工作業績的高度和深度,決定了工作總結質量的優劣、水平的高低。
每個人都在寫工作總結,為什麼有的人通過工作總結能夠為自己的職業生涯加分,被領導認為有思想、有高度,比較高級,而有的人卻在自毀前途。
這其中有工作能力的原因,但更多地取決于工作總結寫得好壞。更通俗地說,就是沒有把自己的業績概括出高度。
有句話叫“會幹得不如會說得”,說的就是這個道理。
一、抽象和概括
與分類一樣,概括是人類非常基本也是至關重要的思維能力。
分類是将具有共同屬性的事物放到一起,而概括是将那些共有的本質屬性抽取出來,并且形成關于這一類事物更為普遍的概念。
概括通常與抽象搭配在一起,稱為“抽象概括”。
抽象的原意是排除和抽出,是舍棄那些次要的、非本質的屬性,而把主要的、本質的屬性提煉抽取出來。
抽象本身就是一個概括的過程,是在不斷運用概念、判斷和推理的方式,間接地概括客觀事物的特征,并從這些特征屬性中抽取出相關的概念,對它們進行加工。可以說,沒有抽象就不能進行概括。
概括也是科學發現的重要方法。概括将人們對較小範圍的認知上升到更大範圍的認知,從某一個領域的認知推廣到另一個領域的認知。
從思維角度看,概括是提升思維水平非常重要的一項能力,可以讓我們透過表象看到本質,幫助我們将那些零散的信息進行規整,并從中發現規律。
在工作中,對自己的工作成果和計劃進行高度概括,就是一種“有思想、有高度”的體現。
二、概括能力
有效的管理者必須具備三種技能:技術技能、人際技能和概念技能。
這裡的概念技能,就是指管理者能夠對複雜的情況進行分析和診斷、抽象和概念化的技能。這是一個人是否高級的重要體現。
作為高級管理者,不能被紛繁複雜的表象所迷惑,要透過現象看本質,從複雜的信息中找準問題。
如果我們不能用簡潔的方式解釋清楚一件事,說明我們還沒有把它想清楚弄明白,這其中就需要有相應的概括能力來支撐。
概括能力主要體現在兩個方面:一是提煉抽取本質屬性的能力;二是形成明确結論的能力。這也決定了概括的目的,一是抽取重點、化繁為簡;二是通過概括形成“結論”。
結論是事物本質屬性的概括性名稱,可以用“Point”來表示。在不同情境下,結論可以是觀點、判斷、主張和見解等,要讓對方知道我們在表達時到底想說什麼,在說什麼。
當一個人具備了概括能力,就能在短時間内将一件複雜的事情用簡潔的方式說清楚,讓對方快速抓住自己表達的重點。
在工作中,我們經常會用到PPT。PPT的全稱是PowerPoint,一份好的PPT,首先要形成清晰明确的Point,然後采取措施讓Point更具有Power。那種隻有大段文字堆砌的PPT,完全違背了PPT的本意,是不足取的,這也充分說明了結論的重要性。
三、概括結論
在寫工作總結時,一定要對工作成果進行徹底地概括,形成某些包含中心思想的主題句和結論句,這樣的工作總結才會顯得比較高級,有思想,有高度。
概括包括兩個方面:一是抽取共同的本質屬性,二是形成明确的結論。如何才能做到呢?
我們可以通過信息摘要法和邏輯推論法,對所有内容進行總結概括,讓對方很快明白内容的關鍵所在。
信息摘要法:就是從多個具體的信息中,提煉抽取出共同的、本質的屬性或特征,形成相對抽象的上層信息。
邏輯推論法:就是根據多個前提推導出一個明确的判斷。這些前提經過進一步推論,将導向共同的結果和目的。
無論使用哪一種方法進行概括,最終都要形成一個清晰而明确的“結論”。
在實際工作中,使用邏輯推論法概括結論用得更多一些,難度也更大,也需要更多、更有深度的思考。
四、如何做到高級
一個隻是簡單羅列信息的工作總結,與一個經過高度概括的工作總結,區别主要在于:每一層都形成了經過概括的結論,這些結論充分體現了作者對自己工作的深刻理解和深入思考。事實上,除了最底層的事實與數據,每一層都應該是一個結論,這也充分體現了“結論先行”的原則。
上層的準确源于下層的梳理。有些問題看起來是上層結論概括的不準确,其實是下層信息梳理得不合理、不恰當,尤其是在信息“歸類分組”時,不能深層次挖掘信息之間的聯系,完成合理的分類。
上下層之間的問題主要表現為:要麼是以偏概全,要麼是互不相關,這也不符合“以上統下”的原則。
因此,不管用什麼方法和工具,都必須使工作總結的框架結構符合四個原則,這樣才能讓工作總結顯得更加高級,更有高度、更有質量,更有思想。
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