職場新人N節課 - 用最接地氣的語言，最簡單的邏輯，分享職場相關知識、技能、經驗

今天這個話題是關于在職場上的文檔規範，職場上的任何人都免不了要寫各種各樣的文檔，好的文檔規範可以讓看文檔的人更好地理解。特别是在一個團隊之中，任何人都不是孤立存在的，當我們要共同完成一個項目，編寫一個或一套文檔時，一個好的文檔規範顯得尤為重要。

但以筆者在職場上這麼多年的經驗看過來，很多職場人的文檔規範其實并不好，甚至可以說沒有什麼規範，而造成這種現象的很大一個因素就是因為在初入職場時，沒有養成一個好的習慣。後期很難調整過來，而如果這個人日後當了團隊的領導，情況将會更加糟糕，因為自己的不重視和不規範，将會把整個團隊的規範也帶偏。

說起文檔規範，其實又是一個很寬泛的話題，這其中包括：文檔書寫、文檔保存、文檔傳輸、文檔分類、文檔備份、文檔加密等等。鑒于這是一個适合職場新人的初階課，我們今天先說一些比較普遍的。

1、尊重 “統一格式” 的重要性，初入一家公司，一定要先了解公司有沒有一些關于文檔書寫的統一規範，如果有，最好按統一的規範來進行書寫。比如：

• 統一的字體。
• 統一的字體大小，标題有标題的字體大小，正文有正文的字體大小，這些都需要各自統一。
• 統一的特定文本類型的對齊方式，不同類型的文本一般都有不同的對齊方式。但對于一個特定文本類型而言，對齊方式一定要統一，而且要一直保持。
• 統一的模闆，不論是Excel，Word，PPT，WPS，xMind，Project，Viso等，如果有統一的模闆，盡量用統一的模闆，這樣會免去後續很多的因為不一緻所帶來的溝通成本。

2、不要有錯别字

寫文檔時，一定要養成一個随時檢查的好習慣，盡量不要讓自己的文檔中出現錯别字。可能很多人不會覺得這是個多麼嚴重的問題，但事實上，如果你的文檔裡總是出現錯别字，會給别人留下一個很不好的印象。有時候一些關鍵位置的錯别字還可能會讓别人誤解你原本的意思，造成很多後續不必要的麻煩。

随時檢查自己書寫的内容，确保沒有錯别字，這是一個對自己和别人負責的好習慣，也是一個态度。

3、不要把正文寫在郵件标題裡

有時候可能郵件的正文内容比較短，所以很多人習慣把正文寫在郵件标題裡，可能是為了自己方便，但給郵件接收人帶來的卻是非常不好的閱讀體驗，而且有點不被尊重的感覺。

請一定注意把正文内容寫在郵件正文裡，并且給你的郵件起一個恰當的标題。

4、結構清晰

寫任何文檔，都需要提前想好結構，用結構化的文檔來呈現你的想法，将會事半功倍。有時候如果你覺得難以下筆，适當地寫一寫大綱，可能也會啟發你的思路。

5、段落要有順序，序号要連貫

任何文檔，段落之間要有一個合理的先後順序。如果要在段落前面加上序号，那麼一定要保證序号是連貫的。千萬不要從1開始之後，緊跟着3，然後7。

有序，且連貫，會增加文檔的可讀性，便于更好地理解文檔内容。

6、彙報内容務必保持簡潔

越是寫重要的彙報内容，往往越需要保持簡潔，你應該提前高度地歸納和總結，呈現重點。

很多職場新人都會有一個寫PPT的誤解，總是想寫得很炫，動畫做得特别多，内容寫得密密麻麻，頁面切換做得五花八門。但其實大多數領導并不看重這些外在的形式，更重要的還是看你彙報内容的質量。

過分的注重外在形式，反而會影響領導對你的判斷，會認為你的硬實力不太行，而且花了太多的時間在美化上面。因為高度地歸納和總結其實是一種能力，能把一件複雜的事情，用簡單的方式說清楚，這其實并不容易，需要大量的練習。這一點我們在後續關于職場演講的話題時再展開來講，你會意識到準備一場5分鐘的演講，要遠遠難于準備一場50分鐘的演講。

總之要記住：結構清晰，簡潔明了，重點突出，這其實才是領導最希望看到的彙報内容。

1、在寫任何文檔時，務必記得随時保存，養成一個好的習慣；CTRL S 這個保存的快捷鍵，在大多數軟件中都是适用的。

2、根據具體内容，提前想好文檔的分類，并且在電腦上建好相關的文件夾。比如：

• 常規類工作
• 項目類工作
• 培訓學習類
• 重要數據
• 重要備份
• 資料參考
• 臨時重要文件（ad hoc）

（以上僅為舉例）

文檔的存放一定要歸類，這一點非常重要，随着時間的推移，每個人的電腦上都将存放很多文件，如果沒有一個良好的分類管理，那麼将會失控。還有很多人喜歡把文件随意地丢在電腦桌面上，時間長了以後，連自己都不記得放在哪裡了，非常影響自己辦公的效率，這是一個很糟糕的現象。

