會議組織是行政工作的重要一環，整個會議準備是否充分、流程是否完善、保障是否到位，這些都要考慮得一清二楚。作為行政人，不打沒有準備的仗。正所謂兵馬未動，糧草先行，我們一步步來看如何把大型會議組織好。

一、會議籌備階段

1、會議主題：一般由老闆/領導指定，或者是公司慣例的會議，比如半年業績會。

2、會議時間：根據老闆/領導行程和議程來确定。

3、會議議程：這個由老闆/領導指定，或是和相關業務部門根據主題商定,要确定會議流程、主持人、彙報人、用餐、茶歇、晚上團建活動等。有個重點是，需考慮到會議提前或者延遲結束，與後面的環節如何銜接，是否有應急方案。

4、會議場地：根據會議性質和人數來确定，人少可以在公司會議室開，人多就要考慮外部場地（如酒店），提前測試會議場地設施設備（包含但不限于投影儀、麥克風、音響、LED屏、筆記本、燈、激光筆等），我遇到過麥克風突然沒有反應的，還好多備了一組。如有用餐安排和餐後團建活動的（如KTV、按腳等），也應根據人數提前預約場地。

5、參會人員：根據會議主題來确定，通知到位。對于參加不了的人員，要詳細問清楚不能參加的原因，并要求他向主管領導請假。

6、會議材料：領導發言稿、領導總結/報告、主持人串詞、彙報材料、會議手冊等，都要提前明确責任人準備并收集彙總到指定人員，并準備一台備用的電腦和U盤。一般而言，領導發言稿、總結、報告由他專門的秘書或團隊來準備，主持人串詞由主持人根據會議議程準備，彙報材料由參會部門分别準備。會議手冊現在一般用電子版，便于大家查閱。把會議時間、地點、議程、會議座次表、用餐座次表、天氣、注意事項等注明。

7、會場布置：會議座位形式根據會議主題來确定，有的培訓會要擺成島狀，而總結報告會則擺成領導一排坐台上，員工坐在台下的形式。排好座位座次，領導座位牌提前放置，如有領導請假，也要打好座位牌，以防萬一，總比臨時手忙腳亂好。

二、會議進行階段

1、會議簽到：做好來賓的指引，不要發生讓參會人半天找不到會議地點的情況。對于重要的領導或嘉賓，要專人引導。簽到台，可以采取手機掃碼的形式簽到，方便快捷。如果費用足夠，人臉掃描更顯高科技。

2、會議支持：專人播放背景闆、背景音樂、彙報材料，拍照、錄像、合影一氣呵成，如涉及到頒獎或上台演說，也要有專人提醒排隊。對于拖太久的發言者，要和主持人聯動，提醒抓緊時間。會議議程提前結束，提醒主持人啟動應急方案，不能冷場。

3、會議用餐：提前排座，在會議手冊上要注明，不要引起混亂。在會議散會前十分鐘左右，大菜上齊，大家到了之後就可以開始大快朵頤。注意酒水的供應，中午一般不會喝酒，以飲料或果汁為主。晚上的酒水也要控制，喝好不喝多，安全第一。

三、會後總結階段

1、會議紀要：一般根據老闆的發言和議程把紀要提前準備好，會議後隻要稍作修改就能馬上發出。

2、全體複盤：會議支持人員總結準備、進行過程中的優缺點，複盤賦能，便于以後改進。

3、資料存檔：會議的各類資料（紙質、電子版）留底存檔。

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