函一般用于平行機關或不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答複問題、請求批準和答複審批事項，是日常工作中經常使用的一種文體。

函屬于平行文，是一種适用性非常廣的公文。不僅可以用于平行機關之間行文，還可以用于不相隸屬的機關之間行文，但不能用于上下級機關之間行文。

函具有三方面特點。一是函起着溝通左右的作用，可以就某個事項與平行機關，或不相隸屬的機關進行溝通協調；二是函具有單一性，一份函隻寫一件事項；三是函的行文非常靈活，不僅行文關系靈活，而且行文格式也靈活，除了一些重要的公函需要一些行文格式限制之外，一般函的格式都比較靈活。

根據分類标準的不同，函可以分為不同的類别。

函按性質可以分為公函和便函兩種。公函主要用于機關單位正式的公務活動，便函主要用于處理日常性事務。便函不屬于正式公文，沒有格式方面的要求，可以不要标題和發文字号，隻需在尾部署上單位名稱、成文時間，加蓋公章即可。

函按照内容和用途可以分為商洽函、答複函、詢問函、告知函、請求批準函等。商洽函多用于聯系工作、處理一些業務性、事務性工作、商調人員等。答複函主要用于答複不相隸屬的機關詢問有關方針政策等問題。詢問函主要用于征求意見、催辦事項、詢問某個事項等。告知函主要用于函請對方參加會議和活動，與通知的作用和内容相類似，但雙方沒有上下級關系或者業務指導關系。請求批準函主要用于向有關機關和部門提出申請，請求批準。

函按照發文目的可以分為發函和複函兩種。發函是為了提出某個事項而發出的函，複函是為了回複對方的發函而使用的函。

函的寫作具有靈活性，但也有一定的規律可循，特别是對于一些規範性公函，更是如此。

規範性公函由标題、主送機關和正文三部分組成。

1.标題。公函的标題有兩種形式。一種由發文機關名稱、事由和文種構成，如“XXX部關于XXX的函”；一種由事由和文種構成，忽略發文機關，如“關于XXX的函”。

2.主送機關。主送機關指受文并辦理來函事項的機關單位，在文首頂格寫明單位全稱或者單位的規範性簡稱，其後使用冒号。

3.正文。正文由開頭、主體、結語、結尾等部分組成。

開頭，主要說明發函的緣由，包括發函的目的、依據、原因等内容，使用過渡語“現将有關事項函複如下：”“現将有關問題說明如下：”轉入下文。

主體是函的核心，主要說明緻函事項。函通常為一函一事，事項相對單一，可以直陳其事。複函要注意行文的針對性，答複的明确性，回複事項要非常明确，表述嚴謹，行文規範。

結尾一般會使用一些結束語，如“特此函詢”“請即複函”“特此函告”“特此函複”等。便函可以使用“此緻”“敬禮”作為結束語。

結尾落款一般包括署名和成文時間，署名為機關單位名稱，成文時間具體到年、月、日，最後要加蓋公章。

函的寫作，不管是商洽工作，詢問和答複問題，還是向有關部門請求批準事項，都要使用簡潔得體的語言把自己的需要告訴對方，把問題和意見叙述清楚。要注意行文簡潔明确，用語把握分寸。

在提出緻函緣由時，如果需要援引一些依據性的文件，就需要先引出來文或來函的标題、發文字号，再說明發文的緣由。

在使用複函時，不管是向平行機關複函，還是向不相隸屬的機關複函，都要注意語氣平和、禮貌有加，不以勢壓人，不強人所難，不逢迎恭維，不曲意客套。

函的結尾通常要使用一些禮貌性語言，向對方提出希望，希望對方協助解決問題，或請對方及時複函，或請對方提出意見，或請主管部門批準有關事項等。這些禮貌性語言是必不可少，不僅可以表明自己的态度，也可以委婉地提出自己的需求和希望。