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案例1：該去看望哪些老教師呢

年底了，校領導照例要看望學校德高望重的老專家、老教授代表。領導吩咐說，你回憶回憶，今年我聯系的學院還有哪些年齡較大的老教授“五一”“七一”、教師節都沒有來得及看望的，年底去看看這些老師吧。

要知道，每年領導都會在元旦前後“五一”“七一”、教師節期間集中看望學校老教師。這幾次看望下來，被看望的老師加起來也有20餘人，哪些看望過哪些還沒來得及看呢，可不能是糊塗賬。我絞盡腦汁，搜刮腦海裡的回憶，勉強湊出一份已看望教師名單，又在已看望名單之外起草了一份拟看望教師名單送上了領導的案頭。

領導掃了一眼名單，疑惑地問我，哲學院的××教授不是“五一”的時候看望過嗎，怎麼又列進來了？我一拍腦袋，是呀，當時還是我陪着領導一起去的，陪着××教授還聊了好一會兒朱熹思想，怎麼一點也沒想起來。

案例2：地址到底是哪

領導最新的著作出版了，交代我寄幾本書給外校一位A老師，随手遞給我一寫有A老師電話和地址的紙條給我。我按領導的要求把書寄出，滿心想着這張紙片應該沒用了，就丢進了文件銷毀袋。沒想到過了一個多月，領導又遞給我一些書，交代說，我，還是按上次你給A老師寄書的地址再寄一些書給他吧！

我頓時傻了眼，扭扭捏捏了半天，隻好對領導實話實說，領導，十分抱歉，上次您給我的紙條我沒有保存，您看要不您再給我一次聯系方式？領導無奈地說，A老師是我在一次會議上碰到的，他想跟我要幾本我的書看看，就在會場上給我留了張紙條，我把紙條給你了，這樣，我再通過其他人看能否聯系上他。最後，領導通過其他途徑再次打聽到A老師的聯系方式，我才得以幫領導把書寄出。

案例3：竟然錯過了會議反饋時間

還有一次差點捅了更大的婁子。主管部門邀請領導參加一個工作論壇，收到邀請函的時間很早，我請示過領導，領導說還早，到時候看日程安排再定。我掃了一眼，離論壇還有三個月呢，提前半個月的時候再處理反饋完全來得及，于是連内容也沒仔細看，就把邀請函随手塞進了文件櫃，心裡又盤算起近期的活動。

要不都說時間如白駒過隙，當我已經把這件事情忘得一幹二淨的時候，主管部門打來了電話，口氣很急迫，别的單位都已經反饋了，你們怎麼還沒有反饋？而且論壇還要求提前報送材料，現在材料怎麼也沒有見到？我驚出一身冷汗，翻箱倒櫃總算是找出了邀請函，一行一行讀下來，果然已經過了反饋日期和材料報送日期，這下工作可太被動了。深吸一口氣，我拿起已經不那麼整潔的邀請函，走進了領導辦公室承認錯誤。

出了這幾次纰漏，我意識到，這幾次錯誤，都是吃了沒有檔案意識的虧，問題出在不注意保存和整理辦公資料。于是對保存整理領導個人檔案真正重視起來，靠着思考和摸索，建立起一套自己的檔案系統。幾年的實踐證明，這種秘書建立的領導檔案，雖然不夠專業和正式，但卻能成為辦公室正式檔案系統的有益補充，更可能會在一些時候發揮意想不到的作用。

• 首先是全面、詳細地做好領導日程及活動的記錄

大部分秘書都會提前為領導編制每周或每月日程安排，但這種安排往往變更頻繁。領導的活動時常會增加或取消，有時就連秘書也不能完全掌握，時間一長，就成了一筆糊塗賬。為了忠實詳細地記錄領導們實際的活動安排，在辦公室負責人的支持下，我們開始每天編制《昨日要情》。

