看完今天這篇文章，無需學習任何函數，你的Excel水平也會有明顯的提升

昨天一個學員給我發了一個表格，打開後我瞬間就無語了，幾乎所有的坑都被他踩了一遍：合并單元格、數據帶單位、空格占位、顔色做标記本來幾分鐘就能搞定的問題，硬生生搞了半個小時，做到最後，我覺得很有必要跟大家重申下：Excel究竟應該如何錄入數據，什麼樣的數據的便于進行數據統計的

在Excel中錄入數據，首選一維表格，因為所有的函數，透視表等數據處理工具，都是一維表進行編寫的，那麼什麼是一維表呢？

我們可以将Excel看做是一個平面，一個平面是有2個維度的，所以Excel表格也是最多隻有2個維度，而根據這2個維度，可以拆分出2種圖表類型

一維表格：僅僅隻需通過首行或者首列一個表頭字段來進行數據閱讀的表格

二維表格：需要通過首行與首列2個字段進行數據閱讀的表格，具體如下圖所示

下面這2個表格，展示的數據是一模一樣的，1維表便于進行數據統計，但是會占據更多的空間，2維表不利于數據統計，會占據更少的空間，所以它更适合用于數據展示

這是很多人都喜歡，甚至是習慣犯的一個錯誤

如果将單位連同數據錄入到單元格中，單元格的格式就是【文本格式】，文本格式是不能直接進行【加減乘除】四則運算的。

這樣的數據直接計算會是一個錯誤值，我隻有将單位都替換掉後才能正常計算

建議：如果必須錄入單位，可以考慮将單位錄入在表頭，不影響計算

一列數據，格式必須一緻，不然真的是離了個大譜，我拿到的數據，居然把【噸、千克、克】這三個單位錄入到了一列，光分離單位就用了好久。

還有就是如果同一列數據格式不同，這個錯誤也是很難被發現的

如下圖所示，【成績】這一列有3個數字它們的格式是【文本格式】，使用sum函數對【成績】和，【文本格式的數字】是不會參與運算的，這樣就會得到錯誤的結果。

對齊名稱，不要再使用空格了，查找錯誤就得掉好幾根頭發

如果你使用空格進行數據對齊，在使用函數進行數據統計的時候，往往會找不到結果，這是因為【魯班】跟【魯 班】它們是不相等的，所以就會匹配不到結果

在Excel中兩個數據相等必須是它們的【值】與【格式】都相等，Excel才會認為它們是相等的

如果數據中存在空格，删除也非常簡單，隻需按下快捷鍵Ctrl H調出替換，在【查找内容】中輸入一個空格，直接點擊【全部替換】即可

合并單元格，可以說是數據統計的毒瘤，它會造成單元格的缺失，得到的結果往往是錯誤的。取消規整的合并單元格很簡單，但是你的表格如果是一些【奇形怪狀】的合并單元格，這個真的隻能自求多福了！

首先需要把合并單元取消掉，随後按下【Ctrl G】調出定位點擊【定位條件】選擇【空值】然後點擊确定，然後在【編輯欄】中輸入一個等于号，點擊下第一個姓名，按下快捷鍵【Ctrl 回車】就能實現批量填充

以上列舉的是5個比較常見的錯誤方式，以下4點大家也需要注意下

1.避免出現1類1表的情況，相同類型的數據都錄入在一個表格，就用進行數據彙總了

2.不要使用顔色标記數據，可以新增一列數據，在這一列中進行數據标記，方便統計

3.多個相關Sheet，格式應該保持一緻，方便進行數據彙總與批量引用

4.表格牽扯人員較多，應該設置【數據驗證】規範數據錄入格式，避免大範圍出錯

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