DA/T93—2022《電子檔案移交接收操作規程》

引 言

電子檔案的移交接收是電子檔案管理流程的重要環節之一,本文件可作為指導各檔案機構電子檔案移交接收工作的依據,用以規範電子檔案移交接收的操作流程,提高電子檔案移交接收的程序規範性,實現電子檔案管理能力的提升。

1 範圍

本文件明确了電子檔案移交接收的工作流程,規定了電子檔案移交接收準備工作和電子檔案移交接收操作的要求。本文件适用于檔案移交單位與檔案館之間的電子檔案移交接收操作,其他機構之間的電子檔案移交接收操作可參照使用。

2 規範性引用文件

下列文件中的内容通過文中的規範性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)适用于本文件。

GB/T 18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規範

GB/T 33190—2016 電子文件存儲與交換格式版式文檔

GB/T 39362—2020 黨政機關電子公文歸檔規範

GB/T 39784—2021 電子檔案管理系統通用功能要求

DA/T 38—2021 檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD R技術要求和應用規範

DA/T 46—2009 文書類電子文件元數據方案

DA/T 47—2009 版式電子文件長期保存格式需求

DA/T 54—2014 照片類電子檔案元數據方案

DA/T 63—2017 錄音錄像類電子檔案元數據方案

DA/T 74—2019 電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BD-R)技術要求和應用規範

DA/T 75—2019 檔案數據硬磁盤離線存儲管理規範

DA/T 85—2019 政務服務事項電子文件歸檔規範

3 術語和定義

下列術語和定義适用于本文件。

3.1電子文件 electronic document

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中,通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由内容、結構、背景組成。[來源:GB/T 18894—2016,3.1]

3.2電子檔案 electronic record

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件及其相關信息的集合。[來源:GB/T 18894—2016,3.2,有修改]

3.3移交 transfer

按照國家規定将電子檔案的保管權交給檔案館的過程。[來源:DA/T 58—2014,3.7]

3.4接收 accession

檔案館按照國家規定收存電子檔案的過程。[來源:DA/T 58—2014,3.8]

3.5信息包 information package

由内容信息和相關保存描述信息構成的信息整體。[來源:DA/T 58—2014,2.8]

3.6移交信息包 transfer information package

由檔案移交單位向檔案館進行移交的信息包。

3.7元數據metadata

描述電子檔案的内容、結構、背景及其整個管理過程的數據。[來源:DA/T 58—2014,2.16]

3.8内容數據content data

電子文件或電子檔案中包含的數字對象。[來源:GB/T 39362—2020,3.6,有修改]

3.9電子印章electronic seal

一種由制作者簽名的包括持有者信息和圖形化内容的數據,可用于簽署電子文件。[來源:GB/T 33481—2016,3.4]

4 電子檔案移交接收工作流程

電子檔案移交接收工作流程一般包括檔案移交單位組織電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、形成登記表和提交電子檔案移交信息包,檔案館簽收電子檔案移交信息包、檢測電子檔案移交信息包、辦理交接手續和入庫電子檔案等步驟(見圖1)。

5 電子檔案移交接收工作準備

5.1 電子檔案移交工作準備

5.1.1 在線移交工作準備

檔案移交單位應通過符合安全管理要求的網絡向檔案館移交電子檔案,配備相應的應用系統和設施設備,應用系統應具有開放性和可擴展性,滿足GB/T 39784—2021中5.1、5.2的要求。涉密電子檔案的在線移交接收應嚴格遵守國家相關保密規定。

5.1.2 離線移交工作準備

檔案移交單位應配備符合安全管理要求的光盤、硬磁盤等存儲載體,存儲載體的選擇和檢測應符合DA/T38—2021、DA/T 74—2019、DA/T 75—2019的要求。涉密電子檔案的離線移交應使用涉密離線載體單獨移交,并嚴格遵守國家相關保密規定。