3、文檔的命名，一定要明确，且盡量遵循規範。

文檔的命名，一定要讓自己和别人可以一眼就知道這個文檔的含義或作用是什麼，想表達什麼。千萬不要時間一長，連自己都不知道某個文檔寫的内容什麼，需要一個個點開看才能知道。

比如下面的文檔，如果對方發給你一個這樣命名的文件，你會是什麼感受？

4、Excel裡，每一個sheet，都應該有一個有含義的名字

很多人的Excel文檔裡，都會忽略sheet的名字，經常保留一些sheet1，sheet2，sheet3，等等名字。特别是如果中途删掉了某個sheet，最後還會出現完全不連貫的sheet1，sheet3，sheet7等等。如果文檔涉及的内容比較複雜，時間長了以後，自己都不知道某個sheet裡是什麼内容。

這是一個非常不好的習慣，如果一個Excel文檔裡有多個sheet，一定記得給每個sheet起一個有含義的名字，這樣可以方便你在日後可以很快速地理解相關内容，這也是一個提高辦公效率的小技巧。

5、必要的備注

如果在書寫文檔時，有一些特殊的背景因素，或者重大的讨論決議，但又不适合寫進正文内容。可以考慮在适當的地方，寫上備注。如果覺得這個備注不方便和正文寫在同一個文檔，也可以另寫一個文檔，配套保存起來。

在程序員寫代碼的時候，寫備注 也是一個判斷代碼質量很重要的标準。很難想象一段幾千行甚至幾萬行，沒有任何備注的代碼，那将是一個多麼糟糕的情況。。

6、必要的文檔版本号

如果是一個多人共享，或多版本的文檔，一定要專門拿出一頁來寫上文檔的創建時間，創建人，以及曆史修改内容和版本号。這也是确保随着時間的推移，即使不是文檔的最初創建人，其他人也可能很好地理解文檔，以及各個修改版本的相關背景。

特别是程序員在寫代碼的時候，一定要養成一個記錄過程版本的好習慣。

7、必要的後綴

在必要的時候，可以在文檔的命名後面加上有特定含義的後綴，比如：時間戳，姓名，版本号等等。

1、在職場上的文檔傳輸，請一定養成習慣，最好用郵件進行傳輸，如果是大文件，則可以選擇超大文件傳輸。

在職場上，用郵件傳輸文檔，可以顯得更正式和專業。有時候，如果出現一些争議，用郵件的方式在法律上也會更得到認可。特别是對外部門，對外部公司的時候。

另外，如果統一用郵件的方式傳輸，不管是發送給别人，還是從别人那裡接收。在日後都可以很方便地查詢，這也是一個提高辦公效率的小技巧，也是好習慣帶來的便利。

2、重要文檔一定要加密，請一定記住，重要文檔在傳輸時務必加密。特别是涉及到一些商業機密、員工工資、重大設計方案等等。

加密後，一般來說，需要分兩封單獨的郵件，或者不同的傳輸方式，分别發送文檔（加密的）和密碼。有的人會在同一封郵件裡發送加密的文檔，并且把密碼寫在正文裡，這個其實也就失去加密的意義了。

3、此外，在職場上，如果是一些公共文檔，或者重要通知類文檔，還建議使用公共郵箱進行發送，這一點在一些小一點的公司可能會不那麼注意，但其實這一點非常關鍵。

因為公司的任何人都有可能離職，如果之前的一些重要文檔是用某員工個人郵箱（哪怕是工作郵箱）發送的，而離職後這個郵箱多半會被禁用或者删除，那麼裡面的曆史郵件也就随之消失了。而使用公共郵箱的話，隻需要設置一個郵箱管理員，當這個郵箱管理員離職時，隻需要授權另一個人即可，裡面的内容不會有任何丢失。這也是一家公司管理公共郵箱的一個标準做法。

為了避免文檔丢失，我們需要定期的對重要文檔進行備份，包括電腦上的文件備份，以及郵件備份。

文檔的備份從本質上來說，也可以看做是一種文檔的分類。備份的時候也需要遵循上面說的命名規範，加備注，加後綴等等。必要的時候，可能還需要對備份文件進行加密。

如果你有更多的關于文檔規範的好建議，也歡迎在評論區參與讨論。