早上上班時秘書們将前一天領導們的實際安排彙總給我，我來進行統一編制。《昨日要情》既記錄領導參加的所有活動，也記錄領導們研究問題、會見、談話的情況，要求盡量細緻，所參加會議的主題和與會主要人員、單位一般也記錄在案，周末和節假日的公務活動安排也要求在上班之後第一時間彙總。

• 其次要分門别類妥善保管好領導的書寫資料

領導在正式公文上的批示往往能夠得到妥善保管，但保存好領導非正式的書寫資料其實也很有必要。比如領導自己起草的稿件，對稿件的修改稿，布置工作時随手書寫的便簽，都有必要分類妥善保存以備用。

上次寄書“事件”之後，我就留了個心眼，不但把所有領導随手書寫的電話、地址裝入檔案箱存好，還把所有領導請我幫忙寄出的信件的地址和聯系人都做了詳細登記，制成常用聯系人表單，随時調用。

至于保存的手稿和修改稿，我每次幫忙起草文件都會翻出看看，揣摩語言風格和内容邏輯，現在我寫出的稿子，時常得到領導的稱贊，我啊，點抓得很準，不用怎麼改了。這其實也是良好的檔案意識幫了大忙。

• 再次，要收集和保存好領導的信件、會議材料、證書以及其他個人信息，個人資料

這些信件、證書、個人信息和資料，有些與工作有關，有些可能與工作并無直接關聯。與工作有關的比如邀請函、賀信、會議通知，既是安排好當前活動的參考和依據，活動過後也仍然有資料價值，可以留存作為工作記錄和學習材料；又如領導自己填寫或秘書幫填的各種表格，填完之後記得留個複印件，一方面可以備查供領導參考；另一方面下次填表時也方便自己工作。

與工作無直接關聯的比如媒體報道、訪談，領導發表的文章、講話等等，往往也間接體現反映着領導的思路和觀點，有必要妥善保存。2015年學校舉辦體育文化節，體育部門的同事就從我的檔案箱裡找出留存的領導接受體育媒體采訪就高等體育教育發表觀點的文章，之後草拟的講話稿裡吸收了很多當年領導訪談中的觀點，效果很好。

• 最後，還要定期對這些檔案進行整理，增強系統性

記下的事情多了，留存的東西多了，如果不定期整理可能就會出現“東西都在，就是不知道在哪”的情況，為了方便檢索，一定要定期進行整理。比如對紙質的材料，我一般是按季度進行裝箱封存，同時在箱子上貼上大緻的清單；對于電子文檔，則會按月份整理歸檔。

另外值得一提的是，我每年年底都會為領導編輯本年度的個人年鑒，把日程安排、新聞報道、發表文章、重要活動的照片都編輯到一起，形成厚厚的一本冊子，這樣翻查起來就方便很多。

看到現在分門别類，清晰明了的領導個人檔案，再回憶起剛做秘書工作時那幾次尴尬和慌亂，我意識到檔案意識的樹立使我在做好秘書工作的道路上走得更從容、更穩當。要做好一個秘書，檔案意識不容忽視，登記好、整理好、保管好領導的個人檔案，不但有助于做好當前的工作，更是建立起了一座信息資源的寶庫，往往能在關鍵時候發揮意想不到的作用。

秘書工作是一項綜合性工作，牽涉衆多，既有接待會務，又有調研督查；既有文字檔案，又有參謀信息。大多數時候，人們往往或是看重提升文字能力，期望有朝一日練就“大手筆”，或是醉心于當好參謀助手，希望成為領導的“貼心人”。

由此，與秘書工作相關的文章裡，對文稿寫作和參謀輔助的研究尤其多，但對于秘書工作的一項基礎工作，即如何妥善安排好領導的日程，确保各項活動銜接流暢、萬無一失，卻關注不多。

偏偏日程管理對秘書們來說又是極端重要的一項工作，如果日程安排不好，無論是出現領導搞錯時間地點、活動無法正常進行的大纰漏，還是發生忘帶會議材料、忘帶講稿這類的小問題，都會對全局工作産生負面影響。今天，我就和大家聊聊自己在秘書工作中摸索總結出的領導日程“五環管理法”。

