一

正确的用印過程，總結出來即是：有審批、有專人操作、蓋印專業且事後留痕。

我們用一個實例來說明這個過程：

工程部的某生産經營勞務合同，内容經過多方會簽，确認無誤。該部門負責人便安排其部員工小A進行打印蓋章。

小A首先登陸公司“企業微信”平台，在用印“審批”中進行申請用章，具體填寫内容包括：用章時間、事由、經辦人、用章類型、蓋印資料（重要合同需将價格、主要内容頁上傳）等信息。

而審批人依次是：小A部門負責人—綜合辦主任—主管工程的副總經理—總經理/董事長；

抄送人為印章管理員C。

所有審批人同意後，印章管理員C還需要“檢查”，檢查蓋印資料上傳的是否符合要求，是否全面且清晰等等。

無誤後，印章管理員C對蓋章的需求和位置與小A溝通，再利用自己的專業知識對蓋印全面把握。而後由印章管理員親自從密碼箱取出印章，并親自蓋印。

這裡需要注意一點：隻有印章管理員C才能進行取印用印操作，其他人沒有權限。

到這裡，還有最後一步是保護用印的痕迹，不可随意從後台删除，方便事後調取查閱。

其實，無論是印章管理員，還是作為印章管理的部門，都有責任和義務嚴格遵守流程制度；保障高效、正确用印；提前規避不必要的法律風險負擔。

二

實際工作中，當用印經審批同意，印章管理員取印後，直接将印給用印人，讓其自行蓋章。其實這是錯誤的。

原因有二：

一是帶來蓋章不規範：特别是合同，牽扯到騎縫章，用印人沒有經過相應的培訓，出來的效果也會差強人意。

再如公文，蓋印有标準規範，但用印人不清楚。最終的結果會給人帶來不專業的印象。

二是會緻使用印人多蓋隐患：長久以往沒有科學用印的意識，會引起個别用印人夾帶其他或私人資料秘密性用印。這對企業存在着很大的法律風險。

三

追根溯源，印章管理到底管的是什麼？

我想主要是印章的使用過程的規程化。不是某個人想用即随時用印，需要經過用章審批流程後才可以。

其次應該是印章物理空間本身的安全性。有密碼 鑰匙才能見印、用印，再者印章管理箱/密碼櫃應該是不可随意移動的。

所以，在印章存放設備上，實在不推薦使用這種印章管理箱，随意移動性太強，用鑰匙這種保護方式也會有很大的風險。

當然，仍有部分小夥伴所在的公司仍然采用線下審批方式，它的缺點遠遠勝過優點，簽字環節效率太低、紙張浪費、用印資料保存負擔且不易查找......

唯一的辦法是，自己先學習企業微信、釘釘等某OA平台，掌握技巧，弄順。然後提前組織語言，說服領導改變。

以上，

祝好。

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