“最近，我們公司在廣州，上海，深圳都租了新的辦公樓，準備設分部，boss那邊讓我提前準備一下視頻會議的配套，上周實習生選了幾個傳統老牌硬件廠商資料，我摸摸了預算，隻能說了句不怪她……”

這是最近我收到的其中一個行政準備配置視頻會議服務問題之一，諸如此類的問題還有很多，比如：“我們公司雖然有多人視頻會議需求，但是頻次不高啊，一年也就那麼幾次，我直接上一套硬件劃算嗎？”等等等等。

行政er們，早晚都會碰到這樣的棘手需求，該怎麼辦？

無論你選擇哪個品牌，預算是否充足，你需要了解的關于視頻會議的小細節都在這裡：

1 你的視頻會議需要滿足哪些需求？

視頻會議的主要功能在于傳達，與面對面的交流溝通不是相同檔位的比較，這就像你在演唱會的現場和在家裡看電視的分别一樣。

視頻或者電話會議，是完全基于工作場景的活動。視頻會議作為一種辦公協作方式。适用于以下場景：

評估了使用場景後，視頻會議的需求你還需要考慮這些：

■使用頻次：是一年幾次，還是幾乎每天每周都有。

■辦公場景：辦公樓内固定使用居多，還是室外流動性較大居多。

■視頻會議的對象：是與公司内部人員溝通頻繁，還是與公司外部客戶使用較多。

■國内國外：在國内使用較多，還是境外溝通較多。

評估完自己的需求後，視頻會議系統一般有兩種實現方式，一個是自建一個是找供應商，例如：美團就是自己做了視訊這樣一個産品，自用的同時，還會投向市場。但大部分的企業還是将專業的事情交給專業的人做。

下面我們就來看看怎樣選視頻會議服務商吧！

2 總有一款視頻會議解決方案适合你

知道了你的基本需求，那我們就看你的企業規模，應該怎樣選品牌供應商最合适呢？

● 初創、小微企業——免費好用是王道

相信這時候，大家都還處在電信100M的寬帶也要劈開幾十個人用時期，就不要想着上“奢侈品級的視頻會議硬件”，如果需要用到視頻會議，瞄準免費的IM多人視頻功能和辦公軟件裡的視頻會議功能就完全夠用了。

目前，我們用的大部分帶有視頻功能的非專業級視頻會議免費工具，如：微信視頻，最高隻可以支持 9 人同時視頻對聊；而QQ視頻，僅支持6人同時視頻；國内覆蓋中小企業比較多的釘釘視頻會議功能，可以支持16人同時使用。

▲釘釘視頻會議功能

手機電腦每一個職場人都有，除了網絡流量，幾乎零成本。

但當你的企業成長到需要30 人、80 人或100 人視頻會議時，你就需要尋找專業的視頻會議服務商了。這時，你的問題應該是，你現在的企業規模，硬件or軟件？租用or購買？

●大中型企業——靈活易用是痛點

這類企業有一定的視頻會議預算，需求頻次也各有不一，有的企業經常使用，但有的公司僅一年使用幾次而已，這時候就可以先根據頻次定租用還是購買？合作方式也可以根據自身需求選擇次付、月付、年付等等類型。

而另一部分視頻會議需求頻次穩定，要配置視頻會議服務的大中型企業，以運作靈活，講求工作效率為主，對此，我們首推雲服務型品牌廠商。例如：Lync、ZOOM、Skype for Business 、全時、小魚易連等等。

▲今日頭條正在使用的ZOOM，員工滿意度很高

軟件的優勢在于靈活易用，但人數需求限制以及網絡帶寬設備配套一般是硬傷，雲服務視頻會議，廠商參差不一，有時會因為網絡配套問題，出現突然卡頓中斷，花屏，不清晰等不穩定性。

所以，在預算滿足的前提下，滿足你的使用需求之後，選擇技術服務支持最快最好的那一家。因為行政人員并不是專業的技術人員，當視頻會議現場出現連接問題時，你要做的一定不是自己解決或是找你的上司，而是聯系服務商的技術服務人員快速排查。

畢竟，不是每一家公司都有足夠預算配置大帶寬的網絡支持和設備，并且選擇巨頭供應商毫無意外的支持一場高質量視頻會議。

●大型集團或超大型跨國企業——安全保密是硬性要求

這類企業對安全性、保密性以及視頻質量穩定性要求特别高，其中跨國和跨區域的視頻會議，決定視頻會議流暢度關鍵是網絡暢通，一般跨國視頻會議，企業級都會使用專線，也有企業是自己搭建專網，搭建的設備和人員等費用都會随之上升。

但這類企業實力雄厚，預算充足，一般是直接部署大型企業級視頻會議解決方案。在服務商選擇方面會偏向選擇polycom寶利通，cisco思科webex等行業領導品牌，同時此類品牌也提供着非常完善的24×7全球支持服務。

這個層級的服務商專業、服務都是行業前列，解決需求、使用體驗都特别好，缺點就一個字，貴。

總之，關于選視頻會議供應商，這句話說到了重點，“軟件成本小，效果差于硬件，硬件成本高，維護代價也高。”

3 萬事具備，你還差一個多人協調會議時間的小工具

在我們說完視頻會議的前前後後小細節之後，順便再給大家一個小tips，用來解決組織會議的一個小痛點。

那就是，經常組織一個會議，協調會議時間就要花費你大量的精力，要麼，就強制時間通知，容易打亂員工的工作節奏，抱怨連天，甚至人員缺席，要麼就盡量協調時間，但也容易顧此失彼。

不知道作為行政支持的你，有沒有被協調會議時間這件小事逼瘋。

這時候你就需要下面的救星啦！

Doodle是國外一款多人協調會議時間的小工具。它可以給會議設定多個備選時間，然後讓參會人員來選擇自己可行時間，自動幫助統計出大家最合适的會議時間，它還能用在outlook上的插件，應該在你發郵件時候是最方便的了。

▲Doodle

當你負責多人組織項目會議的時候，隻需要提前給大家發會議郵件，然後等大家各自彙報自己時間就好了。

國内的同款小工具也有組隊君、聚時間等等，都可以解決”尋找共同時間“這個小痛點。

▲組隊君

▲聚時間

最後，工作中最高效的溝通方式永遠都是面對面溝通，别人的表情、身體動作以及現場的氛圍，都是能夠達成有效并快速溝通的條件。傳統會議大家毛病都知道，一個會開數個小時甚至通宵已經不再稀奇，效率成為會議硬傷。

但視頻會議不僅能從會議模式上促進會議效率，減少會議過程中的打斷及幹擾，跑題之外，還能在一定程度上緩解很多企業都頭疼的會議室不夠用的問題，并且節約一定的異地開會差旅成本。

所以，作為行政可以為自己獎勵一下，貼小紅花啦，企業不缺服務供應商，缺的是能夠為企業選擇優質供應商的你噢。：）

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你們視頻會議用的什麼？

如果你對你司視頻會議有所建議，請轉發艾特你司行政！

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