過【數據】→【數據工具】→【數據驗證】打開數據驗證對話框；

②在【設置】菜單下“允許(A):”下拉框中選擇“序列”，“來源(S)”填寫“信息部,人事部,IT研發部”後點擊“确定”，即可完成控制序列的輸入信息。

注意哦：來源中不同的類型用英文狀态下的逗号‘,’隔開。

③設置後在H列選中單元格的時候，右側會出現下拉列表可供選擇，同時如果輸入的非下拉列表的信息時會禁止輸入彈窗提醒（輸入信息為BI研發部時，會禁止輸入并彈窗提醒）。

3、限制輸入重複值

限制輸入重複值可以避免數據的重複統計，比如每個人的身份證号都是不同的，但有時因為手誤會輸入重複的數據，就可以用限制重複輸入來完成。

本案例我們需要防止G列出現重複的數據，方法為：

①選中G2：G13單元格，并通過【數據】→【數據工具】→【數據驗證】打開數據驗證對話框；

②在【設置】菜單下“允許(A):”下拉框中選擇“自定義”，“公式(E)”填寫“=COUNTIF($G$2:$G$13,G13)=1”（作用是限定計算該區域值出現的次數并使次數=1）後點擊“确定”，選中的單元格區域就不能輸入相同的内容。

③當我們在G7單元格輸入和G6單元格相同的内容時，就會禁止輸入并彈窗提示。