5.2 電子檔案接收工作準備

檔案館應按照電子檔案移交接收工作相關要求做好電子檔案接收的各項準備工作。檔案館應配備符合安全管理要求的網絡、應用系統和設施設備,應用系統的功能應滿足GB/T39784—2021中5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、6.3、6.5的要求。

5.3 電子檔案移交數據的準備

5.3.1 電子檔案移交數據的組成

移交的電子檔案數據主要包括電子檔案的目錄數據、内容數據和元數據等。

5.3.2 電子檔案目錄數據準備

電子檔案一般以件為單位進行管理,其目錄數據項目應至少包括:順序号、檔号、責任者、題名、日期、保管期限、密級、頁數、備注等。

電子檔案以多層級進行管理的,其目錄數據項宜按照DA/T 18、DA/T 39、DA/T 50、DA/T 78、DA/T 85的要求進行設置,并保持各層級之間的關聯。

5.3.3 電子檔案内容數據準備

電子檔案内容數據的數據類型和格式應符合GB/T 18894—2016中8.3、GB/T 33190—2016、GB/T 39362—2020的第9章、DA/T 47—2009的要求。

5.3.4 元數據準備

文書類電子檔案的元數據應符合DA/T 46—2009、GB/T 39362—2020中7.2、DA/T 85—2019中8.1、8.2、8.3的相關要求,照片類電子檔案的元數據應符合DA/T 54—2014的要求,錄音錄像類電子檔案的元數據應符合DA/T 63—2017的要求,其他門類電子檔案的元數據項應符合相關标準要求。

6 電子檔案移交

6.1 組織電子檔案移交信息包

6.1.1 确定待移交電子檔案

檔案移交單位應按照電子檔案移交範圍和時間要求确定待移交電子檔案,并按照附錄A 中表A.1的樣式生成《電子檔案移交清單》。《電子檔案移交清單》應與電子檔案共同移交。《電子檔案移交清單》應采用版式文件格式或由檔案移交單位與檔案館雙方約定文件格式。

6.1.2 編制移交說明文件

檔案移交單位應編制說明文件,存放與移交電子檔案有關的信息,包括電子檔案的移交單位、内容描述、起止檔号、檔案數量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環境和其他有助于說明移交電子檔案的信息。采用離線移交方式時,說明文件中還應包括離線移交的載體參數(如載體類型、載體容量等)、載體編号、載體數量、載體制作單位和載體檢查單位等信息。

6.1.3 形成移交信息包

檔案移交單位應對電子檔案移交清單與待移交電子檔案的一緻性進行檢查,确認無誤後,導出待移交電子檔案的目錄數據、内容數據和元數據,形成電子檔案移交信息包。電子檔案移交信息包的存儲結構參見附錄B,也可按照DA/T 48的要求進行組織。

6.2 檢測電子檔案移交信息包

檔案移交單位應對電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測,檢測合格後方可提交。電子檔案移交信息包的檢測方案宜按照DA/T 70—2018中5.2的要求執行。

6.3 形成登記表

檔案移交單位在提交電子檔案移交信息包之前應按照附錄C表C.1給出的樣式和内容将相關信息寫入《電子檔案移交接收登記表》。

6.4 提交電子檔案移交信息包

檔案移交單位宜采用在線方式,使用相關應用系統向檔案館提交電子檔案移交信息包。采用離線移交方式時,檔案移交單位應按規定方式将電子檔案移交信息包存儲在準備好的離線存儲載體上。存儲電子檔案移交信息包的載體或載體盒上應标注可反映其内容的标簽,載體和載體盒的标注方法參見附錄D。

7 電子檔案接收

7.1 簽收電子檔案移交信息包

檔案館收到電子檔案移交信息包後,應向檔案移交單位進行确認。在線移交時,可通過應用系統簽收功能或系統日志記錄等方式進行确認。離線移交時,可将簽收人、簽收時間等信息記錄到《電子檔案移交接收登記表》(見附錄C)上。