• 第一環基礎環——編制好每周日程

日程表是領導活動安排的大綱和基本指引，在秘書工作的實踐中，有的人習慣用月日程表，有的人習慣用周日程表，還有人更細緻，會制作每日日程表。

我在實際工作中發現，一般來講，月工作日程表區間跨度太長。具體到每條活動的内容容量有限，很難反映活動的全面信息，而且一個月裡活動增減變化往往很多，月日程常常是“計劃趕不上變化”，常常被棄之不用，實用性不強。而每日日程表雖然反映活動信息詳細，但編制起來比較煩瑣，同時缺乏整體觀，協調記錄一段時間以内的活動不方便。

因此，以一周為周期編制日程最為妥帖實用。一周被雙休日自然分割開來，符合實際工作節奏，既能協調好一段時期之内的諸多活動，又能詳細地記錄活動信息。

編制每周日程時，最好采用表格形式，也可以使用Outlook等日程軟件，應該在日程表裡全面地記錄每個活動的名稱、開始結束時間、地點、領導任務等信息。

活動應搜集全面，公文中領導批示參加的活動，領導口頭交代的活動，辦公廳（室）統一安排的活動都要逐個與領導核實并在表中登記。

盡量在周五下班之前編制完成每周日程，并向領導報送日程表，這樣方便領導确認、掌握下周工作安排；周日晚上可以給領導發送一條信息，一方面提醒周一相關安排；另一方面将下周安排再次簡短報告，幫助領導在開啟新一周工作之前做到心中有數。

還有一個細節值得注意，在制作每周日程表時一定要在每天的日程下邊設置空白位置，方便領導随手記錄增加的活動或臨時安排的會見、談話等。

• 第二環日常環——每天早上核對提醒當日安排，晚上确認提醒次日安排

把表給了領導不意味着萬事大吉，作為一個合格的秘書，一定要每天同領導核對并提醒相關安排。

記得我剛做秘書時，沒有老往領導辦公室跑的習慣，覺得給了表就工作到位了，結果有一次領導記錯了活動時間，嚴肅地批評了我。我當時還很不服氣，明明表上把時間寫得很清楚，領導自己記錯了時間怎麼還賴我！一位秘書室的前輩教導我，表面上看我已經告訴了領導活動時間，領導也知道了活動時間，似乎闆子不該打在我身上，但秘書的責任決不止步于告訴了、通知了、說過了的形式層面。确保每個活動領導都準确到位、順利完成才說明秘書從實質上履行了職責，否則組織上安排秘書這一職位就失去了意義。

前輩的話讓我深受震動，自那之後，每個工作日我都會提前一個小時到辦公室，把當天的活動認真梳理一遍，把需要向領導彙報的、提醒的事項按輕重緩急列出個一二三四，一上班立即和領導逐個溝通。

下班前，我會和領導花一點時間再次落實次日安排，以免有變化第二天措手不及。如果第二天活動時間比較早或者在單位之外，來不及到辦公室後提醒，我會在睡覺前給領導再發送一遍提示短信，以免延誤活動。這些工作看似重複，但要知道，領導也非聖賢，也會有出錯或忘事的時候，這樣不厭其煩地提示提醒，能夠最大限度地防止纰漏的發生，隻要注意時機和方式，領導一定會樂于接受你的提醒。

• 第三環具體環——盯死每個活動

具體到每個活動，秘書們又該做些什麼呢？每個活動千差萬别，座談會、報告會、常委會、學習會、工作布置會、晚會、調研、考察、會見、陪同、宴請、談話，等等，但除了活動的時間地點之外，還有一些要素是一定要提前搞清楚并提醒領導的。

