原創 | 大謙聊職場
各位粉絲大家好,我是大謙~
新人剛入職場,不可避免地需要參加一些公司會議。
這個時候就要做好會議紀要了,特别是領導在會議中的各項決策,如果做得好,接下來的工作就可以更好地落實和貫徹;當然,如果做得不好,就很容易工作中出錯。
久而久之,領導對自己的印象也不會很好。
那麼,要如何在會上高效地記筆記,保證工作的順利進行,今天我就來給大家講一下這個問題。
會議記錄的目的是什麼?
那麼會議記錄的宣傳到底是什麼呢?首先,它們提供了公司短期和長期規劃的曆史記錄。
與會者有能力使用會議記錄作為未來的參考,以了解發生了什麼進展。會議紀要也為組織提供法律保護。
很多時候,盡職調查都記錄在公司的會議紀要中,會議紀要可以被主持并記錄下來,以确認組織的道德和公平做法。
會議記錄也可以作為公司為什麼以及如何做出某些決定的證據。這将有助于回答任何與已經做出的決定有關的問題。
那麼怎麼做一份高質量的會議記錄呢?
一、做好會議記錄前的準備工作
提前了解會議的規模、背景和提前準備好相關工具。
開會前要提前到達會場,坐位置時要注意盡可能靠近主持人、發言人或擴音設備,以便于準确清晰地聆聽他們的講話内容。
不然坐得太遠,連話都聽不清,更不要說把内容記錄下來了。
二、掌握會議記錄的寫作技巧
1. 記錄要快和詳細。即電腦打字要快,筆記記錄要快。會議開始相關發言人發表意見時,不會根據你的打字或者書寫速度來調節語速,所以就需要你跟上别人的話語。
2. 記錄要突出重點。你需要将整個會議内容裡的重點整理出來,像會議主題、讨論問題、重要人物發言、解決的問題等重點挑出,記關鍵詞,這樣會顯得整個排版清晰,思路有條理。
三、會後整理要用心
現場的會議記錄是實況,最終備存備考的會議記錄需要會後整理,這個時候更需要會議記錄者細緻認真,才能保證會議記錄的真實準确。
在會後整理過程中,要結合文字材料、現場記錄、音像記錄,進行認真細緻對照,用工整的字迹清晰記錄在會議記錄薄上。
會議記錄整理完畢後,一定要将會議最終的研究結果謄抄在記錄薄最後面,以方便領導們檢查審閱。
整理完成後的會議記錄,要逐一找到有決策權的參會人員審閱,并督導領導簽字之後,作為會議原始資料留存備查。
四、當天整理完成
會議記錄一定要在會議結束當天整理完成,并發送給相關人員,千萬不要等到第二天才發出。
科學研究表明,每個人晚上躺到床上準備睡覺時,當天90%的記憶就會變模糊甚至消失。
一定要趁參會者對會議的記憶還比較清晰時将會議記錄發送給他們,讓他們再次明确會議中安排的各項任務。
會議記錄是研究問題決策問題的原始依據,做好會議記錄雖然看上去是一件微不足道的工作,卻需要記錄者有較強的責任感,并且有着細緻觀察、認真傾聽、迅速書寫的技能要求,才能保證會議被真實、準确、完整地記錄下來。
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©作者介紹:大謙,前500強名企運營師,多家知名求職平台導師。超700場面試經驗,已幫助1000 大學生斬獲心儀Offer。
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