7.2 檢測電子檔案移交信息包

檔案館應對簽收的電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測,檢測方案宜按照DA/T 70—2018的5.2執行。檢測不合格時應将電子檔案移交信息包退回檔案移交單位,并将檢測結果信息一并退回,移交單位應重新組織提交。

7.3 辦理交接手續

檢測合格後,檔案館與檔案移交單位應辦理電子檔案交接手續,填寫完成《電子檔案移交接收登記表》(見附錄C),由交接雙方确認,各自留存。如具備符合國家有關要求的電子印章系統或其他形式可确保《電子檔案移交接收登記表》上電子印章的有效性,《電子檔案移交接收登記表》可采用電子形式辦理和保存;否則應以紙質形式蓋章留存。

7.4 入庫電子檔案

檔案館将接收的電子檔案納入檔案數字資源庫管理,妥善保存電子檔案移交信息包、《電子檔案移交清單》和《電子檔案移交接收登記表》,完成電子檔案移交接收工作。

附 錄 A

(規範性)

附 錄 B

(資料性)

電子檔案移交信息包的結構示例(以“件”的方式整理)

圖B.1給出了以“件”的方式整理的電子檔案移交信息包結構的示例。

圖B.1 電子檔案移交信息包結構示例(以“件”的方式整理)

圖B.1中,說明文件命名為“說明文件.TXT”,存放與移交電子檔案及其載體有關的信息,包括離線移交時的載體參數(如載體容量、載體類型等)、載體編号、載體制作單位、載體檢查單位,以及電子檔案的移交單位、内容描述、起止檔号、檔案數量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環境和其他各種有助于說明移交電子檔案及其載體的信息。說明文件的模闆見示例1:

圖B.1中,目錄文件命名為“目錄文件.XML”,存放有關檔案的目錄信息,目錄文件與每份電子檔案相對應,根據電子檔案具體歸檔方式進行描述。以“件”的方式管理為例,目錄文件XML信息格式見示例2(encoding屬性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”)。

圖B.1中的全宗文件夾下,按分類層次組織文件夾,電子檔案文件夾以檔号命名,存放電子檔案内容數據及其元數據。

圖B.1中的其他文件夾命名為“其他”,存放各種與此次移交接收工作相關的文件,可包括:電子檔案移交清單、元數據規範、數據封裝規範、分類編号規則、内容數據命名規則、固化驗證信息和交接過程信息(包含移交接收過程元數據和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件)等。

附 錄 C

(規範性)

電子檔案移交接收登記表

表C.1規定了電子檔案移交接收登記表的樣式。

表C.1 電子檔案移交接收登記表

附 錄 D

(資料性)

電子檔案載體标注内容

載體标注:全宗号-檔案門類代碼-起止年度-載體順序号。

載體盒标注:全宗号、檔案門類代碼、起止年度、起止檔号、載體順序号、數據量、密級、保管期限、存入日期、運行環境等。

———全宗号是檔案館給定每個全宗的代碼;

———檔案門類代碼是載體内存儲檔案信息的類别,用英文大寫字母表示,如文書檔案-WS、科技檔案-KJ、專業檔案-ZY、照片檔案-ZP、錄音檔案-LY、錄像檔案-LX等;

———起止年度是該載體内檔案起止年度,如2010年至2016年即标定為2010/2016;

———載體順序号是由載體代号和順序号兩部分組成,載體代号分為3類:硬磁盤用DK 表示、DVD光盤用DVD表示、藍光光盤用BD表示;

———數據量是載體内檔案存儲容量;

———存入日期是将電子檔案存儲至載體的日期,格式為“年月日”,如2020 年2 月8 日即寫為20200208;

———運行環境即識别或操作電子檔案的軟硬件平台。

例: 載體标注:

B×××-WS-2010/2016-DK1

B×××-WS-2010/2016-DK2

來源：國家檔案局