公務禮儀知識?信函，是書信的正式稱呼在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式對于廣大基層公務員而言，信函在實際工作中扮演着舉足輕重的角色因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規範，下面我們就來說一說關于公務禮儀知識?我們一起去了解并探讨一下這個問題吧!

公務禮儀知識

信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式。對于廣大基層公務員而言，信函在實際工作中扮演着舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規範。

盡管公務信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于适用範圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節拟就公務信函的格式和内容、回複和保存等方面需要嚴格遵守的規範要求作出具體闡述，并舉例說明特殊公務信函的書寫方法。

信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其内容必須完整無缺，其表述必須準确清楚，如果信函的内容不夠完整，表述不夠規範，甚至詞不達意，就難以準确有效地傳遞信息，進而延誤公務的開展，而且耗費讀信者不必要的時間和精力。

而要使信函的内容完整無缺，表述準确清楚，關鍵一點就在于要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的内容。沒有完整而準确的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。

公務信函的格式與私人信函大緻相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。

（一）箋文格式

箋文，即寫于信箋上的書信内容。箋文一般由擡頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。

1.擡頭。它是對收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的擡頭時，通常适用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用于關系一般的交往雙方之間；三是以字号相稱，文人雅士多有字号，平輩之間采用字号稱呼是較為正規、講究的做法。

稱呼之前，可加一些适當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之後亦可加一些适當的提稱詞。提稱詞多用于以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑒”，對平輩應用“惠鑒”，對晚輩應用“青鑒”，對女性應用“涉鑒”，等等。

2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應于擡頭之下另行空兩格書寫，一般應單獨成段。

公務信函的啟詞應力求篇幅簡短，不可過于啰嗦。采用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。

3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者叙述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行後頂格書寫。

正文雖是公務信函的“主心骨”，但亦應力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。

正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優雅。語言的樸實是基層公務員“人民公仆”形象的内在要求；語言的優雅則不僅體現着一個人的修養，而且也體現着對交往對象的尊重。如果語言過于粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。

4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝願、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分内容。一是應酬語，即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出于禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌，具體對象具體對待。

祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格後書寫。也可将祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是将“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而将“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是将“敬請”、“敬頌”一類詞置于正文末句之後，不另行書寫，則将“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。

5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位于祝詞之後另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的緻意，則應另起一行書寫，或直接寫于署名之後。

一般而言，日期應具體到年月日，有時可隻寫月日。日期可寫于署名之後，隻空一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。

6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結束。

附言應在署名與日期之後另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花缭亂而不知所雲。

（二）封文格式

封文，即寫在信封上的書信内容。國内郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉的信函，其封文有着不同的具體格式内容。

1.國内郵寄信函。在交付郵寄的國内信函信封上，應先在左上角寫清收信者所在地的郵編。然後另起一行書寫收信者的詳細地址。收信者姓名應以稍大字體書寫于信封的正中央。信封的右下方，應寫清寄信者的地址、姓名（有時可隻寫姓氏）以及郵編。

2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應是姓名、地址、郵編、國名。書寫地址時應自小而大，與國内寫法相反。書寫時應盡量使各行文字左右對齊。

3.托帶信函。在托人帶交的信封上，内容一般較為簡潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而隻寫姓名。信封右下角一般隻注明寫信者姓名，不必寫其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。

不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規範和要求，基層公務員應當嚴格遵守。

一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為适宜；橫式信封則以純白色為佳。吊唁用的信函，當使用素色信封。

二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顔色則以深藍色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應以端正的字體書寫，以表尊敬。

三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對收信者稱呼之用，因此必須采用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼。“先生”、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍适用的，但切勿采用表示親友、輩分關系的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。

四是郵編郵票。為便于郵局作業，寄信人務必要使用帶有郵政編碼的标準信封。書寫要清晰工整，一字一格。

直式信封的郵票應粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應貼在右上角。郵票應貼得端端正正，給人以尊重、踏實之感。寄航空、挂号等信函時，需加貼标簽。标簽應粘貼端正。

對于公務信函的發送者而言，重要的是信函的撰寫；而對于公務信函的接收者而言，重要的則在于信函的回複和管理。

（一）回複信函

使用公務信函必然是有事要談，有事要辦。公務信函在發出後能否及時無誤地送到預定對象手中，是發信者最牽挂的事。因此，基層公務員在收到公務信函後，務必要以适當的方式予以及時回複，以示對對方的尊重。

