親愛的筆杆子們！在黨政機關日常工作中大量使用的文字材料，比如領導講話、主持詞、工作報告、工作彙報、工作總結、述職報告、文件、調研報告等，有用量大、篇幅長、要求高、變化多的特點，我們平時親切地稱這類公文為“材料”“文稿”“稿子”。當接到一個寫此類公文的任務後，該如何着手呢？主要步驟有以下七步：問，搜，搭，填，順，亮，磨。一起來了解！

第一步：問

問就是探尋背景。問領導、查通知，搞明白為什麼要寫這篇材料，是用于推動工作，或是用于向上級彙報，還是儀式性表态。之後還要弄清楚這個材料起草的背景是什麼，領導有什麼想法，當前的形勢任務有哪些，上級的部署要求是什麼，行業有什麼趨勢和動态，涉及的工作内容有哪幾塊，等等。

第二步：搜

搜就是搜集素材。搜自己的計算機，搜百度、知網，看本單位這幾年有沒有類似材料，看外單位有沒有相關材料，看網上有沒有能啟發思路的材料。建個文件夾，把材料都放進去。把好的篇章整個拷下來，有啟發的句子也摘錄在文檔裡。完全程式化的材料就模仿改造一下，需要下功夫的個性化材料，也要搞清楚大概的套路是什麼。

第三步：搭

搭就是搭框架。大概确定這個材料分哪幾個部分，每個部分大概寫什麼觀點，最好細化到二級标題。這時候标題不一定要特别工整美觀，美化的工作我們可以放到後面再去做，但每一部分想表達的意思要基本明确。搭标題的好處有兩個：一是可以明晰邏輯關系，幾個标題之間是平行關系還是遞進關系，一看就清楚了；二是可以少折騰，标題确定之後，我們就可以讓領導看看這個路子到底對不對。

第四步：填

填就是填充内容。按照要素填充法，把之前收集的素材中可用的材料填到每個段落中去。填充不是大段大段地複制粘貼各種素材，對于可以模仿的素材，一定要調整一下說法，再加上本部門本單位本地區的實際内容。在這個過程裡，如果有缺失的地方，需要補充素材了，就回到“搜”的步驟中，繼續補充，以最快的速度先寫出一篇初(粗)稿。這時候你有個靶子了，就知道怎麼改了，好材料都是改出來的。

第五步：順

順其實就是初改。從頭到尾梳理一遍，消除文章裡的硬傷。初(粗)稿裡混雜了不同來源的素材，必然有很多問題：邏輯不順的問題，重複的問題，語句錯誤的問題，篇幅失衡的問題，啰哩啰唆的問題，數據不一緻的問題，語言風格差異的問題，等等。這些都要在我們順稿的過程中予以調整。之後，一篇基本合格的稿子，就可以拿出手了。

第六步：亮

亮就是給基本稿制造亮點。不少人寫材料有一個誤區，覺得稿子裡特别亮眼的話，都是靈光乍現寫出來的。材料中特别精彩的地方，确實不乏靈光一現的神來之筆，但這個靈感是可遇不可求的。基本稿寫出來之後，要把很多時間花在加料和增亮上。之前，标題隻是平鋪直叙的觀點，這時就要對标題進行改造；語句比較平，就要專門找典語、金句，加進去；内容有點空，就要加數據、故事，不斷豐富細節。

第七步：磨

磨就是繼續深入修改。好文章都是改出來的，改的次數越多，文章質量就越高。尤其是對特别重要的稿子，你心裡雖然覺得差不多了，但還是先穩一穩，别急着交，隔一陣拿出來從前到後通讀一遍。放一放再改，會有完全不同的感受。有的稿子即使改了十幾遍，也從來沒有一次改無可改，每一次修改仍會有增有減，甚至到交稿前的幾分鐘，還能給一兩個字換個說法，删掉一些冗長的表述。有句話叫“文章不厭百回改”，稿子會越改越好。

（摘編自清華大學出版社《秘書工作手記2》）

監制/李小标 責編/劉文韬 編輯/朱琳瑄 制作/朱琳瑄