受控文件是什麼意思?受控文件指按照發放範圍登記、分發或獨立存檔管控，并能保證收回的文件它主要是由文控中心和認證辦共同管控，下面我們就來聊聊關于受控文件是什麼意思?接下來我們就一起去了解一下吧!
受控文件是什麼意思
受控文件指按照發放範圍登記、分發或獨立存檔管控，并能保證收回的文件。它主要是由文控中心和認證辦共同管控。
這是一種标準性、責任制的文件，必要修改時需要進行申請，并登記ECN文件，審核批準，同時ECN也必須受控。文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對稱，凡是能夠産生多個修改狀态或多個版本的文件都是受控文件，也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以複制閱讀參考，但複制的文件不生效。許多公司還将受控文件拍成照片，上傳到内部局域網，以供有需要或争議時直接在網絡上查看，這樣可以避免原件的丢失和損壞。一般來說這些文件是長期使用并始終處于修改和換版狀态的文件，如：成本手冊、程序文件、各種規章制度、定額、标準成本、預算等。 受控文件作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。
受控文件，之所以需要“受控”，是因為其重要性，标準性和責任性。所以，需要制定相關的管理制度，并由文控部門進行管控監督，防止被非正規修改，或對文件不重視、随意損壞或丢失。正是因為其具有标準性，所以如有修改版或新版本分發出去，需要回收舊的文件，以防止誤用。這也是受控文件與其他文件的最大區别。因此，複印版的受控文件是不生效的，隻能用于了解參考，不作為标準和責任的依據。
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