寇紀東談公文寫作207：我所理解《公文處理工作條例》審核之體式關

寇紀東

公文的體例與格式是指對公文文體、結構、标記、格式和書寫材料的規範。一是文體是指公文的語言文字的表達形式；二是結構是指構成公文的各個組成部分，包括标題、正文、附件、發文機關及其印章、簽署、發文日期、主送機關、抄送機關、公文編号等；三是标記是指表明某份公文的特殊性質、印制情況與檢索途徑等的标志；四是格式是指公文的各個組成部分及标記在頁面上所處的位置與書寫方式，文字的字體、行距及其排列形式，用紙的尺寸規格等；五是書寫材料是指公文用紙和墨迹的質量要求等。

體式是指公文的體例格式，。把好公文的格式關，主要是審核文種選用是否正确、格式标準是否規範、是否符合行文規則?

一、規範性

（一）公文文種應符合規定。一是文種名稱必須按照公文管理法規的統一規定，不能亂起名稱；二是依據制文機關的級别權限，不可超越職權；三是根據行文關系正确選用文種。行文關系決定文種的使用；四是根據組織系統職能正确使用文種。

（二）公文格式應遵守規定。一是按照《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》的有關規定，結合黨政機關公文格式的實際應用等，對公文格式中的組成要素、版式标準、數據表現形式及用紙标準等作出詳細規範；二是标準的實施，有利于進一步提高各級黨政機關公文制作水平和質量，有力推動黨政機關公文處理工作實現科學化、規範化。

二、準确性

（一）根據發文機關與主要受文者間的工作關系選取所允許的文種和相對應的格式。一是是當雙方存在領導與被領導、指導與被指導關系時，可分别選用下行或上行文種和格式；二是當雙方存在的隻是平行關系（同一系統中的同級機關之間）或不相隸屬關系（非同一系統的任何機關之間）時，隻能選用平行文種；

（二）根據發文機關的權限選擇相應的文種和格式。應明确發文機關職責、權力範圍，選擇與之相符合的文種、這是因為有一部分公文文種對使用者的權限有明确規定，隻有具備相應地位和權力的機關才能選用。如“命令”是一種領導性公文，但并非一切處于領導地位的機關都可以使用。除軍隊系統之外，隻有那些為憲法和其他有關法律明确規定有權發布命令的機關才能使用，如果不按規定選擇文種，特别是選用了超越自身權限的文種，會構成越權行為，公文自然也會因失去法律、法規保護而失效。

(三）根據行文目的、要求和表現主題的需要選擇文種和格式。就是在相同性質的文種中，選取有助于實現目的和要求，有助于使主題得到正确、鮮明表現的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質相近或相同但具體用途各異的，它們分别适用于表現不同的公文主題，适用于表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答複、執行等方面的木同要求。

如同屬上行文的“報告”"和”請示”，雖性質相同，但在表現主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用。“報告"用于向上級機關彙報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現帶請示事項的主題内容：“請示”可用于向上級機關請求指示或批準，但不能用于不帶請示事項的工作情況彙報。“報告“可提出請求審閱批示或轉發等方面的要求，但不能用于請上級允許”自己“去做什麼”，也不能請上級“務必答複”；請示則可以提出請求上級應指示或答複的要求。

三、全面性

（一）存在問題。一是涉密公文未标注密級；二是急件未标注“特急”“加急”。公文緊急程度是對公文收文方的提示，目的是要求收文方在規定的時限内處理公文。三是公文标題标點符号多，不符合“公文 标題中除法律、規章名稱外，一般不用标點符号”等規定；四是有附件的公文未标注附件說明等。

（二）解決辦法 。審核時：一是要全面考慮公文格式要素的使用情況，必要時可以制作公文要素審核表，以備核對使用。二是嚴格按照國家質量監督檢驗檢疫總局、國家标準化管理委員會發布了《黨政機關公文格式》國家标準（GB/T 9704-2012）（2012年7月1日起正式實施）逐項對表對标，對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等認真核實。