首页
/
每日頭條
/
職場
/
給領導和同事發郵件怎麼稱呼
給領導和同事發郵件怎麼稱呼
更新时间:2025-03-18 06:56:58

引言:

有粉絲朋友私信問我:

自己原來隻需要向本部門領導彙報工作,現在公司兩個部門進行協作,還需要向旁部門的領導也一起彙報。這發郵件的時候,兩位同級領導的名字誰排在前面?擡頭怎麼寫呢?他琢磨着,這看起來是小事,但要是處理不好,領導們心裡不開心,可有些麻煩。

我告訴他,在職場上,你有而且隻有一位直接領導。隻要是彙報性的工作,一定是先“發送”給直接領導,其他人都是“抄送”,也包括你那位旁部門的領導。如果一定要分個前後,那也是自己部門領導派在前面的。

1.

因為這封私信,我覺得有必要和大家分享一下郵件寫作,因為郵件是職場中使用最頻繁的一種溝通方式,但也是往往最容易被人忽略的。

給領導和同事發郵件怎麼稱呼(如何寫一封有溫度)1

那麼,一封好的郵件到底應該是什麼樣的呢?郵件禮儀和與人見面的基本禮儀一樣,不追求花團錦簇,但要千幹淨淨。簡潔、幹淨是基礎條件,然後才是個人風格。

2.

下面我把郵件拆解開,從标題、開頭、正文、訴求和結尾這幾方面,分别分享給你。

第一,正式的顯示名稱和總結性的标題。

我們收到郵件後首先會看兩個信息:對方的名稱顯示和郵件标題。所以,郵件禮儀的第一步就是請用真名,比如“九垚”或者“某某公司-九垚”。過于個性化或是“二次元”的名稱是不可以用在商務郵件的。

然後是标題,标題是全文的概括,最好能在20字以内總結核心内容。而且好的标題要有交互,溝通,吸引人注意力的效果。

比如這個标題:

《3月19日會議紀要》,這就屬于領導最不待見的郵件,可看可不看,要改成:《請批示:3月19日會後執行方案》

看到沒?這個郵件就不是單純的會議記錄了,你已經把它升格為執行方案,那領導第一時間就會打開郵件看一看。

所以,像“《某某記錄》”、“你好”、“來自某某公司”、“報價單”等等簡單說明的标題,都不是好的郵件标題;而“請批示:請審閱:請指示 什麼時間 什麼事情”才是好标題。

比如:“請批準:某公司關于什麼項目的工程方案和報價”等等。

再比如這個例子:

如果郵件反反複複很多次,已經讨論過很多輪的郵件,甚至讨論的主題都已經發生了變動,那麼你就可以修改下主題,或者重寫一封新郵件,而不是接着“回複:回複:回複··....”

這就是标題的寫法。

3.

第二、我們說如何寫郵件開頭。

說到開頭,你可能會寫“尊敬的某某”或者“你好”、“見信好”等等,是吧?冷冰冰的,沒有感情,情緒,對方會覺得他在和機器溝通。這是我在幾家不同類型的企業裡常看到的郵件開頭。

職場溝通高手們不是這樣寫的,他們會寫得很感性,溫暖,有智慧又個性。

有一次我感冒住了幾天院,病好後回來上班,收到的第一封郵件,是領導發的,他寫到:

“九垚,病好了吧,我去接你,歡迎歸隊,請你吃大餐。”我心裡暖暖的。

我再舉幾個例子:

公司某次會議之後的郵件開頭:九垚,你剛才的發言很精彩!

客戶參加招商會之後的郵件開頭:聞名不如見面啊,九垚,公司組織的招商會讓我受益匪淺。

對方度假歸來之後的郵件開頭:夏天的大連很涼爽吧?想想那個海風,就很想往。

你看,都是短短的一兩句話,然後馬上進入主題。

“我給你發郵件,是想确認一下什麼什麼什麼”

這就是有情緒、有溫度的郵件開頭的寫法。

4.

第三、邏輯清晰的正文。

問候之後,正文如何展開呢?

從内容和格式兩個方面有要求。

首先是内容。内容的要求就一點,詳細、充分,要把對方應該知道的所有信息都表達清楚。

具體的格式是郵件正文一定要分段,你的思考邏輯是以段落為單位的,而且每段隻講一件事。每段文字的第一句是對整段的概括;盡量用小段,不要用大段;盡量用短句,不要用長句;用簡單的詞,不要用複雜的詞;同時,也不要一句話一段,這也是沒有邏輯。

另外,要做小标題,小标題可以降低對方讀者的閱讀難度;如果有圖表、清單就更方便對方閱讀。

這就是郵件正文的寫法。

5.

第四、是訴求部分。這在一封郵件裡是最能體現職業化的部分。

我們對比下面兩種寫法:

第一種寫法:

請各位按時遞交周報,否則按照公司規章會有處罰。

第二種寫法:

我期待在下午5點之前收到各位的周報。如果張三和李四兩位同事實在忙不過來,請提前通知我。我會在下午4點到4點30分這個時間給你們電話,盡量給予你們協助。

第一種寫法,就是上傳下達,語氣還強硬,帶有威脅的語氣。

而第二種寫法,有明确的時間節點,還與其中有困難的兩位同事一并溝通,而且态度謙和,熱情、尊重。

當然,如果是企業下行信函,讓下面的人無條件執行的郵件通知,這裡可以寫 “望參照執行”。

6.