着裝——是着正裝還是便裝，長袖襯衣還是短袖襯衣，都要和活動主辦方提前溝通好，一般來說，外事活動或重大會議需要着正裝，但這并不意味着正裝就是放之四海皆準，例如，領導要陪首長到本單位視察，上級單位已經明确通知首長會着便裝，如果秘書沒有提醒領導，領導西裝革履陪同視察就會十分尴尬。

任務——是否需要緻辭，是否需要發言，有無頒獎授牌揭牌等其他環節，領導在活動中有什麼具體任務也需提前明确，否則在現場領導被主持人突然點了名字卻不知所措就是重大的事故了。

背景——如果是會議，要提前掌握完整會議材料并及時報送；如果是會見，要提前準備對方人員組成情況、主要負責人簡曆等；如果是會談，要提前彙總撰寫談話參考要點等；如果是調研考察，要提前編報考察地基本情況、風土人情等；如果是集體學習，要提前搜集文件全文、闡釋文章等。

銜接——秘書是否需要陪同，如果不要陪同，領導參加活動時與誰對接，誰來進行現場引導。

資料——提前安排人員對活動進行報道、對領導講話進行記錄整理，留存相關資料。

• 第四環歸納環——歸納提煉系列性活動

我雖然不主張制作按月的日程表，覺得日程跨度過長會造成混亂，但是對于相對集中、相關性強的系列型的活動，我認為還是應當及時歸納提煉，集中向領導進行彙報，使領導能夠全面了解系列活動的整體安排和步驟。

我在高校辦公室工作，每年畢業前學校各個部門會組織一系列歡送畢業生的相關活動，就業部門組織畢業生座談會、基層就業歡送會，學生部門組織優秀畢業生評選表彰、畢業生文體活動，教務部門組織學位授予儀式，學校層面統一組織畢業典禮，這些活動其實都屬于畢業季系列活動，如果隻在周日程表中體現，容易顯得雜亂無章，所以我每到畢業季就把各個部門與畢業相關的活動進行彙總，制作畢業季活動一覽表，方便領導整體把握畢業季活動。

事實證明，這種做法好處明顯。例如，今年就業部門先後組織了優秀畢業生座談會、西部基層畢業生座談會、選調生座談會等多次畢業生座談，以往領導往往會分不清楚，問我，怎麼又開座談會？将畢業活動彙總提煉之後，這幾次座談活動之間的區别和側重就一目了然了。

每個單位的工作都有自己的周期和特點，高校開學和畢業活動比較密集，呈現系列特征；黨務部門可能在換屆或開展教育活動時活動密集連續；宣傳部門年終要總結盤點、年初要鼓勁加油，等等，根據自己單位工作的節奏和周期，對密集的系列活動進行梳理、歸納和提煉，無疑是應對妥處“忙季”衆多活動安排的一個好辦法。

• 第五環記錄環——記錄好實際日程

一周的工作順利結束，并不意味着我們的日程管理就結束了，周日的晚上我一般會坐在電腦前，把上一周日程進行整理，看看哪些變動了、哪些增加了、哪些取消了，看看領導的講話與原稿有無變化和發揮，并一一在文檔上改正過來，同時把活動中涉及的講話稿、議程等材料歸檔，作為檔案資料留存。

須知，真實的工作檔案和記錄，不僅是日程管理不可或缺的一環，也是一筆寶貴的資料和财富。記得有一次領導收到校團委報送的邀請他參加學代會的請示，随口問，就我一個人參加就行吧？我翻出日程表，發現上次學代會不僅分管領導參加，主要領導也出席了活動，于是領導根據這一情況批示邀請主要領導也參加學代會活動，延續了以往的傳統。可以說，完善的記錄保障了活動遵循規範，更有規矩和傳承。

五環管理法環環相扣，密切連接，把住了宏觀，抓住了微觀，确保了各項活動按照計劃進行，最大限度避免了“跑冒滴漏”，同時也具有一定的彈性和擴張度，有助于廣大秘書朋友做好領導日程管理這一基礎性工作。

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