函數公式以及數據透視圖，是Excel中的2大利器，在很多場合都有使用，效率之高，範圍之廣，無所不能……但在使用上，很多小白望而止步……究其原因就是需要掌握一定的基礎專業知識。除函數公式和數據透視表之外，還有一個工具，在統計分析中也有着一席之地，那就是【分類彙總】。

一、概念。

分類彙總，從字面意思上也很好理解，就是對數據中的記錄按照一定的标準或要求先分類，再彙總，彙總的方式主要有：求和、平均值、個數、最大（小）值等等。其調用也非常的簡單，如下圖：

方法：

單擊【數據】菜單，選擇【分級顯示】組中的【分類彙總】，打開【分類彙總】對話框。

二、應用案例。

（一）目的：按“學曆”計算總“月薪”。

方法：

1、選定數據源中的任意單元格區域，單擊【數據】菜單中【分級顯示】組中的【分類彙總】，打開【分類彙總】對話框。

2、選擇【分類字段】中的“學曆”、【彙總方式】中的“求和”、選擇【選定彙總項】中的“月薪”，并【确定】。

解讀：

1、【分類字段】中的“學曆”、【彙總方式】中的“求和”、以及【選定彙總項】中的“月薪”等字段的選擇要根據“目的”來選擇，所以在分類彙總之前要明确自己的目的。

2、分析彙總結果，如下圖：

出現了2個“初中彙總”和2個“大專彙總”……，很顯然不是我們想要的結果，但操作方法無誤，原因何在？？？

究其原因就是沒有先“分類”，而直接進行了“彙總”，具體來講就是沒有将相同“學曆”的值放置在一起，所以系統在判斷時如果臨近行的字段相同，就進行“彙總”，如此反複，就出現了多個“初中彙總”、“大專彙總”等。

其實從上面的“原因”中已經提供了解決思路，那就是對數據先“分類”、“分類”、“分類”，實現途徑就是根據目的，選取關鍵字進行“排序”、“排序”、“排序”。

（二）目的：按“學曆”計算總“月薪”。

方法：

1、以“學曆”為“主要關鍵字”進行排序。

2、選定數據源中的任意單元格區域，單擊【數據】菜單中【分級顯示】組中的【分類彙總】，打開【分類彙總】對話框。

3、選擇【分類字段】中的“學曆”、【彙總方式】中的“求和”、選擇【選定彙總項】中的“月薪”，并【确定】。

解讀：

從彙總結果中可以看出，此時确實按“學曆”進行了彙總，每個項都隻有一項。所以，在分類彙總前要先對數據進行排序、排序、排序。

（三）目的：統計相應“學曆”的平均“月薪”。

方法：

1、以“學曆”為“主要關鍵字”進行排序。

2、選定數據源中的任意單元格區域，單擊【數據】菜單中【分級顯示】組中的【分類彙總】，打開【分類彙總】對話框。

3、選擇【分類字段】中的“學曆”、【彙總方式】中的“平均值”、選擇【選定彙總項】中的“月薪”，并【确定】。

敲黑闆：

如果我們要求“最大值”、“最小值”、“乘積”、“數值計數”等，隻需在【彙總方式】中選擇相應的字段即可哦！但無論何種需求，都要先對數據以某個關鍵字進行排序。

（四）目的：按“學曆”統計相應“性别”的總“月薪”。

從“目的”中可以分析出，此目的增加了條件“性别”，如果案例（二）用Sumif來計算的話，此目的必須用Sumifs函數來完成。所以在排序時，除了“主要關鍵字”外，還需要“次要關鍵字”，“次要關鍵字”的個數根據實際的目的來選定。

方法：

1、以“學曆”為“主要關鍵字”、“性别”為“次要關鍵字”進行排序。

2、選定數據源中的任意單元格區域，單擊【數據】菜單中【分級顯示】組中的【分類彙總】，打開【分類彙總】對話框。

3、選擇【分類字段】中的“學曆”、【彙總方式】中的“求和”、選擇【選定彙總項】中的“月薪”，并【确定】。

4、打開【分類彙總】對話框，選擇【分列字段】中的“性别”，【彙總方式】中的“求和”、選擇【選定彙總項】中的“月薪”并取消【替換當前分類彙總】，最後【确定】即可。

解讀：

如果有三級、四級……多級彙總，隻需重複步驟4即可。

（五）查看等級。

如下圖：

在對數據進行彙總之後，在A1單元格的左上角會形成一行數字1、2、3、4……等，這些數字代表“類”，數值越小，“類”越大，數值越大，“類”越小。如上圖中的“4”就代表明細，“3”就是按“性别”彙總，“2”就是按“學曆”彙總，“1”就是總值。

除了單擊左上角的數字查看等級外還可以單擊左側的“ ”或“-”（如下圖）

來展開或折疊“類”，達到查看等級數據的目的。

（六）清除分類彙總。

方法：

選定數據源中的任意單元格區域，單擊【數據】菜單中【分級顯示】組中的【分類彙總】，打開【分類彙總】對話框，單擊左下角的【全部删除】即可。

最美尾巴：

通過上述内容的學習，相信大家對【分類彙總】有了更進一步的認識，需要注意的就是在分類彙總之前首先要對數據進行排序，如果是一級（簡單）彙總，隻需指定“主要關鍵字”，如果是多級（嵌套）彙總，除了指定“主要關鍵字”之外，還要指定“次要關鍵字”，次要關鍵字的個數根據需求而定，同時“次要關鍵字”的個數決定了嵌套的次數，也就是打開【分類彙總】對話框的次數。