第五、結尾部分。

這裡要總結郵件的内容。

首先,要跟對方強調需要跟進的事情,比如“懇請您撥冗(容三聲)回複意見,非常感激”,“我會每周和您更新這個項目的進程”,“我期待能和您在電話裡進一步讨論”等等。

其次,附上簡短的祝福語,比如“祝:商祺”;親密一些的可以寫“祝:秋安”;再親密一點的可以寫“祝:家人好”。

最後,記得署名,比如“九垚,某某公司”。

7.

最後,這裡有兩個提醒:

第1、一封好郵件的風格。

盡量少用不同大小的字體,不同顔色排版,更不能使用背景圖。而正文排版應該隻用三種方式:有分段、加粗和縮進。

第2、良好的回信習慣。

收到郵件以後盡快回複,這代表了你的能力、工作效率以及對對方的重視程度。你還要善用抄送、回複、密送、回複全部等等這些功能。

簡單說,回信的專業性就代表你的職業化程度。

總之,在按下“發送”鍵之前,請你務必仔細檢查郵件标題、問候語、文字分段、措辭、顔色、字體、署名和附件等要素,直到确認無誤。

我是九垚,是一個專注分享職場幹貨和溝通技巧的職場老兵。如果上面這些技巧對你有用,請你點贊、收藏以便随時實踐,身邊誰最需要這些内容,轉發給他,也讓他跟上你的進度。

#360行閃光時刻#

,
Comments
Welcome to tft每日頭條 comments! Please keep conversations courteous and on-topic. To fosterproductive and respectful conversations, you may see comments from our Community Managers.
Sign up to post
Sort by
Show More Comments
推荐阅读
評電影簡愛(電影簡愛之約定檔1月31日)
評電影簡愛(電影簡愛之約定檔1月31日)
     電影《簡愛之約》海報   由張華蘊出品,李夏青擔任制片,張天羽導演,高廣澤、王翦、趙飛燕、金紹仁、張奕、常海波等主演的職場愛情電影《簡愛之約》宣布定檔1月31日,片方于今日發布定檔海報。影片以職場為大背景,依托當代年輕人關于愛情的抉擇、職業的争鬥,以此講述屬于年輕人光彩奪目又刻骨銘心的職場愛情故事。   高顔值演員聯袂出演,展現職場風雲變幻   片...
2025-03-18
電影風婚紗照風格大賞(為什麼這部8.4分的婚紗拍攝時工作人員需要手帕)
電影風婚紗照風格大賞(為什麼這部8.4分的婚紗拍攝時工作人員需要手帕)
  今天壇主給大家帶來韓國的一部催淚電影《婚紗》。話說我們美麗的女主阿雲是一位頗有才華的婚紗設計師,同時也是個單親媽媽。   這天外邊下起了大雨,女兒圓圓沒有帶雨傘,阿雲這邊正準備給客戶去送婚紗。忙得不可開交時,卻接到了女兒的求救電話。      阿雲匆匆開車到女兒的學校,小姑娘看到媽媽的車到了,馬上轉憂為喜。原來是嬌氣的圓圓不肯冒雨回家,非得老媽去接才肯回...
2025-03-18
初學者會計怎麼報稅(新手會計不會報稅找工作沒底氣)
初學者會計怎麼報稅(新手會計不會報稅找工作沒底氣)
  别人眼中的會計呢,是做做賬報報稅,定時定點就下班,工資高待遇還好,老有所依!實際上等你真正做了會計才會知道,如果沒有一顆七巧玲珑心,那面對的就是永遠操不完的心,就各種申報就搞得你焦頭爛額的。其實申報說難不難,說簡單吧也不簡單。今天給大家整理了15種申報流程,分享給大家,快來一起看看吧!      一、增值稅季度申報流程     二、個人所得稅工資薪金申報...
2025-03-18
逆水寒各職業必須進階的技能(逆水寒本周更新要點解讀職業加強絕技升值)
逆水寒各職業必須進階的技能(逆水寒本周更新要點解讀職業加強絕技升值)
  今天又是逆水寒一周一次的例行更新日子,小編第一時間放出本次更新的要點解讀,各位看官趕緊看看這次更新到底有哪些方面跟自己有切身的聯系。      玩法方面:   絕技保值,策劃承諾2年内不再開放新絕技,同時南鬥先生處購買絕技殘頁有可能獲得非綁定的絕技技能書(技能書職業完全随機)。   開放門派首席弟子選拔,首先通過投票選拔,周日七點五十投票選拔結束,投票階...
2025-03-18
水浒傳第71回排名原則(職場人格地圖第7回3)
水浒傳第71回排名原則(職場人格地圖第7回3)
  假設宋江的梁山泊是個公司,那麼要如何與趙哥家的公司展開競争?假如108位好漢穿越來打工,他們會展現出什麼樣的職場人格?   邊讀《水浒傳》邊識人——各位好漢先點個關注,可好?多謝!      财眼看水浒傳 職場人格地圖   上回說到花和尚魯智深和菜園子附近的衆潑皮不打不相識,聚在一起吃酒聊天正高興,突然聽見烏鴉叫。   一群土著潑皮就開始叩齒,說是叩齒免...
2025-03-18
Copyright 2023-2025 - www.tftnews.com All Rights Reserved