1.回複及時。基層公務員在收到公務信函後應盡快回複，切不可拖拖拉拉、懶散對待，甚至不予理睬和回複。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現，導緻發信者憂心忡忡，公務也不能及時辦理。

2.回複方式。公務信函的回複應遵循“照舊”原則，即以函複函。如果因故改變回複方式，應向對方道明原因。為盡早消除對方的擔憂之情，可在收到重要信函後先挂電話告訴對方信函已收到，然後再及時複函。

複函時除對對方的提議、要求作詳實答複外，還應告之所收到的是何時所發的信函，我方又是何時收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時發現。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這麼做。如告訴對方：“您于3月6日發出的信函，我在11日收到了。”

3.解釋延誤。基層公務員在收到公函後，如果當時确實無法及時回複，則必須先電告對方，并緻以歉意，向對方解釋原因，然後再抽時間予以回複。

如果在回函時遇到困難，例如對方所提要求超出了本人力所能及的範圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日後與對方見面時表示“并未收到”。即使幫不了忙，也應盡早答複，并緻以歉意。要表現出坦誠的态度，以便早讓對方另做安排。

（二）妥善管理

每一封公務信函都可算是各級行政機關開展公務的重要文件或資料，即使在回函之後也有一定的參考和保留價值。因此，基層公務員必須加強對公函的管理。

1.嚴格保管。基層公務員應當對收到的公函進行分類整理，妥善保存于安全之處。按照常規，未經允許或批準，基層公務員不得将公函進行公開傳閱或發表。涉及黨和國家機密的信函，更應嚴格管理，不得随意進行口頭擴散或書面引用。

2.定期銷毀。對于那些沒有保存價值的信函，基層公務員可予以定期銷毀。根據有關規定，銷毀信函應經過鑒别和主管領導批準，并應登記在冊。銷毀時應有專人在場監督，保證不丢失、不漏銷。銷毀應當完全、徹底，不遺漏。

切勿将信函随便當作垃圾扔掉，或當廢紙賣掉。也不可随便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。

除了上述一般的公務信函之外，基層公務員還會在工作中經常遇到一些有特定目的和使用場合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問信、邀請信等。每一種特定公函都有相應的寫作規範和使用要求，基層公務員應當予以嚴格遵守。

（一）祝賀函

祝賀函簡稱賀信，即在對方取得重大成績、有了喜慶之事時向對方表示祝賀的信函。

1.格式要求。祝賀信函一般由标題、稱謂、正文、落款四部分構成。标題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個人的名稱。落款即發函者的署名及發函日期。

祝賀信函的正文由三部分構成：一是以簡要的篇幅向對方表示熱烈祝賀，寫清向誰祝賀、為什麼祝賀等。二是祝賀的内容，即所賀之事的重大意義。三是發函者的希望和祝願。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用“祝大會圓滿成功”等話語。

2.注意事項。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵和希望。頌揚與贊美之詞要恰如其分，不能過分誇大或拔高。祝賀信函的發送要及時，要趕在有關活動的前邊。

（二）慰問函

慰問函是機關單位或個人對某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。

1.格式要求。慰問函的構成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，隻是正文内容有所區别。

慰問函的正文由兩部分構成：一是慰問的背景和原因，并緻以誠懇親切、充滿關懷之情的慰問之語。二是對對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或對對方所取得的重大貢獻和所具有的某種精神表示褒揚和嘉獎。

2.注意事項。要根據不同對象用不同的寫作素材及慰勉用語。感情要真摯熱情，充滿親切之情。文字簡練，篇幅須短小。

（三）邀請函

邀請函又叫請柬，也稱請帖，是單位、團體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時發出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。

1.格式要求。請柬一般由标題、稱謂、正文、落款四部分組成。

标題即用大字書寫的“請柬”兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當作封面。

稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之後寫上職務、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經理”、“主任”等。

正文應寫清活動時間、地點、内容、要求，并用“敬請參加”、“敬候光臨”、“敬請屆時光臨”等語結束。

落款即發函者的署名與發函日期。

2.請柬的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特制的請柬填寫。所用語言應懇切、熱誠，文字須準确、簡練、文雅。

來源：海晏縣人民政府網站