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如何進行有效溝通及減少工作失誤
如何進行有效溝通及減少工作失誤
更新时间:2024-11-14 13:25:07

  我從小接受的教育一直是“多做事,少說話”、“藝多不壓身”這樣的樸素觀念,因此在工作中結交的小圈子也都是能力很強但不善表達的人,直到一件事的發生,讓我意識到溝通和表達的重要性,但并不明白如何溝通。

  那年領導接到一件省廳的工程,不算大但很重要,做好了不但可以把我們小單位的名頭打出去,還能博得省裡領導的好感,之後上下關系等等也都方便,因此領導很是重視,特意挑了業務精湛的老馮帶隊,配合幾位年青中堅力量協同完成。

  老馮是一位業務相當全面的技術中堅,工作二十多年,從外業堪察、實地規劃,到作業設計、電腦繪圖、整理彙報甚至PPT等無一不精,愛學習善鑽研,唯一讓人诟病的是他耿直坦率的性格。

  到省裡沒幾天就傳來消息說,原定的五人包吃包住變成了隻管住,吃飯自行解決。至于原因,據同去的年青人說,有可能是剛到省裡的一次飯局,老馮見到相熟的上級領導,酒後發牢騷說,這次任務壓力很大,單位人手緊張,能幹的幾位都走不開,手下這幾個年青人都沒什麼經驗,帶出來鍛煉一下。

  消息傳出後,大家都覺得老馮說話太随便了,省裡可能會覺得這件事我們領導不重視,沒有抽調骨幹力量來做,辜負了上級的信任;單位領導可能會覺得老馮人品有問題,對人員安排有意見,當面不說,背後亂說,給今後的工作造成被動;而同去的幾位年青人對老馮大為不滿,覺得他自大傲慢,由此心生嫌隙。

  在接觸到《工作中的溝通藝術》這本書後,知道了老馮所犯的錯誤就是在上行溝通中出現了問題,他沒有擺正自己的位置,跟領導坦誠相處卻也暴露了弱點,引起矛盾,給工作造成不必要的幹擾。正如書中說的,“盡管上行溝通很重要,但它往往不容易執行,與上司坦誠相處既重要又危險,尤其當消息并不如上司所願時。”

  如何進行有效溝通及減少工作失誤(工作中的溝通藝術優秀的溝通者)(1)

  《工作中的溝通藝術》是行銷美國近40年的一本溝通經典教程,這本書所秉持的一個觀點是,“沒有任何人是不能溝通的”。作者運用大量的案例和數據圖表,通過訓練個人溝通技能、團隊溝通技術、公開演講水平來提升個人在工作中的溝通能力,達到高效溝通。

  那麼,在溝通中如何做到恰當自如,如何避免個人弱點影響溝通效果,作者認為,良好的溝通首先需要去除溝通中幹擾信息交換的噪聲因素,優秀的溝通者會盡可能減少噪聲幹擾,為溝通營造一個良好的環境。

  第一種噪聲類型是環境噪聲,比如人聲鼎沸、煙霧迷漫或者氣味難聞等,容易幹擾心神,難以集中精力;第二種噪聲類型是病理性因素,或者是疲乏勞累精力不濟,容易産生溝通障礙;第三種噪聲類型是心理噪聲,即溝通者幹擾正常交流的内在力量,也就是心理障礙,比如自我、傲慢、偏見、情緒化等等。對照老馮的行為,顯然他是被嚴重的心理噪聲所幹擾。

  一個優秀的溝通者會盡可能避免噪聲可能帶來的幹擾,比如選擇安全、安靜、整潔的環境見面,比如休息充足使精力充沛,保證溝通能夠正常進行,達到理想目标。但在溝通中如何減少心理噪聲的幹擾,使自己在溝通中不被心理障礙所左右,應該做到以下三點。

  01 能夠清晰認知到個人心理噪聲并規避它。

  比如是否具有自我中心、傲慢自大、容易情緒化這樣的性格特點,是否對溝通者具有偏見、對抗、防禦心理,或恐懼的心理認知。隻有對自我認知清晰才能有效規避溝通中可能出現的失誤。

  老馮身上具有一個業務強者所具有的通病,就是持才傲物,因為對個人能力具有充分的自信,以至于眼高于頂,以自我為中心,态度随便言語輕慢,給工作帶來不必要的麻煩。想要規避個人心理噪聲,需要做到内觀、自省,能夠“看見自己”、識别幹擾,并警醒自己想辦法規避它。

  比如工作時如果情緒不好,就暫時冷靜一下,等平複心情後再回來;比如容易自我中心的人,要記得多看他人優點,懂得接納和包容;比如酒後容易失言的人,在重要場合就要克制自己,不飲酒或少飲酒,以免造成過錯。

  一個優秀的溝通者首先要善于看見自己,識别個人弱點并克制改善自己,才能避免失誤不斷成長。

  02 認清個人所處位置,擺正心态進行恰當的溝通。

  溝通中位置不同,交流目的也不同。下行溝通主要是下達指令、得到反饋,激勵并評估,交流的目的是為了更好的執行。上行溝通主要是彙報工作、提出建議或表達意願,目的是為了更好的決策。橫向溝通主要是任務協調、建立關系、解決問題,目的是為了更好的協作。一個人隻有認清個人所處的位置,才能調整到恰當的心理狀态去進行正确的溝通。

  03 尊重所有人,包括弱者。

  尊重是什麼,是接納,是認可,是包容。一個懂得尊重他人的人,往往也是善于傾聽的人,善于合作的人。

  尊重他人,肯定他人的價值,就不會帶有偏見;認可每個人都有他的閃光點,就不會傲慢;明白“尺有所長,寸有所短”,就能夠“揚長補短”,把不同的人放在恰當的位置,使合作順利。

  松下慶之助說,“企業管理過去是溝通,現在是溝通,将來還是溝通”。《工作中的溝通藝術》這本書告訴我們,優秀的溝通者具有傾聽、合作、影響他人的能力,善于避免溝通中可能出現的幹擾因素,使局面具有掌控力,使溝通具有事半功倍的效果。

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